Xerox^® DocuShare^® Flex 2.11 Release Notes

Xerox^® DocuShare^® Flex 2.10

What’s New in This Release

System Requirements

Upgrade from previous versions of DocuShare Flex is accommodated through Site Updates.

Operating Systems

• Ubuntu 22.04 (Ubuntu is a free operating system distribution based upon the Linux Kernel).

Web

• Tomcat 9.0.62

• Web Server

• Apache 2.4.6 (Ubuntu)

Files

• Databases

• PostgreSQL 13

Web Browser support

• Google Chrome (latest)

• Microsoft Edge-Chromium (latest)

• Safari (latest)

• iOS (latest)

What’s New

New Features

• Simplify the configuration of File and Folder Types for Site Coordinators by making a subset of the functionality in the current application configuration tool available within Flex. Function accessible via Administration Home > Site Configuration > File/Folder Types item. You can:

  • Add new file/folder types and a set of metadata fields associated with the type.

  • Edit existing file/folder types to change the set of metadata fields associated with the type. Note that deleting fields may result in loss of data.

• Metadata fields type supported are String, Boolean, Integer, Decimal, Date, and Menu. Each field definition will provide for a Default Value, its Display Order, and if it’s required.

• SAML Support for Connect Key was added. This will allow the Connect Key app to work for SAML-authenticated Flex installations.

• Added “View Columns” Content Rule Action. This action will allow the setting of the columns displayed for files in a folder. The typical use case is in Digital Mail, where the default folder columns do not naturally apply to mailbox folders.

• Added “Set Bookmark” Content Rule Action. This action allows the user to add an object to the list of bookmarked objects for a user. The typical use case is in Digital Mail to automatically bookmark the user’s mailbox when it is created.

• Added “Groups to Join” Content Rule Action. This action will allow users to be added to one or more specified user groups. The typical use case is in Digital Mail, where when a new user is created, they need to be added to the Digital Mail user group to obtain access to the Digital Mail functionality.

• Adding Side by Side Default Viewer Action to allow users to view documents and see properties simultaneously. Additionally, the user can toggle back to full-screen document viewing.

• Relabeled `Not Mine` End User Action to `Send to Admin – Receipt Error` to clarify what that action will do.

• Allow the option of a “Delete” action for a list of files in a folder. In View Settings for a folder, there will now be the option of adding a “Delete” icon for each file. When clicked, the user will be prompted to confirm deletion.

• Ingest status file created for every csv/xml in the watch folder. This file will contain a link to the status file and provides the number of success and failures during ingestion. This file will be created in /documentDrive/cimwatch/ingeststatus and can be monitored by CIM.

Component Refresh

• Ubuntu 22.04 – CentOS is becoming end of life end of year. Long-term support version.

• PostgreSQL 13.11

• Apache Solr 9.3.0

• Apache 2.4.55

• Apache Tomcat 9.0.75

• Log4j 2.20

Add-on Update

None

Installation Notes

Document to install / standup a functional environment for a partner.

DocuShare Flex 2.10

1. The Installer is built using Java 11.

2. The upgrade path is from DSFlex2.8 to DSFlex2.10 and not from DSFlex2.6 to DSFlex2.9. Customer is advised to upgrade to DSFlex2.8 before upgrading to DSFlex2.10.

3. This installer will update Solr. Customers who upgraded from dsflex2.8 to dsflex2.10 need to run “dsindextool index_all” to index the site to make the object searchable.

Additional Notes

None

Bug Fixes in this Release

Xerox^® DocuShare^® Flex 2.9

Novedades de esta edición

Requisitos del sistema

La actualización desde versiones anteriores de DocuShare Flex se realiza a través de Actualizaciones del sitio.

Sistemas operativos

• CentOS 7 (CentOS es una distribución de sistema operativo libre basada en Kernel de Linux).

