Πώς μια κορυφαία εταιρεία εργατικού δικαίου ξεπέρασε τις προκλήσεις της επεξεργασίας και κοινής χρήσης εγγράφων

Στην Bell Law Group, δικηγόροι και προσωπικό χρησιμοποιούν μία ενιαία πλατφόρμα για απρόσκοπτη μετατροπή εγγράφων και συνεργασία όπου κι αν βρίσκονται: το Xerox^® Workflow Central.

Η Bell Law Group είναι μια νομική εταιρεία που παρέχει σθεναρή εκπροσώπηση σε υποθέσεις σωματικών βλαβών και εργατικού δικαίου για εργαζόμενους, ομοσπονδιακούς υπαλλήλους και εργοδότες. Καθώς εξυπηρετεί πελάτες σε πανεθνική βάση, η εταιρεία έχει γραφεία σε πέντε πόλεις: Ουάσιγκτον, Νέα Υόρκη, Σάιοσετ, Γκάρντεν Σίτι και Μαϊάμι.

Η Πρόκληση

Γραφεία σε πέντε τοποθεσίες με διαφορετικά πληροφοριακά δίκτυα που δυσκόλευαν την κοινή χρήση δεδομένων

Η Bell Law Group, μια υψηλού προφίλ νομική εταιρεία υποθέσεων εργατικού δικαίου και σωματικών βλαβών, διευρύνθηκε μέσω ανάπτυξης και εξαγορών σε ολόκληρη την εικοσαετή πορεία της, έχοντας πλέον παρουσία σε πέντε πόλεις στις Η.Π.Α. Οι δικηγόροι της συχνά μετακινούνται από το ένα γραφείο στο άλλο, ανάλογα με τις απαιτήσεις των πελατών. Έτσι, χρειάζεται να κάνουν κοινή χρήση και επεξεργασία εγγράφων μεταξύ όλων των γραφείων σε καθημερινή βάση.

Ωστόσο, το γεγονός ότι σε κάθε τοποθεσία υπήρχε ξεχωριστό πληροφοριακό δίκτυο και ετερόκλητες λύσεις λογισμικού δυσχέραινε τη διαδικασία πρόσβασης σε έγγραφα, καθώς επίσης την κοινή χρήση και την επεξεργασία αυτών. Οι δικηγόροι ενδέχεται να χρησιμοποιήσουν τις δυνατότητες του λογισμικού από μία τοποθεσία, π.χ. για τη μετατροπή, την απαλοιφή, ή τη μετάφραση εγγράφων για να διαπιστώσουν αργότερα ότι τα έγγραφα δεν είναι διαθέσιμα ή έχουν εντελώς διαφορετική μορφή σε κάποια άλλη τοποθεσία. Τέτοια κενά μπορεί να αναγκάσουν το προσωπικό να χρησιμοποιήσει μη εξουσιοδοτημένα εργαλεία για την ολοκλήρωση αυτών των διεργασιών, αυξάνοντας το κόστος σε χρόνο και πόρους αλλά και εκθέτοντας τον όμιλο σε ενδεχόμενους κινδύνους ασφαλείας.

Η εταιρεία αναζητούσε έναν τρόπο ώστε οι νομικοί και το προσωπικό να έχουν εύκολη πρόσβαση σε έγγραφα σε όλα τα γραφεία της, μέσω ενός ενιαίου, απλού περιβάλλοντος εργασίας. Ήθελε επίσης μια λύση που θα επέτρεπε στο προσωπικό της να έχει πρόσβαση στα ίδια εργαλεία επεξεργασίας εγγράφων, από όποια τοποθεσία κι αν εργαζόταν.

Δεδομένων των ταχέως εξελισσόμενων αναγκών της εταιρείας, ο όμιλος αναζητούσε μια απλή λύση που δεν θα απαιτούσε σημαντική εκπαίδευση των χρηστών και θα λειτουργούσε παράλληλα με τις υποδομές που ήδη είχε.

Καθώς η Bell Law Group ήταν πελάτης της Xerox εδώ και χρόνια, απευθύνθηκε στο τμήμα Xerox Business Solutions για την εύρεση λύσης.

