8 preguntas clave para posibles proveedores de gestión de impresión

La gestión de la impresión ha evolucionado más allá de la reparación de maquinaria y la administración de suministros: se ha convertido en un elemento estratégico de su negocio que le ayuda a trabajar de manera más eficiente, a reducir costes, a optimizar procesos y a brindar un mejor servicio a empleados y clientes.

Los proveedores de gestión de impresión no dejan de mejorar. Para poder satisfacer las necesidades de un mercado cambiante, deben ofrecer servicios en constante evolución.

Pero no todos los proveedores de MPS son iguales. Es importante evaluar a conciencia los servicios de gestión de impresión que ofrecen y averiguar si se adaptan a las necesidades de su organización.

A continuación, le sugerimos ocho preguntas clave que debe hacerles:

1.    ¿Ofrecen una solución segura?

El 63 % de las organizaciones aseguran haber sufrido filtraciones de datos relacionadas con la impresión. Es una estadística inquietante, además de un motivo de preocupación para todos.

Las filtraciones relacionadas con la impresión pueden venir provocadas por información confidencial que se olvida en la bandeja de la impresora o por el acceso no autorizado a documentos almacenados en su red o en la nube, por no hablar de los retos que supone para la seguridad la tendencia imparable a que cada trabajador traiga su dispositivo.

Cuando se trata de soluciones para la gestión de impresión, la solidez de la seguridad es imprescindible. No olvide preguntar a su posible proveedor:

• Cómo protege los datos cuando pasan del ordenador a las impresoras.

• Cómo transmite esa información de manera segura.

• Si puede establecer controles de acceso para diferentes usuarios.

Igualmente importante es que la seguridad de la gestión de impresión que le ofrezca se integre perfectamente con su configuración actual.

2.    ¿Ofrecen la flexibilidad y la integración que usted necesita?

Está claro que, a la hora de gestionar la impresión, no existe una solución universal. Cada organización tiene su propia configuración, por eso debe averiguar si su proveedor de MPS cuenta con la flexibilidad suficiente para adaptarse a su entorno.

Desde las infraestructuras más simples con un servidor y una ubicación únicos, hasta las más complejas con múltiples servidores y ubicaciones, e incluso en marcos multinacionales, la solución tiene que integrarse fácilmente y ser capaz de abordar cualquier nivel de complejidad.

Debe ser compatible con servidores de impresión, impresión directa mediante IP o una combinación de ambos, además de ayudarle a optimizar su infraestructura en materia de gastos, facilidad de gestión y experiencia de usuario.

La integración con su infraestructura tecnológica actual es fundamental para que las interrupciones durante la incorporación (o después de esta) sean mínimas. La mayoría de las organizaciones cuentan con complejos ecosistemas tecnológicos, por lo que una solución de MPS ha de convivir en armonía con los proveedores, las tecnologías y los procesos actuales.

3.    ¿Pueden elaborar informes de utilidad?

Su proveedor de MPS no debería configurar soluciones y después olvidarse. Su entorno de impresión está en constante desarrollo, por lo que resulta esencial obtener información de los datos para seguir mejorándolo de manera continuada.

Asegúrese de que la capacidad para elaborar informes es dinámica, es decir, que se analiza y supervisa el uso en tiempo real para ayudarle así a mejorar la seguridad, la responsabilidad y el rendimiento. Lo ideal sería poder examinar a fondo las cifras generales para llegar hasta los detalles, así como personalizar los informes de manera que sean relevantes para sus objetivos e indicadores clave de rendimiento (KPI).

Infórmese sobre la generación de informes, su programación y su mecanismo de presentación, p. ej. email o panel de control. Averigüe también si el proveedor cuenta con conocimientos especializados para convertir los datos en bruto en información útil que pueda mejorar sus resultados. 

4.    ¿El tipo de solución que ofrecen es universal o personalizada?

Al evaluar un servicio de MPS, es importante considerar si se trata de una inversión rentable: solo debe pagar por lo que realmente utiliza.

