So schaffte es eine große, auf Arbeitsrecht spezialisierte Kanzlei, Herausforderungen beim Bearbeiten und Teilen von Dokumenten zu bewältigen
Die Anwälte und Beschäftigten der Bell Law Group nutzen, unabhängig von ihrem Arbeitsplatz, eine einheitliche Plattform zur nahtlosen Konvertierung und Kooperation dank Xerox® Workflow Central.
„Xerox Workflow Central hat den Alltag der bei der Bell Law Group tätigen Anwälte erheblich vereinfacht.“
Die Bell Law Group ist eine Anwaltskanzlei, die Arbeitnehmer, staatliche Beschäftigte und Arbeitgeber im Falle von Personenschäden und in Bezug auf Arbeitsrecht effektiv rechtlich vertritt. Die Kanzlei ist mit Kunden in den ganzen USA in fünf verschiedenen Städten vertreten: Washington, New York, Syosset, Garden City und Miami.
Die Herausforderung
Die Übermittlung von Daten zwischen fünf Standorten mit unterschiedlichen IT-Netzwerken wurde zur Herausforderung
Die Bell Law Group – eine Kanzlei, die sich insbesondere auf Arbeitsrecht und Personenschäden mit hohem öffentlichen Interesse spezialisiert hat – ist im Laufe ihrer 20-jährigen Geschichte durch Weiterentwicklung und Übernahmen auf fünf verschiedene US-Standorte angewachsen. Die Anwälte pendeln je nach Kundenbedarf regelmäßig zwischen den Standorten und das Teilen und Bearbeiten von Unterlagen zwischen den Büros gehört zum beruflichen Alltag der Kanzlei.
Allerdings wurde der Zugriff, das Teilen und Bearbeiten von Dokumenten aufgrund separater IT-Netzwerke und verschiedener Software Lösungen der einzelnen Standorte zu einem immer größeren Problem. Es kam vor, dass Anwälte an einem Standort eine Software zum Konvertieren, Überarbeiten oder Übertragen von Dokumenten verwendeten und im Anschluss feststellten, dass diese an einem der anderen Standorte in dieser Form nicht verfügbar waren oder komplett anders aussahen. Entsprechende Lücken im System führten mitunter dazu, dass die Mitarbeitenden unzulässige Hilfsmittel zum Abschluss dieser Vorgänge verwendeten, was mehr Zeitaufwand und Ressourcen zur Folge hatte und potenzielle Sicherheitsrisiken für das Unternehmen darstellte.
Es wurde also eine Lösung gesucht, dank derer die Anwälte und Beschäftigten in allen Büros mit einem einzelnen, einfachen Systemproblemlos auf Dokumente zugreifen können. Diese Lösung musste auch gewährleisten, dass die Mitarbeitenden die gleichen Bearbeitungstools für ihre Unterlagen nutzen konnten, und zwar unabhängig vom Standort.
Angesichts der schnelllebigen Anforderungen der Kanzlei benötigte das Unternehmen eine einfache Lösung, die keine umfangreichen Nutzerschulungen erforderte und gut in die bereits bestehende Infrastruktur integriert werden konnte.
Als langjähriger Xerox-Kunde bat die Bell Law Group Xerox Business Solutions um Unterstützung bei der Suche nach einer Lösung.
Die Lösung
Eine flexible Workflow-Plattform
Xerox Business Solutions empfahl der Bell Law Group, es mit Xerox® Workflow Central zu versuchen, eine zuverlässige und flexible Plattform, kompatibel mit dem bestehenden Cloud-Speicher und mit Datenzugriff rund um die Uhr von allen Standorten.
Angesichts der Zeitanforderungen des Unternehmens schlug Xerox eine Probeversion der Plattform vor, anstatt diese direkt an allen Standorten einzusetzen. So konnte die Kanzlei die Funktionen der Plattform im eigenen Tempo ausprobieren.
Nach der dreimonatigen Probezeit hatte die Bell Law Group nicht nur festgestellt, dass Workflow Central ihre Probleme bei der internen Zusammenarbeit lösen konnte, sondern auch zusätzliche Funktionen zu bieten hatte, was die Verarbeitungsanforderungen von Unterlagen betraf: Zum Beispiel das Konvertieren von Dokumenten, Umwandlungen, Überarbeitungen sowie die Option, handschriftliche Notizen in Dokumente mit Bearbeitungsfunktion umzuwandeln.
Die Ergebnisse
Die Anwälte können nun Unterlagen problemlos an allen Standorten öffnen und bearbeiten.
