Xerox^® DocuShare^® Flex 2.9

Xerox^® DocuShare^® Flex 2.8 – Versionshinweise

Paketlösungen

• Der Editor Inhaltsregelvariablen verwalten ist integriert, das Einfügen von JAR-Dateien ist zu seiner Anzeige nicht mehr erforderlich. Der Editor erleichtert die Entwicklung von Drittanbieter-Anwendungen über benutzerdefinierte Inhaltsregelaktionen, sodass Daten unter Einsatz von Variablen zwischen Systemen übergeben werden können.

• Die Inhaltsregel-Protokollierung erfasst Fehler zu Inhaltsregeln inklusive Zeitstempel im Protokoll der Systemausnahmen. Ereignisse werden außerdem im Zugriffsverlauf protokolliert, wenn Inhaltsregeln hinzugefügt oder gelöscht werden.

• Die Unterstützung von Webhooks für Administratoren und Berichterstellungermöglicht die Verfolgung des Status von Anfragen von einer Drittanbieter-Plattform über einen Webhook-Dienst in DocuShare Flex. Die Drittanbieter-Plattform benachrichtigt DocuShare Flex aktiv bei Auftreten bestimmter Ereignisse, anstatt auf den Abruf von Informationen durch DocuShare Flex zu warten. Dies bildet die Grundlage für die einfache Integration von DocuShare Flex in Plattformen von Drittanbietern.

Aktualisierung der Benutzeroberfläche

• Logos und Site-Bild-Benutzeroberfläche verwenden jetzt Kopf- und Fußzeilen, die auf allen Seiten bearbeitet werden können.

• Die Verwaltung bietet das neue Steuerelement „Site-Statistiken“ (in „Verwaltungsmenü -> Dienste und Komponenten“). Hier werden Angaben zu Objektanzahl, Speichernutzung, Status der Inhaltsregeln, geprüfte Ereignisse und aktive Sitzungen angezeigt.

• Die Verwaltung bietet das neue Steuerelement „Dienststatistiken“ (in „Verwaltungsmenü -> Dienste und Komponenten“). Es wird in erster Linie zur Fehlersuche verwendet und liefert Dienstinformationen zu Inhaltsaufnahme, Ihaltsregeln, Inhaltsspeicher, Datenbank, Indizierung und Suche.

Aktualisierung der Komponenten

• Apache Solr 7.5 für Neuinstallationen von DocuShare Flex (Lucene und Tika). Solr ist hoch zuverlässig, skalierbar und fehlertolerant und bietet verteilte Indizierung, Replikation und lastverteilte Abfragen, automatisiertes Failover und Recovery, zentralisierte Konfiguration und vieles mehr. Solr steuert die Such-und Navigationsfunktionen vieler der größten Websites der Welt.

• Apache Tomcat 9.0.62 implementiert die Spezifikationen aus dem Java Community Process und enthält viele zusätzliche Funktionen, die ihn zu einer nützlichen Plattform für die Entwicklung und Bereitstellung von Webanwendungen und Webdiensten machen.

Aktualisierung der Add-Ons

• Add-Ons und Anwendungen * Frevvo Forms: Einführung anonymer Formulare und Formulardatenbank-Unterstützung

• PrizmDoc wurde auf 13.8 aktualisiert, 13.10 geplant. Es zeigt eine Vielzahl von Dateitypen in einem Browser an, ohne dass zusätzliche Software benötigt wird. Mit dieser eingebetteten Technologie werden Dokumente innerhalb von DocuShare Flex ohne Fußabdruck wiedergegeben und angezeigt.

Installationshinweise

Solr

• Die Ausführung mehrerer DocuShare Flex-Instanzen auf einer einzelnen VM mit Solr wird derzeit nicht unterstützt.

Hinweise zum Upgrade

Upgrades auf Solr 7.5 Während und unmittelbar nach dem Upgrade auf DocuShare Flex 2.8 können keine Upgrades auf Solr 7.5 (Lucene und Tika) durchgeführt werden. Grund dafür ist, dass der Parameter „dsflex.server.upgrade.solr“ auf „false“ gesetzt ist. Wird er auf „true“ gesetzt, erfordert das Upgrade auf Solr 7.5 eine Datenindex-Option via Installer. PrizmDoc Client Der PrizmDoc-Client sollte auf dem PrizmDoc-Serversystem installiert werden. Bei einem Upgrade von DocuShare Flex 2.6 Patch 1 auf DocuShare Flex 2.8 wird empfohlen, den auf dem DocuShare Flex-Server installierten PrizmDoc-Client zu deinstallieren.

Weitere Hinweise

Leistungssteigerungen

• Einführung wichtiger Korrekturen

• Verbesserung der Leistung gegenüber DocuShare Flex 2.6, einschließlich der Verwendung von XSLTForms. In der neuen Version wird jede Seite aufgrund der Präsentationsplattform schneller verarbeitet.

