Aplicación Archivador inteligente de Xerox®
Nunca pierda tiempo buscando documentos con un escaneado más inteligente.
¿Está listo para agregar estructura a un proceso de documentos sin estructurar?
Desde la correspondencia en papel hasta los contratos y las notas de entrega, tiene más datos en sus manos que horas en el día laboral, hasta ahora. Dé la bienvenida a la aplicación Archivador inteligente de Xerox, una aplicación impulsada por la inteligencia artificial (IA) que mantiene convenciones de denominación en toda su organización en función de sus preferencias. Esto significa menos errores, mayor consistencia y poca o ninguna intervención manual, de modo que pueda dedicar menos tiempo a buscar los documentos correctos y más tiempo a actuar con base en ellos. Creada para su dispositivo con tecnología Xerox® ConnectKey®, la aplicación Archivador inteligente utiliza la automatización avanzada para iniciar el archivado al sugerir el tipo, nombre y ubicación del documento. Así podrá enfocarse en su trabajo, en lugar de hacerlo en conjeturas o tareas innecesarias.
24%
El 24 % de los empleados pierde un día completo de productividad por semana en búsquedas de documentos.¹
Automatización inteligente
Tipo de categoria
El primer paso fundamental es la lectura y comprensión de los atributos correctos del documento a fin de evaluar la categoría adecuada.
Carpeta
En función de la categoría, la IA sugiere la mejor carpeta de su repositorio que ofrece el acceso adecuado.
Denominación
En función de las directivas de denominación definidas por la empresa, el documento se archiva con el nombre correcto. Esto reducirá el tiempo dedicado a la búsqueda de documentos, lo que impulsará la productividad de los empleados.
¿Qué hay en un nombre? Todo.
La aplicación Archivador inteligente elimina todas las conjeturas de nombrar, organizar y, en última instancia, encontrar documentos importantes. Ahora, todo su equipo puede rastrear rápidamente información importante que solía tomar horas o más.
l archivado aún debe realizarse. Ahora puede hacerlo de manera más inteligente y rápida.
La denominación de documentos debe ser inteligente, no subjetiva. Sin embargo, con demasiada frecuencia, la gente trata de imaginar cómo llamar a un documento, cómo clasificarlo y dónde guardarlo. Y esto imposibilita que cualquier otra persona pueda acceder rápidamente al mismo. Mediante el uso de inteligencia artificial, la aplicación Archivador inteligente elimina las conjeturas de cada paso: desde la categorización, pasando por la colocación en carpetas y su confirmación, hasta la denominación mediante un estricto conjunto de reglas estandarizadas que también pueden usarse para hallar el documento con la misma facilidad. ¿El resultado? Menos tiempo dedicado a buscar los documentos que necesita.
La categoría correcta
La IA evaluará y definirá la categoría según el contenido y la estructura del documento. A continuación se proponen todos los tipos de categorías:
Facturas
Recibos
Notas de entrega
Acuerdos
Estados de cuenta
Correspondencia
Diversos
La carpeta correcta
Cada categoría tiene una carpeta definida para el enrutamiento rápido. Los repositorios admitidos incluyen:
Microsoft OneDrive
Microsoft 365
Google Drive
Plataforma de administración de contenidos Xerox® DocuShare® Go
El nombre perfecto
La estructura de denominación predefinida para el documento se llena automáticamente con los datos extraídos del documento, lo que reduce el tiempo en el dispositivo.
Su asistente en el lugar de trabajo está listo y esperándolo.
Simplifique los flujos de trabajo y domine los procesos complejos de cualquier entorno de oficina con las aplicaciones y los dispositivos con tecnología Xerox ConnectKey para su asistente en el lugar de trabajo.
¹Source: ABBYY, 10 de noviembre de 2021
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