Die im Unternehmen tätigen Anwälte können Unterlagen über die Xerox® Workflow Central-Plattform nun schneller und einfacher öffnen, teilen und bearbeiten.
Da die Plattform mit dem Cloud-Speicher von Bell kompatibel ist, können die Teammitglieder in Echtzeit Dokumente teilen und sicher zusammenarbeiten – ein erheblicher Faktor angesichts der zeitkritischen Anforderungen rechtlicher Verfahren, beispielsweise bei der Sorgfaltspflicht im Falle von Fusionen und Übernahmen.
Die Mitarbeitenden von Bell können nun unabhängig von ihrem Arbeitsplatz nahtlos und sicher auf einheitliche Tools zugreifen, um Dateien in verwertbare, belangbare Formate zu konvertieren. Dazu gehören Funktionen wie die schnelle Umwandlung, die Überarbeitung und das Erstellen von Audio-Dateien aus Dokumenten. Zu den wichtigsten Eigenschaften, die sich für die Anwälte im Berufsalltag als besonders nützlich erwiesen haben, zählen die Möglichkeit, handschriftliche Notizen in ein Format mit Bearbeitungsfunktion umzuwandeln, und eine Option zur Zusammenfassung von Notizen.
Insgesamt sorgt dieses neue, einheitliche Kooperationssystem dafür, dass das Unternehmen seine Kunden an erste Stelle setzen kann.
Aktuell testet die Kanzlei weitere Xerox Lösungen, um die Arbeitsabläufe ihrer Mitarbeitenden weiter zu verbessern und den Kundenservice zu optimieren.
„Kanzleien mit vollen Auftragsbüchern haben mit immer weiteren Anforderungen zur Steigerung von Effizienz und Effektivität gegenüber ihren Kunden zu kämpfen. Mit Xerox Workflow Central und einer Vielzahl weiterer Xerox Lösungen können diese praktischen und quasi universellen Herausforderungen bewältigt werden.“
Die Herausforderung
Während die Arbeit im Home Office von vielen Mitarbeitenden mittlerweile bevorzugt wird, verbringen sie dennoch eine Menge Zeit beim Pendeln zwischen den einzelnen Bürostandorten und Kundengesprächen vor Ort.
Es ist daher schwierig, ein sicheres und konformes Tool zu finden, um Informationen zu empfangen und juristische Dateien innerhalb ihrer virtuellen Arbeitsgruppe zu teilen.
Die Bell Law Group suchte nach einer Lösung, mit der ihre Mitarbeitenden Daten an allen fünf Standorten teilen und speichern konnten, so als wären sie alle am selben Ort.
Die Lösung
Nach einem gewissen Testzeitraum entschied sich die Bell Law Group für Xerox® Workflow Central, eine einheitliche, sichere und flexible Arbeitsplattform, die genau auf die Nutzung von Unternehmen zugeschnitten ist.
Die Nutzer können jederzeit und von überall aus auf den Service zugreifen, vom PC, Mobilgerät und Xerox® ConnectKey Multifunktionsdrucker, um PDF-Dokumente im Handumdrehen in Formate mit Bearbeitungsfunktion zu konvertieren.
Die Nutzer profitieren von einer ganzen Bibliothek an verfügbaren Workflows (Konvertieren in MS Office Dateien, Konvertieren in Audio-Dateien, Automatische Überarbeitung, Umwandlung etc.)
Nach dem Bearbeiten werden die Unterlagen direkt in den Cloud-Speicher von Bell übertragen oder per E-Mail an den Kunden geschickt. Dazu verfügt die Plattform über die Funktion „Verschlüsseln und Verfolgen“, um beim Versenden für optimale Sicherheit zu sorgen.
Die Ergebnisse
Die Umstellung auf das Tool lief für die einzelnen Teammitglieder ganz einfach und es war keine individuelle Schulung nötig.
Die Anwälte und Mitarbeitenden der Kanzlei können nun Unterlagen schneller konvertieren und bearbeiten, absolut konform und unabhängig vom Arbeitsplatz.
Die Funktion „Verschlüsseln und Verfolgen“ ermöglicht es Kunden, sensible Dateien sicher mit Teammitgliedern oder Externen zu teilen.
Die Bell Law Group kann nun schnellere Leistungen erbringen und ihre Kunden somit an erste Stelle setzen.
Vollständige Fallstudie herunterladen (PDF) (in Englisch)
Xerox® Workflow Central-Plattform
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