Η Λύση

Μια ευέλικτη πλατφόρμα εργασιακών ροών

Το τμήμα Xerox Business Solutions πρότεινε στην Bell Law Group το Xerox^® Workflow Central ως μια αξιόπιστη και ευέλικτη πλατφόρμα, που θα λειτουργούσε παράλληλα με το αποθετήριο cloud που ήδη διέθετε ο πελάτης και θα παρείχε αδιάκοπη και καθημερινή πρόσβαση όλο το 24ωρο σε δεδομένα σε όλες τις τοποθεσίες.

Λαμβάνοντας υπόψη τις χρονικές απαιτήσεις του ομίλου, η Xerox πρότεινε στον πελάτη να χρησιμοποιήσει δοκιμαστικά την πλατφόρμα προτού λάβει την τελική απόφαση υιοθέτησής της για όλη την εταιρεία. Έτσι, η εταιρεία θα μπορούσε να δοκιμάσει τις δυνατότητες της πλατφόρμας με τους δικούς της ρυθμούς.

Στη δοκιμαστική περίοδο, διάρκειας τριών μηνών, η Bell Law Group όχι μόνο διαπίστωσε ότι το Workflow Central θα μπορούσε να επιλύσει τις προκλήσεις συνεργασίας που αντιμετώπιζε, αλλά ανακάλυψε επίσης ότι οι επιπλέον δυνατότητες που προσέφερε θα μπορούσαν να αντιμετωπίσουν τις ανάγκες της για διαδικασίες επεξεργασίας εγγράφων. Μεταξύ των δυνατοτήτων αυτών είναι εκείνες για τη μετατροπή, τη μετάφραση και την απαλοιφή εγγράφων, καθώς και μια λειτουργία που μετατρέπει χειρόγραφες σημειώσεις σε έγγραφα με δυνατότητα επεξεργασίας.

Τα Αποτελέσματα

Οι δικηγόροι έχουν εύκολη και γρήγορη πρόσβαση σε έγγραφα, καθώς και δυνατότητα επεξεργασίας αυτών, σε όλες τις τοποθεσίες

Οι δικηγόροι της εταιρείας πλέον έχουν τη δυνατότητα πρόσβασης σε έγγραφα, καθώς επίσης τη δυνατότητα κοινής χρήσης και επεξεργασίας αυτών, γρηγορότερα και ευκολότερα μέσω της πλατφόρμας Xerox^® Workflow Central.

Επειδή η πλατφόρμα συνεργάζεται με το αποθετήριο cloud της Bell, το προσωπικό μπορεί να χρησιμοποιεί από κοινού έγγραφα και να συνεργάζεται με ασφάλεια σε πραγματικό χρόνο —κάτι που αποτελεί σημαντικό παράγοντα για την ανταπόκριση στις απαιτήσεις ευαίσθητων ως προς τον χρόνο διαδικασιών, όπως είναι π.χ. η δέουσα επιμέλεια σε συγχωνεύσεις και εξαγορές.

Οι συνεργάτες της Bell μπορούν να έχουν ομαλή και ασφαλή πρόσβαση σε ομοιόμορφα εργαλεία όπου κι αν βρίσκονται, για να μετατρέπουν αρχεία σε μορφές που μπορούν να χρησιμοποιήσουν και να επεξεργαστούν, για εργασίες όπως η γρήγορη μετάφραση, η απαλοιφή τμημάτων και η δημιουργία ηχητικών αρχείων από έγγραφα. Τα βασικά χαρακτηριστικά που απεδείχθησαν ιδιαιτέρως χρήσιμα για τους δικηγόρους σε καθημερινή βάση, περιλαμβάνουν τη δυνατότητα μετατροπής χειρόγραφων σημειώσεων σε επεξεργάσιμες μορφές κειμένων και μια επιλογή που τους επιτρέπει τη δημιουργία συνόψεων σημειώσεων.

Συνολικά, το καινούργιο, ενοποιημένο περιβάλλον συνεργασίας βοηθά τον όμιλο να βελτιώσει την πολιτική του «πρώτα ο πελάτης».

Αυτή την περίοδο, η εταιρεία αξιολογεί επιπλέον λύσεις της Xerox για να βελτιώσει περαιτέρω την εργασιακή ροή των συνεργατών της και την εξυπηρέτηση των πελατών της.