Zjednodušení pracovního procesu

Zjistěte, jak výrobní společnost ušetřila čas nad správou dokumentů a mohla jej proto věnovat vlastnímu podnikání

Infographic indicating clocks, a tall building, a car driving, and documents with an hourglass

Výzva

Středně velká výrobní společnost měla potíže se správou tištěných dokumentů. Vedoucí oddělení Carla trávila hodiny hledáním vytištěných dokumentů. Často byly uloženy v nesprávných složkách nebo úplně ztraceny. To mnohdy vedlo i k dlouhým cestám do skladu dokumentů mimo podnik. Zároveň neexistoval záložní plán na obnovení dokumentů po havárii.

MFP and smartphone with overlay of a lock icon

Řešení

Za pomoci aplikací pro správu dokumentů společnost naskenovala a digitalizovala své dokumenty na multifunkční tiskárně s Xerox^® ConnectKey^®. Všichni zaměstnanci teď mají kdykoli bezpečný přístup k digitálním podobě dokumentů — stačí se k tiskárně jednoduše přihlásit vlastní kartou. Několik uživatelů najednou může přistupovat k vždy nejnovější verzi dokumentu, což zjednodušilo a urychlilo pracovní postup. případ nenadálých situací jsou dokumenty replikovány v cloudu, který nabízí 99% dostupnost odkudkoli na světě.

V praxi

1. Opravdová jednoduchost

Carla umístí tištěné dokumenty do podavače multifunkční tiskárny Xerox^® a stiskne ikonu pro snímání na dotykové obrazovce.

User interface showing file type selection menu

2. Intuitivní

Projde snadným nastavením snímání a vybere volby z menu. Může zadat snímanému souboru jedinečné číslo a stiskem tlačítka Start dokument nasnímá.

Za pomoci aplikací pro správu dokumentů společnost naskenovala a digitalizovala své záznamy

3. Důraz na kompletní řešení

Ke všem digitalizovaným dokumentům může jak Carla, tak její kolegové a kolegyně, přistupovat ať už z počítače nebo z mobilních zařízení.

User interface showing a User Accounts menu

4. Snadný přístup

Všichni zaměstnanci mohou snadno nalézt a tisknout dokumenty z jakékoli tiskárny s technologií Xerox^® ConnectKey^®. Na dotykovém rozhraní jednoduše zvolí tlačítko pro tisk z úložiště, vyhledají požadovaný dokument a vytisknou jej.