Strømlining af arbejdsprocessen
Hvordan en fabrikant bruger mindre tid på at administrere dokumenter og mere tid på at administrere forretningen
Udfordring
En mellemstor fabrikant havde problemer med at administrere papirbaserede dokumenter. Karla, afdelingschef for arkivadministrationen, brugte flere timer på at prøve at finde forkert arkiverede og bortkomne papirdokumenter, hvilket ofte medførte tidskrævende ture til et eksternt fjernarkiv. Der var heller ikke nogen formel plan for genoprettelse efter nedbrud.
Løsning
Virksomheden brugte dokumentstyringssoftware til at scanne og digitalisere arkiverne ved hjælp af en Xerox® ConnectKey® Technology-aktiveret MFP. De ansatte får nu øjeblikkelig og sikker adgang til digitale dokumenter ved at bruge deres ID. Flere brugere kan nu få adgang til det samme opdaterede dokument samtidig, hvilket strømliner arbejdsprocessen. Arkiverne replikeres i skyen til genoprettelse efter nedbrud, hvilket betyder 99 % oppetid og adgang overalt i verden.
I aktion
1. Enkelhed, når det er bedst
Karla anbringer papirbaserede arkiver i Xerox® MFP-dokumentfremføreren og berører scan-ikonet på berøringsskærmen.
2. Intuitiv af natur
Hun vælger sine scanningsmuligheder, besvarer to spørgsmål fra rullemenuen, indtaster et unikt filnummer og berører "Start"-knappen for at scanne dokumenter.
Virksomheden brugte dokumentstyringssoftware til at scanne og digitalisere arkiverne
3. Løsningsorienteret
Da alle arkiver er digitaliserede, kan Karla og hendes kolleger nu få adgang til alle dokumenter fra deres computere eller håndholdte enheder.
4. Let tilgængelig
Medarbejderne kan nemt lokalisere og printe dokumenter fra en hvilken som helst Xerox® ConnectKey® Technology-aktiveret enhed (med deres installerede App Print fra IMS). De vælger simpelthen knappen "Print from IMS" på berøringsskærmens grænseflade, besvarer søgespørgsmål for det dokument, der søges, og trykker på "Print".
Yderligere ressourcer
ConnectKey Technology i aktion
Print fra skyen
Se, hvordan Robert downloader, scanner, printer, deler og oversætter dokumenter fra sin mobile enhed til MFP'en.
Brug apps til opgaver
Se, hvordan en bank udskifter sine tidskrævende manuelle opgaver med brugerdefinerede applikationer, der fremskynder processerne.
Opret elektroniske dokumenter
Læs om, hvordan et hospital konverterer papirbaserede journaler til digitale journaler og tilgår dem fra skyen.