• Behebung von Problemen aus DocuShare Flex 2.7

• Die verbesserte CIM-Zuverlässigkeit beschleunigt die Dokumentenaufnahme von 25 Dokumenten pro Sekunde auf 37. Sicherheit

Sicherheit

• Cookies wurden gemäß DocuShare 7.5 für DocuShare Flex-, http-, und Samesite-Richtlinien geändert. Dadurchwerden Spoofing-Attacken des Typs Clickjacking abgewehrt, indem der Zugriff Dritter auf DocuShare Flex-Cookies unterbunden wird (iFrame-Samesite-Einstellung).

Xerox^® DocuShare^® Flex 2.5

• Webformulare für Xerox^® DocuShare^® Flex Content-Management-Plattform: eine Zusatzoption zur Präsentation ausfüllbarer Formulare innerhalb von DocuShare Flex. Diese strukturierten Datenschnittstellen unterstützen die Eingabe und Darstellung von Daten in Workflow-Prozessen über Webformulare mit Formularverkettung.

• Konnektoren für Xerox^® DocuShare^® Flex: Zusatzoption zur Implementierung eines Frameworks zur Integration von DocuShare^® Flex in wichtige Branchensysteme und Datenspeicher von Drittanbietern für den bidirektionalen Austausch von Dokumenten und Metadaten mit DocuShare Flex-Content Management und -Workflows. Diese erste Version unterstützt die Integration in DocuSign^®, Intuit QuickBooks^™ Online, Box^® und Salesforce.com^®. Integrationen in weitere Systeme sind für zukünftige Versionen geplant.

• Kreditorenbuchhaltungs-Automatisierung für Xerox^® DocuShare^® Flex: Dieses Add-on ist eine umfassende Workflow-Lösung für die Kreditorenbuchhaltung. Es umfasst die Erfassung und Erkennung von Papier- und elektronischen Dokumenten, die Weiterleitung und Genehmigung mit Delegierung, Dreifach-Abgleich, Zahlungsabgleich und externe Schnittstellen.

• Xerox^® DocuShare^® Flex-App: mobile iOS-App für die Verbindung mit DocuShare Flex zur Arbeit mit Inhalten und Workflows, einschließlich Suchen, Anzeigen, Aufgabenverwaltung, Genehmigungs-Workflows und einfache Erfassung.

• Allgemeine Verbesserungen

• Große und kleine Bugfixes

• Bekannte Einschränkungen

Allgemeine Verbesserungen

Allgemeine Verbesserungen der Bedienungsoberfläche:

• Konfigurierbare Aufgabenwarteschlangen: Unterstützung für die Erstellung von Aufgabenwarteschlangen, z. B. für Aufgaben im Zusammenhang mit der Rechnungsbearbeitung.

• Unterstützung der Delegierung bei Genehmigungsaufgaben: Die Benutzer können Urlaubszeiten angeben und das System leitet Genehmigungsanfragen automatisch an die festgelegten delegierten Benutzer weiter.

• Berichte für die Kreditorenbuchhaltungs-Automatisierung für DocuShare Flex: Dashboard, Diagramm- und Tabellenfunktionen, die speziell für das neue Add-on zur Kreditorenbuchhaltung entwickelt wurden.

Verbesserungen an der Verwaltungsschnittstelle:

• Einführung der anklickbaren Admin-Bedienungsoberfläche

• Admin-UI-Aufgabenzähler: vorgesehen für die Gestaltung von Berichten in zukünftigen Produkterweiterungen und Add-ons; wird derzeit für die Berichterstattung im Add-on für die Kreditorenbuchhaltung verwendet.

• Unterstützung für die Verbindung mit Admin-UI-Anwendungen: Möglichkeit zur Anzeige und Integration des Webservice eines Drittanbieters in die DocuShare Flex-Schnittstelle. Beispiel: Verknüpfung mit Berichtsansichten der Berichtanwendung eines Drittanbieters.

• Unterstützung für automatische Feldausfüllung im Admin-UI; dynamische Anzeige von Dropdown-Optionen für wichtige Metadaten-/Eigenschaftsfelder in DocuShare Flex: Die Benutzer können zulässige Werte für bestimmte Eigenschaften als Dropdown-Auswahlliste festlegen.

• Admin-UI zur Konfiguration von E-Mail-Benachrichtigungen: Hiermit können Benutzer bei Erhalt einer Aufgabe eine E-Mail empfangen.

• Admin-UI-Optionen zum Festlegen von Betriebsferien, Arbeitswoche und Geschäftsjahr: Diese können für die Berichterstellung in Modulen wie dem Add-on zur Kreditorenbuchhaltung und anderen, künftig realisierten Modulen verwendet werden.