• Windows Server 2016

• Windows Server 2019

Web

• Tomcat 9.0.62

• Servidor Web

  • Apache 2.4.6 (CentOS 7)

Archivos

• Bases de datos

  • PostgreSQL 13

Compatibilidad con navegadores

• Google Chrome (más reciente)

• Microsoft Edge - Chromium (más reciente)

• Safari (más reciente)

• iOS (más reciente)

Novedades

Nuevas funciones

• Digital Mail integrado en el producto principal. Esta versión ha hecho que el Digital Mail esté disponible con licencia.

• El inicio de sesión único SAML permite al cliente conectar su servidor DocuShare a su proveedor de identificación empresarial. Esto permite a los usuarios iniciar sesión utilizando su inicio de sesión de empresa en lugar de tener que utilizar/recordar un inicio de sesión/contraseña independiente para DocuShare.

• Aprovisionamiento automático cuando SAML está activado. Se trata de una elección del Admin. Si esta opción está activada, los usuarios que no existan en el servidor DocuShare se crearán automáticamente y tendrán acceso básico al servidor DocuShare. Esto evita que el usuario tenga que solicitar una cuenta al Admin.

• Permitir el vaciado inmediato de la papelera. Los administradores no pueden iniciar sesión y vaciar la papelera inmediatamente en cualquier momento.

Renovación de componentes

• Apache Solr 9.1.1 para instalaciones netas nuevas de DocuShare Flex. Solr es sumamente fiable, escalable y sensible a los errores, y proporciona una indexación distribuida, replicación, consultas con equilibrio de carga, conmutación por error y recuperación automatizadas, configuración centralizada y mucho más. Solr impulsa las funciones de búsqueda y navegación de muchos de los sitios de Internet más grandes del mundo.

• Apache Tomcat 9.0.62 implementa las especificaciones de Java Community Process e incluye muchas funciones adicionales que lo convierten en una plataforma valiosa para desarrollar e implementar aplicaciones y servicios web.

Actualización de complementos

• PDF Forms Packaged como complemento disponible. La instalación y habilitación de esta función añadirá las acciones personalizadas siguientes:

  • Lectura de formularios PDF - Permite leer los datos de un formulario PDF y escribirlos en las propiedades de los objetos Flex de DocuShare.

  • Escritura en formulario PDF - Permite escribir los valores de las propiedades del objeto DocuShare Flex en los campos del formulario PDF.

  • Scripts en formulario PDF- Proporciona un lenguaje de script básico para manipular datos de formularios PDF y propiedades de objetos en un solo paso.

  • Extracción de texto de PDF - Permite extraer texto de cualquier PDF que contenga una capa de texto utilizando la concordancia basada en patrones y la selección de regiones.

  • Superposición PDF - Permite aplicar el contenido de un documento PDF existente guardado en Flex como superposición a una o varias páginas de un documento PDF de destino.

  • Marca de agua PDF - Admite la escritura de valores de texto dinámicos en cualquier posición de una o más páginas de un PDF de destino utilizando una gama de colores y tamaños de fuente.

Notas de instalación

DocuShare Flex 2.9

1. El instalador ha sido desarrollado con Java 11.

2. La ruta de actualización es de DSFlex2.8 a DSFlex2.9 y no de DSFlex2.6 a DSFlex2.9. Se aconseja al cliente que actualice a DSFlex2.8 antes de actualizar a DSFlex2.9.

3. Este instalador actualizará Solr. Los clientes que actualicen de DSFlex2.8 a DSFlex2.9 necesitan ejecutar «dsindextool index_all» para indexar el sitio y hacer que el objeto permita búsquedas.

Correcciones de errores en esta edición

Notas de la versión de Xerox^® DocuShare^® 2.8

Soluciones empaquetadas

• El editor de Gestionar variables de reglas de contenido está integrado, lo que elimina la necesidad de introducir archivos .jar para presentar el editor de regla de contenido. Este editor facilita el desarrollo de aplicaciones de terceros, mediante acciones de regla de contenido personalizadas, de manera que los datos puedan intercambiarse entre sistemas que usen las variables.

