Su impresora tiene algo que decirle

Sus impresoras, escáneres y fotocopiadoras pueden serle de gran ayuda para lograr su transformación digital, pero solo si sabe obtener de ellos la información adecuada. Estos 5 pasos le ayudarán a conseguirlo:

La mayoría de nosotros no prestamos mucha atención a las impresoras, escáneres y fotocopiadoras con las que compartimos oficina. ¿Por qué íbamos a hacerlo? No son más que parte del mobiliario, ¿verdad? 

Pero no infravalore el potencial de su entorno de impresión cuando se trata de la transformación digital. Sus dispositivos han avanzado mucho en los últimos años y ahora pueden contribuir a mejorar todos los aspectos de su negocio, incluidos los siguientes:

• La seguridad

• La experiencia del cliente

• La oficina digital

• La innovación

• La productividad

• La sostenibilidad

• El cumplimiento normativo

¿Cómo puede hacer que sus dispositivos participen en esta transformación digital? Muy sencillo: recopilando datos sobre su uso y convirtiendo esos datos en información que le muestre cómo reducir gastos, mejorar la productividad y dirigir un negocio más sostenible.

Aquí tiene cinco pasos que le ayudarán a obtener la información que necesita de su entorno de impresión e impulsar una auténtica transformación:

Paso 1: analice el uso actual de sus dispositivos

Como le diría todo buen asesor especializado en transformación digital, cualquier cambio empieza por comprender en qué situación nos encontramos. Analizar su entorno de impresión actual es un buen punto de partida para diseñar sus planes y poner en práctica iniciativas de ahorro que, además, facilitarán la vida laboral de sus usuarios.

¿No sabe por dónde empezar? Los Servicios de impresión administrada (MPS) de Xerox^® le ofrece una evaluación detallada para ayudarle a descubrir el potencial de sus flujos de trabajo documental para emprender la transformación digital. Vea cómo funciona una evaluación.

Paso 2: convierta los datos en información útil gracias a paneles de control y herramientas de visualización

Recopilar datos de su entorno de impresión no sirve de nada si sus empleados no saben organizarlos para verlos en contexto. Llevar esto a cabo de forma manual es una auténtica pesadilla. Compruebe que su proveedor de MPS le ofrece paneles de control y herramientas de visualización automatizadas.

No solo ayudarán a su plantilla a comprender los datos que les muestra, también serán de utilidad a la hora de interiorizar esta información más rápido y agilizar la puesta en práctica de iniciativas en su negocio. Es útil saber que una vieja impresora está ralentizando el rendimiento de sus empleados, pero no le haría ninguna gracia tener que pasarse una semana haciendo números para averiguarlo.  

Paso 3: céntrese en lo que de verdad importa

Todos los dispositivos de la red tienen mucho que contar y sus impresoras no son una excepción. La cuestión es qué información necesita realmente y qué puede hacer con ella.

Su entorno de impresión le puede decir mucho sobre la gestión de documentos de su negocio, pero la clave está en centrarse allí donde puede tener un mayor impacto. Por ejemplo, ¿es siempre necesario imprimir en color o se puede ahorrar en este aspecto? ¿Hay necesidad de imprimir todos los documentos o hay mejores maneras de usarlos, compartirlos y almacenarlos?

Céntrese primero en los aspectos con margen de mejora, especialmente aquellos en los que esa mejora pueda medirse.

 Paso 4: utilice los datos para garantizar mejoras constantes y graduales

Analizar su entorno de impresión no solo le ayuda a gestionar transformaciones puntuales (como en estos ejemplos). Es una fuente inagotable de información sobre el flujo de trabajo documental, el comportamiento del usuario y los riesgos de la información en toda su organización. Al utilizar estos conocimientos para realizar pequeños ajustes aquí y allá, puede crear un flujo imparable de mejoras continuas.

Con el tiempo, logrará mantener una estrategia de gestión documental eficaz y rentable que hará que su transformación digital nunca deje de dar fruto.

Paso 5: encuentre un proveedor con experiencia

Cuando se trata del aluvión de datos procedente de sus dispositivos de impresión conectados, lo más sensato es dejar que sea su proveedor de MPS quien se encargue. Él se asegurará de recopilar los datos adecuados, medirlos, observarlos e informar sobre ellos. Los expertos en MPS han desarrollado una sofisticada automatización para recoger todo tipo de datos, desde información sobre usuarios y documentos hasta seguridad y eficiencia, entre otros.

Incluso si lograse solucionar todo esto por su cuenta, tiene que pensar también en la configuración, la integración, el soporte técnico y las copias de seguridad. ¿No sería más fácil pedir ayuda a su proveedor de MPS en lugar de cambiar toda su infraestructura para lograrlo?

(Así, cuando el «internet de las cosas» se apodere de su vida sin remedio, ya sabrá cómo gestionar una red diversa de dispositivos inteligentes conectados).

¿Necesita más datos? Lea este artículo y descubra cómo puede ayudarle el análisis de datos a lograr sus objetivos empresariales.