• Admin-UI-Unterstützung für das Hinzufügen benutzerdefinierter Datenbanktabellen über CSV: Diese Tabellen werden für Autovervollständigung und automatisches Ausfüllen verwendet.

• Admin-UI-Unterstützung für doppelte Objekttitel im gleichen Ordner.

• Admin-UI für Systemausnahmeprotokolle, auf die Koordinatoren über einen Webbrowser zugreifen können.

Allgemeine Verbesserungen, die nicht auf der Bedienungsoberfläche sichtbar sind

• Unterstützung für die dynamische Zuordnung “verwandter Dokumente” mit SPARQL: unterstützt den Abgleich von Dokumenten bei Prozessen wie etwa dem Dreifach-Abgleich im Add-on zur Kreditorenbuchhaltung.

• Verbesserte Leistung bei der Navigation auf großen Websites.

Wichtige Bugfixes

• Mehrere Korrekturen an der Funktion zum Verpacken zum Beheben von Fehlern, die verhinderten, dass gespeicherte Verpackungen ordnungsgemäß auf anderen Servern bereitgestellt wurden.

• Behebung von Problemen bei der LDAP-Synchronisierung, die eine Benutzeranmeldung unter Fehlerbedingungen verhinderten.

Bekannte Einschränkungen

Core:

• Die erste (Oktober-) Version von DocuShare Flex 2.5 wird nur auf Englisch verfügbar sein. Lokalisierte Versionen stehen im ersten Quartal 2019 zur Verfügung.

• AR38465: Die Anzahl der pro Stunde bearbeiteten Rechnungsaufgaben berücksichtigt nicht die Zeitzone des Benutzers [Add-on für die Kreditorenbuchhaltung]. Die Zeitzone des Client-Browsers wird verwendet und die Einstellung der Zeitzonen-Eigenschaft des Benutzers ignoriert.

• AR38618: Wöchentliche und monatliche Weiterleitungsberichte funktionieren anders als stündliche Berichte. In den Wochen- und Monatsberichten werden die außerhalb der Arbeitszeit abgeschlossenen Aufträge mitgezählt, während in den stündlichen Berichten nur die innerhalb der Arbeitszeit abgeschlossenen Aufträge berücksichtigt werden.

Konnektoren:

• Allgemeines: Konnektoren für DocuShare Flex sind nicht für die Synchronisierung großer Mengen an Dokumenten vorgesehen.

• Allgemeines: Konnektoren unterstützen kein Kopieren/Synchronisieren von benutzerdefinierten Klassentypen, sondern nur das von Ordnern und Dokumenten.

• Konnektor für Salesforce.com: SFDC Lightning Essentials Edition wird nicht unterstützt.

• Konnektor für DocuSign^®: Ein Abonnement auf API-Ebene für DocuSign ist erforderlich.

• AR38287: Konnektor für QuickBooks Online (QBO): Änderungen an einigen QBO-Eigenschaften (z.B. Kundenname) werden nicht mit DocuShare Flex-Objekten synchronisiert, es sei denn, der Dokumentinhalt wird auch in DocuShare Flex aktualisiert.

• AR38291: Konnektor für DocuSign: In dem DocuShare Flex-Dialogfeld zum Erstellen von DocuSign-Umschlägen eingegebene Sonderzeichen “&”, “<” und “>” werden in der Betreffzeile von DocuSign nicht richtig angezeigt.

• AR38329: Konnektor für QuickBooks Online: Wird eine Rechnung oder ein Kostenvoranschlag aus QuickBooks gelöscht, erfolgt keine entsprechende Löschung aus DocuShare Flex.

• AR38723: Konnektor für Box: Wenn der Name des Stammordners in Box nach dem Herstellen der aktiven Verbindung geändert wird, hält die Synchronisierung an. Die Verbindung muss dann in DocuShare Flex gelöscht und wiederhergestellt werden.

• AR38724: Konnektor für DocuSign^®: Umschläge im Löschordner oder in der Löschwarteschlange von DocuSign werden fälschlicherweise mit DocuShare Flex synchronisiert.

• AR38727: DocuShare Flex-Konnektoren: Wenn ein Beitragender einem Konnektorziel eine Verbindung hinzufügt, erfolgt die anfängliche Synchronisierung nicht automatisch. Der Prozess bleibt beim Einrichten des Konnektors hängen.”

• AR38732: Konnektor für Box: Ein DocuShare Flex-Ordner und -Dokumente deren Titel-Eigenschaft einen Schrägstrich oder einen umgekehrten Schrägstrich enthält, werden nicht mit Box synchronisiert.

• AR38741: Konnektor für DocuSign^®: Wird ein Ordnername in DocuShare^® Flex geändert, dann wird die Änderung nicht im DocuSign-Umschlagnamen übernommen.