• Registro de reglas de contenido comunes provee el registro de error en el registro de excepción del sistema que indica qué Reglas de contenido han fallado y la marca de tiempo. Los eventos también se registran en historial de acceso cuando se agrega o elimina una CR.

• El soporte administrativo y la ubicaci&oicute;n de Webhooks para producir informes otorga a DocuShare Flex la capacidad de supervisar el estado de solicitudes de una plataforma de terceros usando un servicio Webhook. En primer lugar, la plataforma de terceros notifica y env&oicute;a actualizaciones a DocuShare Flex cuando ocurren eventos específicos en la plataforma de terceros, en lugar de esperar que DocuShare Flex llame y recupere la información de ella. Esto instala la base para una fácil integraci&oicute;n de DocuShare Flex con otras plataformas de terceros.

Actualizar la interfaz del usuario

• Los logotipos y la IU de imagen de página del sitio ahora usan encabezados y pies de página que son modificables en todas las páginas, logotipo de página de inicio.

• La IU de administración tiene un nuevo control para Estadísticas del sitio en Menú de administración > Servicios y componentes > Estadísticas del sitio. Esto permite recuentos de objetos, uso de almacenamiento, estado de reglas de contenido, eventos auditados, sesiones activas.

• La IU de administraci&oicute;n tiene un nuevo control para la Sección de Estadísticas del servicio en Menú de administración > Servicios y componentes > Estadísticas del sitio. Se usa principalmente para la depuración y proporciona información de servicio para la incorporación de contenido, las reglas de contenido, el almacén de contenido, la base de datos, la indexación y la búsqueda.

Actualización de componentes

• Apache Solr 7.5 para nuevas instalaciones en red de DocuShare Flex (Lucene y Tika). Solr es muy fiable, escalable y con tolerancia a errores, ofrece indexación distribuida, replicación y consultas equilibradas de carga, errores y recuperación automatizada, configuración centralizada y otros. Solr es el motor de la funciones de búsqueda y navegación de muchas de los sitios de internet más grandes del mundo.

• Apache Tomcat 9.0.62 implementa las especificaciones del Proceso de Comunidad de Java e incluye muchas características adicionales que la convierten en una útil plataforma para el desarrollo y la implementación de aplicaciones y de servicios web.

Actualización de complementos

• Complementos y aplicaciones * Formularios Frevvo: introducción de soporte de formularios anónimos y base de datos de formularios

• PrizmDoc ha sido actualizado a 13.8 (será seguido por 13.10). Muestra multitud de tipos de archivo en un navegador sin la necesidad de ningún software adicional. Esta tecnología interna interpreta y muestra documentos dentro de DocuShare Flex y no requiere espacio.

Notas de instalacin

• Actualmente no es compatible la ejecución de múltiples instancias de DocuShare Flex en una sola MV con Solr.

Notas sobre la actualización

Actualizaciones a Soir 7.5 Durante la actualizaciún a DocuShare Flex 2.8, e inmediatamente después, no se pueden realizar las actualizaciones a Soir 7.5 (Lucene y Tika). Esto se debe a que el parámetro dsflex.server.upgrade.soir está configurado en “falso”. Una vez configurado en “verdadero”, la actualización a Solr 7.5 requiere una opción de índice de datos por medio del instalador. Cliente PrizmDoc El cliente PrizmDoc debe ser instalado en el sistema de Servidor de PrizmDoc. Para hacer la actualización de DocuShare Flex 2.6 (revisión 1) a DocuShare Flex 2.8, se recomienda desinstalar el cliente PrizmDoc que fue instalado en el servidor DocuShare Flex.

Notas adicionales

• Introduce significativas mejor

• Mejora el rendimiento con respecto a DocuShare Flex 2.6, incluso en el uso de XSLTForms. Con esta nueva versión, todas las páginas se ejecutan más rápido debido a la plataforma de presentación.

• Aborda problemas de DocuShare Flex 2.7

• La mejora de fiabilidad de CIM incrementa la incorporación de documentos de 25 documentos por segundo a 37 documentos por segundo.

