So hat die CTH Groupe ihren Produktinformationsfluss mit Xerox® DocuShare® optimiert
Die CTH Groupe wurde 1982 gegründet und hat ihren Sitz in Romans-sur-Isère in der französischen Region Drôme. Vor der wunderschönen Kulisse des Vercors-Massivs war das ursprüngliche Geschäftsmodell von CTH auf Tierzucht und Landwirtschaft ausgerichtet. CTH expandierte 2009 und gründete eine neue Abteilung namens CONFORTO, die sich auf Gebäuderenovierungen spezialisierte.
Als das Unternehmen wuchs, wurde es zunehmend schwieriger und fehleranfälliger, die wichtigsten Dokumente zu organisieren. Olivier Nayagom, Sales Director des Xerox Channel Partners Axilis, erklärt, warum sich die CTH Groupe an Xerox gewandt hat.
„Die CTH Groupe ist schon seit vielen Jahren Kunde von Axilis. Das Unternehmen wollte die Benutzeranfragen für alles, was mit Etiketten, technischen Datenblättern, Sicherheitsdatenblättern und Produktverpackungen zu tun hat, zentralisieren und gleichzeitig sicheren Fernzugriff auf diese Dokumente ermöglichen. Darüber hinaus muss CTH auch mehr als 250 Produktreferenzen in verschiedenen Sprachen verwalten. All diese Dokumente werden zudem aufgrund sich ändernder Standards ständig weiterentwickelt. Alle Änderungswünsche wurden durch Anmerkungen in den Papierversionen oder separat per E-Mail übermittelt. Beide Prozesse sind sehr zeitaufwendig und bergen viele Fehlerquellen.“
„Um die richtige Lösung für CTH zu finden, haben wir uns an unseren Geschäftspartner e-Cervo gewandt, der sich auf die Automatisierung von Geschäftsprozessen spezialisiert hat. Gemeinsam mit CTH arbeiteten sie zunächst daran, die Anforderungen des Unternehmens besser zu verstehen. Schließlich empfahl e-Cervo Xerox DocuShare als Content-Management-Plattform.”
„Das Wichtigste war, dass wir den Umfang dieses Projekts klar definieren konnten. DocuShare war die ideale Plattform, um die wichtigsten Anforderungen der Marketing-Abteilung zu erfüllen. Die Funktionsvielfalt und Bedienerfreundlichkeit von DocuShare als auf Zusammenarbeit ausgerichtete ECM-Plattform hat am besten zum Umfang des Projekts gepasst und so dazu beigetragen, die Marketingprozesse von CTH zu automatisieren und die digitale Transformation zu erleichtern.“
"DocuShare hat es uns ermöglicht, Ausgangsdokumente, Marketingdokumente, alles, was mit der Etikettierung zu tun hat, technische Datenblätter, Sicherheitsdatenblätter und mehr zu konsolidieren und zu klassifizieren. Der Zugriff auf die Dokumente ist jetzt beschränkt und hängt davon ab, welche Berechtigungen wir einzelnen Personen zuweisen. Alles ist jetzt besser organisiert, geordnet und alle Abteilungen können die Dateien, die sie brauchen, ganz bequem hosten und abrufen.“
Wie lief es vor der Einführung von DocuShare?
„Das Technical-Services-Team musste sich um die Erstellung der Sicherheitsdatenblätter kümmern und dann das Feedback der anderen Abteilungen einholen. Allerdings kamen oft noch andere Anforderungen hinzu, bis die endgültige Version genehmigt wurde. Ein Beispiel: Es kam vor, dass ein französisches Etikett zur Übersetzung ins Spanische übermittelt wurde, während ein neues Sicherheitsdatenblatt erstellt, validiert und herausgegeben wurde. Das wirkte sich nun auf den Wortlaut der Etiketten aus, aber niemand wusste davon und so wurde weiterhin die ältere Version übersetzt.“
Was ist jetzt anders? Welche Vorteile bietet Ihnen DocuShare?
„Seitdem wir mit DocuShare arbeiten, weiß jede Abteilung darüber Bescheid, was die anderen machen. Meine Regulierungsabteilung benachrichtigt jetzt andere, wenn ein neues Sicherheitsdatenblatt verfügbar ist. Das bedeutet, dass alle Betroffenen wissen, dass das Blatt geändert wurde und die neue Version zu verwenden ist. Wenn wir zum Beispiel ein Sicherheitsdatenblatt aus dem Jahr 2021 haben und ein technisches Datenblatt für Kroatien benötigen, übersetzen wir nicht mehr einfach ein Dokument, das vor 2021 validiert wurde. Jedes geänderte Dokument wird ausgecheckt und ist dann nicht verfügbar. So wissen alle Nutzer, dass sie nicht mehr damit arbeiten sollten, bis das Dokument aktualisiert und wieder eingecheckt wurde. Das ist jetzt nicht mehr zu übersehen und bedeutet vor allem einen Gewinn an Sicherheit und eine erhebliche Zeitersparnis.“
Wie haben Ihre Mitarbeiter das Tool und die besseren Arbeitsmethoden angenommen?
„Es hat ein bisschen gedauert, bis wir uns damit abgefunden haben, aber wir haben ‚Tipps und Tricks‘ veröffentlicht, um die Kollegen dazu zu bringen, das Tool anzunehmen. Wir haben mit zehn Benutzern angefangen und sind heute bereits bei 30 Benutzern. Es ist Teil der Unternehmenskultur geworden. Jetzt sind jederzeit aktuelle Produktinformationen zugänglich – und jeder weiß, wo die Dokumente zu finden sind.“
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