El fin de los periodos de inactividad: el camino a lo ideal

Un sueño imposible o el Santo Grial de la impresión.

Algunos dicen que es imposible. Otros, que simplemente cuesta. Sea como sea, un funcionamiento sin interrupciones sería el sueño hecho realidad de cualquier impresora. A nadie le gusta tener máquinas improductivas por su oficina. Especialmente en la actualidad.

Con la presión que ejercen los costes sobre los márgenes de su negocio, es fundamental que la tecnología de impresión en la que invierta cumpla su función con total garantía. El precio de quedar fuera de servicio es ahora mayor que nunca.

Entonces, ¿cómo puede llevar la productividad al límite? Aquí tenemos algunos consejos para alcanzar la ansiada perfección: acabar con los periodos de inactividad.

Aplique la tecnología disponible a los trabajos adecuados

Maximizar el tiempo de funcionamiento consiste en automatizar los conflictos entre flujos de trabajo. Pero para impulsar la productividad hay que tener en cuenta ciertas consideraciones. Bill Gates describió así las dos formas en las que la automatización puede afectar a su negocio:

«La primera norma de cualquier tecnología que se utiliza en un negocio es que la automatización aplicada a una operación eficiente magnificará esa eficiencia. La segunda es que la automatización aplicada a un proceso ineficiente magnificará dicha ineficiencia».

¿Y qué supone esto para usted? Ha de evaluar su equipo y aprovechar sus puntos fuertes, aumentar sus actividades más eficientes y lucrativas y tratar de deshacerse del resto. Si localiza deficiencias en su infraestructura que le impidan avanzar, invierta en tecnología que le abra nuevas puertas, siempre que los beneficios justifiquen la inversión. La innovación no será positiva si da como resultado procesos torpes y flujos de trabajo a medio gas.

Céntrese en el flujo

Cuando la impresión no fluye, fracasa. Y a medida que da un impulso a la capacidad, los obstáculos del proceso que se esconden tras la superficie se van haciendo cada vez más grandes. Para evitar grietas en su flujo de trabajo, necesita hacer las cosas de forma correcta: mediante la automatización y la simplificación.

Utilice portales web-to-print para que los clientes puedan solicitar impresiones en línea con sus especificaciones de manera sencilla y tantas veces como deseen. Elimine pasos de sus procesos de preimpresión siempre que pueda y automatice la toma de decisiones con flujos de trabajo inteligentes y lógica condicional. Por último, no olvide analizar los procesos de forma integral y no como una serie de segmentos; por más que uno refuerce sus compartimentos estancos, estos seguirán estando incomunicados, algo que sin duda creará lagunas.

Dado que la fiabilidad es fundamental, también querrá añadir redundancias a su flujo, de forma que los trabajos importantes puedan trasladarse a una impresora de apoyo si fuera necesario. Esto puede parecer un círculo vicioso en relación con la inactividad, ya que para trabajar a plena capacidad es necesario disponer de más capacidad, pero nadie dijo que los sueños fueran fáciles de alcanzar.

Mantenga los ojos abiertos

No puede solventar las deficiencias de sus flujos de trabajo si no sabe que existen; la visibilidad lo es todo. Por eso, ha de asegurarse de que su equipo está al día y de que todo el mundo que lo necesita tiene acceso a los paneles de informes y otras herramientas relevantes. Configure alertas automáticas que notifiquen si algo va mal a las personas correspondientes inmediatamente, y no más adelante, cuando el problema solo puede agravarse.

Los clientes también necesitan una visibilidad clara de su pedido. Manténgalos al día con notificaciones por correo electrónico como parte de su servicio web-to-print. Estarán más satisfechos, y el personal de su empresa no se verá abrumado por las consultas telefónicas de sus clientes.

No se centre solo en rellenar su libro de pedidos

Antes de intentar sobrecargarse de trabajo, tómese el tiempo necesario para comprobar lo que es eficiente y lo que no. Encuentre su punto óptimo, ya sea un tipo de trabajo como la personalización o el formato grande, o un tipo de cliente como empresas pequeñas en planos específicos.

Si ha emprendido la transformación de proveedor de servicios de impresión a proveedor de servicios de marketing, busque oportunidades para procesar más trabajos de valor añadido y servicios en diferentes medios. Esto le ayudará a afianzar su nivel como colaborador estratégico a largo plazo.

Quizá parezca un sueño imposible, pero acabar con los periodos de inactividad representa una ambición real por sacar el máximo de su equipo de impresión de producción.

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