Seguridad

• Las cookies de DocuShare Flex han cambiado para que las políticas de http y del mismo sitio sean las mismas que en DocuShare 7.5. Esto impide un tipo de suplantación de identidad conocido como “clickjacking”, al no permitir el acceso de terceros a las cookies de DocuShare Flex (opción “mismo sitio” de iframe)

Xerox^® DocuShare^® Flex 2.5

Novedades de la versión

• Webforms para la plataforma de gestión de contenido Xerox^® DocuShare^® Flex – Una opción complementaria que permite la presentación de formularios archivables en la experiencia de DocuShare Flex. Estas interfaces de datos estructuradas admiten la entrada y la presentación de datos en procesos de flujos de trabajo mediante formularios web con encadenado de formulario.

• Connectors para la plataforma de gestión de contenidos Xerox^® DocuShare^® Flex: esta opción complementaria implementa un marco para la integración de DocuShare^® Flex con sistemas de línea de negocio clave y depósitos de datos de terceros, con un uso compartido de documentos y metadatos bidireccional con flujos de trabajo y gestión de contenido basados en DocuShare Flex. Esta versión inicial admite la integración con DocuSign^®, Intuit QuickBooks^™ Online, Box^® y Salesforce.com^®. Se ha planeado incorporar integraciones con sistemas empresariales adicionales en versiones futuras.

• Accounts Payable Automation para la plataforma de gestión de contenido Xerox^® DocuShare^® Flex: este complemento es una solución de flujo de trabajo de cuentas por pagar completa. Incluye la ingesta y el reconocimiento de flujos de trabajo electrónicos y en papel, enrutamiento y aprobaciones con delegación, coincidencias triples, reconciliación de pagos e interfaces externas.

• Aplicación Xerox^® DocuShare^® Flex: una aplicación móvil de iOS que permite la conexión de DocuShare Flex para trabajar con contenido y flujos de trabajo, como la búsqueda, la visualización, la gestión de tareas, la aprobación de flujos de trabajo y las capturas básicas.

• Mejora generales

• Solución de errores mayores y menores

• Limitaciones conocidas del sistema

Mejoras generales

Mejoras de interfaz de usuario generales:

• Colas de tareas configurables: Asistencia para la creación de colas de tareas por grupos: por ejemplos, tareas relacionadas con el procesamiento de facturas.

• Delegación de asistencia para tareas de aprobación: los usuarios pueden especificar intervalos de descanso, y el sistema automáticamente volverá a enrutar las solicitudes de aprobación a los usuarios delegados según lo especificado.

• Informes para cuentas por pagar Automatización para la solución DocuShare Flex: Panel de control, registro y funcionalidades de la tabla específicamente diseñada para la nueva solución complementaria de cuentas por pagar.

Mejoras de interfaz de administración:

• Introducción de la interfaz interactiva del administrador

• Cuentas de tareas de la cola de la interfaz de usuario del administrador: Para la potenciación del estilo de los informes en futuras mejoras del producto y complementos. Se usa actualmente para los informes en el complemento de cuentas por pagar.

• Asistencia de conexión de la aplicación de la interfaz de usuario del administrador: Es la capacidad de visualizar y enlazar servicios web de terceros en la interfaz de DocuShare Flex. Por ejemplo: Enlace de vistas de informes del servicio de informes de terceros.

• Soporte de campos de relleno automático de la interfaz de usuario de administración para mostrar opciones de menú desplegable dinámico para campos de propiedades o metadatos clave en DocuShare Flex: Los usuarios pueden especificar valores permitidos para determinadas propiedades como selecciones de menús desplegables.

• Interfaz de usuario de administración para la configuración de notificaciones por correo electrónico: Esto permite a los usuarios recibir correos electrónicos siempre que reciban una tarea.