Un sistema modular y flexible es imprescindible si quiere beneficiarse al máximo de las posibilidades de ahorro que el servicio le ofrece. Puede ir añadiendo módulos a medida que crezca su organización y aumenten sus necesidades. También, por supuesto, reducirlos si lo que busca es recortar su inversión.

Un sistema flexible de pago, con desembolsos realizados a medida que se utilizan los servicios, le garantiza el máximo rendimiento de su inversión, además de la previsibilidad de los gastos.

Evite las ataduras de un contrato sin flexibilidad.

5.    ¿El servicio podría plantear dificultades a sus usuarios o a su departamento de informática? 

El servicio de gestión de impresión debe encontrar el equilibrio entre las necesidades de los usuarios y las del equipo técnico, necesidades que a menudo son contrarias.

Los usuarios quieren imprimir fácilmente y sin contratiempos, en cualquier dispositivo, momento o lugar. Necesitan tener acceso a los documentos y poder enviarlos, escanearlos y compartirlos de manera sencilla y eficaz, ya se encuentren en la oficina, en casa o de un sitio a otro.

Pero esta libertad y flexibilidad no deben significar un aumento de trabajo para su departamento de informática. Lo que este necesita es una solución fácil de configurar y administrar a medida que se agregan impresoras y usuarios, y fácil de adaptar a las exigencias cambiantes de un entorno de impresión activo.

6.    ¿Ofrecen una solución adaptable al crecimiento de su organización?

Se trata de una pregunta fundamental para un proveedor de MPS. Ningún entorno de impresión permanece estático mientras una empresa crece y se desarrolla. Los nuevos usuarios, departamentos y oficinas, dentro y fuera del país, conforman un sistema complejo.

Si a esto añadimos nuevas tecnologías y prácticas de trabajo (como el trabajo móvil, que representará casi tres cuartas partes de la población activa en EE. UU. en 2020), se hace evidente la necesidad de un enfoque flexible y adaptable.

Por eso es fundamental preguntar si existen limitaciones en cuanto al número de impresoras multifunción que admite el servicio y cómo gestiona las infraestructuras multinacionales o con varias ubicaciones.

7.     ¿Podrán reconocer oportunidades para reducir gastos? 

No olvide preguntar al proveedor de MPS si sus servicios incluyen información detallada acerca de los usos y costes de impresión, que permita identificar posibilidades de ahorro y mejoras en el rendimiento. Debería tener acceso a un análisis detallado de los hábitos de uso que pueda segmentar a su antojo, según usuario, dispositivo, departamento, servidor de impresión u oficina.

Así puede comprobar si está sacando el máximo partido a su inversión en infraestructura (analizando dispositivos que se usan en exceso o muy poco), si trabaja de la manera más eficaz posible (con ubicaciones de impresión optimizadas para grupos de trabajo) o si logra realizar economías de escala (realizando los pedidos de suministros de forma proactiva y centralizada). 

8.    ¿Son de primera categoría y ofrecen garantías de futuro?

Muchas soluciones de gestión de impresión se desarrollan de manera interna. A primera vista, esto no supone ningún problema. El inconveniente está en que no suelen ofrecer un servicio completo. Carecen de la solidez que le brinda un proveedor que cuenta con el conocimiento a fondo del sector y con la experiencia práctica de miles de clientes a lo largo de los años.

A veces, las soluciones hechas a medida se ven superadas por la velocidad de los cambios y son incapaces de adaptarse a las nuevas tecnologías o de crecer con facilidad. Los proveedores especializados desarrollan sus soluciones siguiendo las mejores prácticas del sector y evolucionan constantemente para integrar los últimos avances tecnológicos y las prácticas laborales más recientes.

Con tantas opciones donde elegir entre las empresas de gestión de impresión, es fundamental hacer las preguntas oportunas. Las respuestas a estas ocho cuestiones clave le ayudarán a tomar la decisión adecuada para sus usuarios, su departamento de informática, sus clientes y su negocio. 

Para más información, consulte nuestra sección de servicios de impresión gestionados.