Převod do MS Office
Patříte mezi ty mnohé podniky, které se spoléhají na tištěné dokumenty? Možná máte archiv plný statických digitálních souborů, jako jsou například soubory PDF obsahující pouze obrázky. I když slouží svému účelu, přijde čas, kdy je třeba provést jejich jemné aktualizace. Obvykle je třeba najít digitální zdrojový soubor, provést potřebné změny a poté dokument znovu vytisknout nebo naformátovat.
Co se ale stane, když tento zdrojový soubor nemáte? Kdo a za jakou cenu bude muset tento dokument znovu vytvořit od začátku? Úkol můžete zadat internímu pracovníkovi, což znamená, že se jedná pouze o interní náklady, nebo jej můžete zadat agentuře. V každém případě je to časově náročný a nákladný způsob, jak provádět minimální změny, ke kterým často dochází v průběhu životního cyklu dokumentu.
Jaké máte možnosti, abyste minimalizovali dopad na vaši firmu z hlediska nákladů a produktivity?
I když je k dispozici řada řešení, správa dalších softwarových balíčků pro stolní počítače nebo předplatné cloudových služeb pro příležitostné použití může být poněkud nadbytečné, zejména pokud je to potřeba jen sporadicky.
Proto je zde Xerox® Workflow Central Platform. Platforma je navržena tak, aby podporovala tyto ad hoc obchodní požadavky, jako je převod tištěných nebo pouze obrazových dokumentů na editovatelné soubory Microsoft (Word, Excel nebo PowerPoint), při zachování původního formátu dokumentu.
Kromě převodu do MS Office nabízí Workflow Central mnohem víc, takže je přesvědčivou alternativou pro podniky i jednotlivce s příležitostnými potřebami. Eliminuje potřebu používat větší počet jednotlivých nástrojů, které vyžadují proaktivní monitorování a údržbu.
Jak tedy může pracovní postup "Convert to MS Office" platformy Workflow Central pomoci udržet produktivitu vaší firmy a zároveň snížit náklady? Zde je několik příkladů:
Pracovníci z domova mají přímý a bezpečný přístup k nástroji pro převod na vyžádání, který vytváří upravitelné soubory při zachování původního formátování dokumentu. S kopírováním a vkládáním do bezplatných online nástrojů, abyste ztráceli čas opětovným kopírováním, vkládáním a přeformátováním od začátku, se už můžete rozloučit!
Pracovníci na cestách již nemusí volat do back office, aby provedli změny na poslední chvíli. Snadný přístup z mobilních zařízení jim umožňuje upravovat dokumenty nebo snímky obrazovky i na cestách, a tak se mohou vyhnout časově náročným hovorům nebo dokonce cestám zpět do kanceláře.
Všichni pracovníci v kancelářských prostorách mají přístup k výkonné, konzistentní a okamžité platformě pro ad hoc převod dokumentů. Tato služba je dostupná nejen z jejich počítačů, ale také prostřednictvím intuitivní aplikace MFP, takže převod tištěných kopií i digitálních originálů je hračka.
S platformou Workflow Central máte jistotu, že:
Data zůstávají důvěrná a všechna zpracovaná data jsou po konverzi okamžitě smazána1.
Díky koncovému šifrování zůstanou vaše data v bezpečných kanálech v klidu i v pohybu2.
Ochrana na straně serveru pomocí zabezpečených datových center, která jsou neustále udržována a chráněna proti nejnovějším hrozbám.
Jaké přínosy to může mít na mém pracovišti?
Tabulky v tištěné podobě, které je třeba aktualizovat. Vyhněte se špatně čitelným ručně psaným poznámkám.
Změny smluv na poslední chvíli, užitečné zejména při návštěvách klientů.
Pracovníci kanceláře mohou spolupracovat na upravitelných souborech namísto individuálních poznámek na statických verzích.
Mezi další funkce zvyšující produktivitu patří časté přijímání dokumentů pouze s obrázky nebo zachování produktivity na služební cestě či dovolené. Proč proces konverze plně neautomatizovat3? Sledujte příchozí soubory prostřednictvím e-mailu nebo cloudové služby4 a nechte Workflow Central plynule pracovat na pozadí, abyste měli jistotu, že převedené dokumenty jsou připravené a čekají na vás.
1Zpracované soubory lze při odložení k tisku nebo stažení uchovávat až sedm dní.
2E-mailové šifrování a sledování je k dispozici za další kredity.
3Vyžaduje rozšířené předplatné
4Mezi podporované vstupní cíle patří e-mail (MS Exchange Online) a cloudová úložiště (MS 365 SharePoint a MS OneDrive).
Nezastavitelná produktivita, ať pracujete kdekoli.
Jste připraveni rozloučit se s každodenními pracovními výzvami? Platforma Xerox® Workflow Central vám může pomoci. Jdeme na to.