• Opciones de asistencia de la interfaz de usuario del administrador para configurar vacaciones del sitio, semana laboral y programación del año fiscal: esto puede usarse para realizar informes en módulos como el complemento de cuentas por pagar, entre otros que se proporcionarán en el futuro.

• Asistencia de la interfaz de usuario del administrador para agregar tablas de las bases de datos personalizadas mediante CSV: Estas tablas se usan para las funciones de autocompleción y relleno automático.

• La asistencia de interfaz de usuario de administración para títulos de objetos duplicados en la misma carpeta.

• La interfaz del usuario de administración para registros de excepciones del sistema accedidos por coordinadores mediante un navegador web.

Mejoras generales disponibles pero no visualizables en la interfaz:

• Asistencia para la coincidencia de documentos relacionados de forma dinámica mediante SPARQL: Esto se usa para facilitar la coincidencia de documentos para procesos como la coincidencia triple de complementos de cuentas por pagar.

• Rendimiento mejorado para la navegación en sitios grandes.

Soluciones de errores importantes

• Diversas correcciones de la función Retractilar que impedían la implementación correcta en otros servidores de las retractilaciones guardadas.

• Corrección de problemas de sincronización de LDAP que impedían el inicio de sesión de usuario en condiciones de error.

Limitaciones conocidas del sistema

Principal:

• La versión inicial (octubre) de DocuShare Flex 2.5 será solo en inglés. Las interfaces localizadas estarán disponibles en el primer trimestre de 2019.

• AR38465: el número de tareas de facturas procesadas por hora no coincide con la zona horaria del usuario [complementos de cuentas por pagar]. Se usa el navegador de la zona horaria del usuario, ignorando la configuración de la propiedad de la zona horaria del usuario.

• AR38618: el enrutamiento semanal y mensual de informes funcionan de forma distinta a la de los informes horarios. Los informes semanales y mensuales cuentan los trabajos acabados fuera del horario laboral, mientras que los informes horarios solo muestran los trabajos acabados durante el horario laboral.

Conectores:

• General: Los conectores de DocuShare Flex no se han diseñado para la sincronización de documentos de alto volumen.

• General: Los conectores no admiten la sincronización o la copia de tipos de clases personalizadas (solo carpetas y documentos).

• Connector para Salesforce.com: SFDC Lightning Essentials Edition no se admite.

• Connector para DocuSign: Se requiere una suscripción a nivel de API a DocuSign.

• AR38287: Connector para QuickBooks Online (QBO): Los cambios de algunas propiedades de QBO (por ejemplo, el nombre del cliente) no se sincronizan en objetos de DocuShare Flex a menos que el contenido del documento también se actualice en DocuShare Flex.

• AR38291 – Connector para DocuSign: Los caracteres especiales”&”, “<” y “>” especificados en DocuShare Flex (mensaje emergente Crear sobre de DocuSign) no se muestran de forma correcta en la línea de tema de DocuSign.

• AR38329: Connector para QuickBooks Online: Si una factura o presupuesto se elimina de QuickBooks, no se elimina de DocuShare Flex.

• AR38723: Connector para Box: El cambio del nombre de la carpeta raíz de Box en Box, después de que la conexión activa se establece, detiene la sincronización. Esto requerirá la eliminación y el restablecimiento de la conexión en DocuShare Flex.

• AR38724: Connector para DocuSign: Los sobres en la carpeta eliminada de DocuSign o en la cola de purga se sincronizan de forma incorrecta en DocuShare Flex.

• AR38727 – Conectores de DocuShare Flex: Después de que un contribuidor agregue una conexión al destino del conector, la sincronización inicial no se realiza de forma automática. El estado sigue siendo “Configurando el conector…”

• AR38732: Connector para Box: Una carpeta de DocuShare El documento o la carpeta de Flex con la propiedad del título con una barra diagonal o la barra diagonal inversa no se sincronizan en Box.

• AR38741 – Connector para DocuSign: Cuando un nombre de carpeta en DocuShare Flex se cambia, el cambio no se refleja en el nombre del sobre de DocuSign.