• AR38758: Konnektor für DocuSign^®: Nach dem Senden eines Umschlags aus DocuSign^® werden die Dokumente in DocuShare Flex nicht ordnungsgemäß gesperrt.

• AR38775: Konnektor für DocuSign^®: Anlagen werden nicht von DocuShare Flex nach DocuSign^®synchronisiert, wenn ein Benutzer in DocuSign auf “Weiter” klickt, bevor die Dokumentsynchronisierung von Flex nach DocuSign^® abgeschlossen ist.

• AR38776: DocuShare^® Flex-Konnektoren: Wenn ein Flex-Ordner einen in DocuSign nicht zulässigen Dateityp enthält (z. B. .msg, .tif, .tiff, .xps, .wpd), ändert sich der Konnektorstatus nicht in “Aktive Verbindung”. Der Status bleibt bei der Einrichten des Konnektors hängen, es werden jedoch alle zulässigen Dateitypen in DocuSign hochgeladen. (Problemumgehung: In DocuSign nicht zulässige Dateitypen entfernen. Der Konnektorstatus ändert sich dann in “Aktive Verbindung”.) Siehe auch AR38777.

• AR38777: Konnektor für DocuSign^®: Dateitypen wie “.msg, .tif, .tiff, .xps, .wpd ” sind in DocuShare Flex zulässig, nicht aber in DocuSign.

• AR38850: Konnektor für Salesforce.com: Wenn ein synchronisiertes Dokument aus der DocuShare Flex-Quellhierarchie verschoben wird (bei Verbindungstypen zur Synchronisierung von Dateien von DocuShare Flex nach SFDC), dann wird das entsprechende Dokument in Salesforce nicht wie erwartet gelöscht. (AR38978 und 38745) Das gleiche Problem besteht bei den Konnektoren für Box und DocuSign.

• AR38875: Das für Tests und Entwicklung verwendete Salesforce Enterprise-Konto hat eine API-Anforderungsgrenze von 16.000 pro 24-Stunden. Das standardmäßige Abfrageintervall des Konnektors wurde aufgrund dieser Einschränkung von 1 in 10 Sekunden geändert.

• AR38994: In Box erstellte Word-, PowerPoint- und Excel-Dokumente werden nicht nach DocuShare Flex synchronisiert.

• AR38997: DocuShare Flex-Konnektoren: Wenn eine ältere Version eines synchronisierten Dokuments als bevorzugte Version festgelegt wird, erfolgt in Salesforce und Box keine Neuordnung der Versionen, da diese Funktion in diesen Systemen nicht unterstützt wird.

Lokalisierung:

• AR39250: DocuSign Connector – die erzeugte Datei „certificate.pdf“ ist nicht übersetzt.

• AR39313: Der Formulareditor für Webforms und der Regeleditor sind nicht vollständig lokalisiert.

• Ordner für die sichere Dokumentverwaltung

• Dokumenterfassung an Desktopscannern und Xerox-Multifunktionsdruckern

• Versionskontrolle und Zusammenarbeit an Dokumenten

• Anmerkungen und Schwärzen

• Volltextsuche

• Zuweisung, Verwaltung und Eskalieren von Aufgaben

• Benutzerrollen und Zugriffslisten

Neue Funktionen dieser Version

• Mithilfe der Erfassungsfunktion können Dokumente über TWAIN-kompatible Scanner gescannt und in Flex-Ordner zur OCR-Verarbeitung und Indizierung hochgeladen werden.

• Durch die Lizenzierung für gleichzeitige Benutzer wird ein flexibler Benutzerzugriff auf die Site ermöglicht.

• Die Inhaltsverschlüsselung schützt Inhalte dank automatischer Dokumentverschlüsselung beim Hochladen und gewährleistet, dass eine Entschlüsselung nur für Benutzer mit Lesezugriffsberechtigung erfolgt.

• Die Inhaltsaufnahmeverwaltung dient zur Aufnahme von Scandokumenten eines Dritthersteller-Erfassungsdienstes in DocuShare Flex.

Bekannte Probleme. Fehlerbehebungen:

• 36176 Benutzerabmeldung bei aktivierter Sitzungsverwaltung, ohne dass der Browser geschlossen wird

• 37121 Entfernen der Option „Ausschneiden“ aus dem gewählten Aktionsmenü der Registerkarten „Alle gespeicherten Suchvorgänge“ und „Eigene gespeicherte Suchvorgänge“

• 37231 Verschieben oder Löschen von OCR-Dokumenten bei laufender Verarbeitung jetzt möglich.

• BEHOBEN: Meldung „Geben Sie zunächst die fehlenden Ereignisoptionen an“ erscheint oben im Fenster, auch nach Eingabe der fehlenden Angaben in den Feldern