• AR38758: Connector para DocuSign: Después de enviar un sobre de DocuSign, los documentos en DocuShare Flex no se bloquean como deberían.

• AR38775 – Connector para DocuSign: Un archivo adjunto no se sincroniza de DocuShare Flex a DocuSign si el usuario hace clic en “Continuar” en DocuSign antes de que se complete la sincronización de documentos de Flex a DocuSign.

• AR38776 – Conectores de DocuShare Flex: Si una carpeta de Flex contiene un tipo de archivo no admitido en DocuSign (por ejemplo, .msg, .tif, .tiff, .xps, .wpd), el estado del conector no cambia a “Conexión activa”. Sigue con el estado “Se está configurando con el conector…”. Sin embargo, no se cargan todos los tipos de archivos permitidos. Solución alternativa: Quite los tipos de archivos no admitidos y el estado del conector cambiará a Conexión activa. Consulte AR38777.

• AR38777 – Connector para DocuSign: Tipos de archivos como “.msg, .tif, .tiff, .xps y .wpd ” se admiten en DocuShare Flex pero no en DocuSign.

• AR38850: Connector para Salesforce.com: Si un documento sincronizado se desplaza de la jerarquía de origen de DocuShare Flex al exterior de dicha jerarquía (para que los tipos de conexiones sincronicen archivos de DocuShare Flex a SFDC), el correspondiente documento en Saleforce no se elimina de la manera esperada. (AR38978 y 38745) Esto también es un problema con Connectors para Box y DocuSign.

• AR38875: La cuenta de Salesforce Enterprise que se usa para la prueba y el desarrollo dispone de un límite de solicitudes de API de 16000 en cada periodo de 24 horas. El intervalo de sondeo del conector prefijado se cambió de 1 a 10 segundos debido a esta limitación.

• AR38994: Los documentos de Word, PowerPoint y Excel creados en Box no se sincronizan en DocuShare Flex.

• AR38997: Conectores de DocuShare Flex: Si una versión anterior de un documento sincronizado se configura como la versión preferida, no se reordenarán las versiones en Salesforce ni en Box, ya que esta funcionalidad no se admite en esos sistemas.

Localización:

• AR39250: El archivo DocuSign Connector – certificate.pdf generado no se ha traducido.

• AR39313: El editor de reglas y el editor de formularios de Webforms no se han localizado completamente.

• Carpetas para la gestión protegida de documentos

• Captura de documentos mediante escáneres de escritorio e impresoras multifunción de Xerox

• Funciones colaborativas y control de versiones de documentos

• Anotación y redacción de documentos

• Búsqueda de texto completo

• Asignación, gestión y derivación de tareas

• Roles de usuario y listas de acceso

Novedades de esta versión

• La función de captura permite el escaneado de documentos a través de escáneres compatibles con TWAIN y la carga de documentos a carpetas de Flex para la indexación y el procesamiento de OCR.

• El procesamiento simultáneo de licencias de usuario aumenta la flexibilidad del acceso de los usuarios a los sitios.

• El cifrado del contenido garantiza su protección mediante el cifrado automático de los documentos al cargarlos. Además, solo se descifran para usuarios que cuentan con acceso de lectura a los documentos.

• El Administrador de incorporación de contenido permite incorporar documentos escaneados mediante servicios de captura de otros fabricantes a DocuShare Flex.

Problemas conocidos. Corrección de errores en esta versión:

• 36176 Los usuarios pueden cerrar sesión sin cerrar el navegador con la gestión de sesiones activada.

• 37121 Se eliminó la opción Cortar del menú de la acción seleccionada para las pestañas Todas las búsquedas guardadas y Mis búsquedas guardadas.

• 37231 Los usuarios ahora pueden mover o eliminar documentos OCR durante su procesamiento.

• SOLUCIONADO: Aparece el mensaje “Complete el evento que falta” en la parte superior de la ventana, incluso después de que el usuario haya proporcionado el contenido de los campos que faltan.