Una explosión de color: El Distrito Escolar Independiente de Frisco se ha redefinido para crecer con la inyección de tinta
Con 73 escuelas y 66.000 alumnos, el Distrito Escolar Independiente de Frisco (ISD), en Texas, es uno de los sistemas escolares públicos que más rápidamente crece en el país.
El Centro de Impresión del Distrito Escolar Independiente de Frisco atiende las distintas necesidades de impresión de esta comunidad de educadores, estudiantes, personal y familias en expansión. Esta planta de impresión, que lleva mucho tiempo trabajando con Xerox, cuenta con 13 prensas Xerox Nuvera® 120, 2 prensas de producción Xerox® Iridesse® y una prensa Xerox® Versant® 3100 en un espacio reducido que, hasta finales de 2020, producía más de 2500 trabajos al día y 10 millones de impresiones al mes.
Sin embargo, con la continua expansión del distrito, el Centro de Impresión empezaba a preocuparse por su capacidad para asumir más volumen. No había espacio físico disponible para encajar más equipos de producción en su planta. Se encontraban «estancados», lo que suponía un gran problema.
Una mecha muy, muy larga
Según Sherri Broderick, directora de los servicios de impresión, correo y cartelería de Frisco, el equipo llevaba tiempo contemplando la posibilidad de pasar a la inyección de tinta para poder gestionar sus volúmenes cada vez mayores con menores costes por página, pero a pesar de tener la sensación general de que sería una buena estrategia, no habían dado el paso. «Queremos estar a la vanguardia, y lo estamos en muchas áreas, incluyendo la impresión de la web a la imprenta», dijo. «Pero cuando hay que dar el salto a la inyección de tinta, nos tomamos nuestro tiempo para tomar la decisión correcta».
Se produjeron dos hechos que sirvieron para materializar lo que hasta entonces había sido una estrategia a menudo debatida pero nunca puesta en práctica.
«Queremos estar a la vanguardia, y lo estamos en muchas áreas, incluyendo la impresión de la web a la imprenta», dijo. «Pero cuando hay que dar el salto a la inyección de tinta, nos tomamos nuestro tiempo para tomar la decisión correcta».
Una explosión de color
De repente, el color estaba en todas partes. «Había un deseo de mejorar la experiencia de los estudiantes: aumentar la permanencia y elevar los resultados de los exámenes», dijo Broderick. «El color estaba en plena expansión». Desde hace mucho tiempo, las investigaciones han demostrado que el uso del color en los materiales educativos puede mejorar la capacidad de atención y el recuerdo, por lo que, naturalmente, los profesores y gestores querían utilizar el color siempre que fuera posible para fomentar el sentimiento de pertenencia. Pero las mismas prensas Xerox® Iridesse® y Versant® que permitían al Centro de Impresión del Distrito Escolar Independiente de Frisco producir materiales de marketing, programas de graduación y otras publicaciones de alta calidad con colores impresionantes, tenían un coste prohibitivo para la producción en color del día a día de los programas de estudio. Necesitaban una opción más asequible.
De las dificultades a las oportunidades
A principios de 2020, cambió todo. Con las restricciones de la pandemia que hacían que los estudiantes se quedaran en casa, el volumen de impresión mensual disminuyó drásticamente. Junto con las inminentes renovaciones de los contratos de arrendamiento de equipos, existía una clara oportunidad de reconsiderar la combinación de equipos, la superficie ocupada y la eficiencia operativa.
RETO: Color asequible con margen de crecimiento
«Tuvimos que buscar algo que nos proporcionara más velocidad y capacidad para afrontar el volumen que iba a haber de aquí a cinco años», dijo Broderick, sin aumentar el número de empleados, lo que significaba más automatización para menos intervenciones. También encabezaba su lista de prioridades el encontrar una forma de ofrecer a los educadores color convencional más asequible y liberar espacio en su saturada planta de producción para mejorar el acceso y disponer de más equipos de acabado.
Objetivos «imprescindibles» de Frisco ISD
Optimización de los costes
Reducir los costes de tinta y tóner; hacer que el color convencional sea más asequible para el material didáctico.
Más funciones
Dejar libre la máquina Iridesse para que produzca más aplicaciones de alto valor y mantener los trabajos de gestión y marketing en las instalaciones.
Tamaños adecuados
Reducir el número de máquinas Nuvera sin sacrificar la capacidad de respuesta para satisfacer la demanda de cada temporada.
Automatizar
Incorpora más productividad con mayor automatización de procesos de trabajo y mayor acabado en línea. Crear un proceso minimizando manipulaciones de principio a fin.
El equipo de Frisco ISD determinó sus objetivos imprescindibles, que incluían la reducción del coste de la producción en color convencional, la capacidad de gestionar los volúmenes de trabajo previstos tras la pandemia y la entrada y salida del trabajo del taller de forma más rápida y eficaz.
SOLUCIÓN: Un enfoque Mejor juntos
El Distrito Escolar Independiente de Frisco involucró a su equipo de confianza de Xerox para que le ayudara, incluyendo un análisis muy detallado del coste/ ahorro para dar el salto a la inyección de tinta, además de debates sobre fiabilidad, automatización y aumento de la productividad.
El plan resultante incluía sus necesidades actuales -con los sistemas de impresión existentes necesarios-, y proporcionaba al mismo tiempo la flexibilidad necesaria para ampliarlo en el futuro, a medida que vayan cambiando las necesidades y el distrito siga creciendo.
Al añadir dos prensas Xerox® Baltoro®, el Distrito Escolar Independiente de Frisco pudo reducir el coste de suministrar a sus alumnos planes de estudio en color de alta calidad. Y con un precio por página atractivo para trabajos en monocromo, las nuevas prensas Baltoro® también podrían atender de forma fiable las solicitudes continuas de trabajos en blanco y negro.
Prensa de inyección de tinta Xerox® Baltoro® HF
También podían:
Redimensionar su superficie ocupada de producción en cuanto a capacidad y sistemas redundantes, eliminando 10 de sus 13 prensas Xerox Nuvera® y actualizando las tres restantes.
Añadir nuevos dispositivos de acabado en línea para acelerar la finalización del trabajo y reducir la necesidad de procesos manuales.
Liberar su prensa Iridesse® para trabajos de color de alto valor, manteniendo más trabajo en la planta y añadiendo oportunidades de crecimiento.
Y al utilizar el software de automatización de procesos de trabajo Xerox® FreeFlow® Core para añadir información fundamental a las fichas de trabajo, realizar comprobaciones previas y dirigir los trabajos a la cola adecuada para el acabado, han añadido mayor eficiencia y velocidad en todo el proceso de impresión, además de dejar libre al personal para que pueda realizar otras tareas de mayor valor.
ANTES
13 - Prensas Xerox Nuvera®
2 - Prensas de producción Iridesse® de Xerox®
1 - Prensa Xerox® Versant® 3100
DESPUÉS
3 - Prensas Xerox Nuvera®
2 - Prensas de producción Iridesse® de Xerox®
2 - Impresoras de inyección de tinta Xerox® Baltoro® HF
Automatización del flujo de trabajo con Xerox® FreeFlow® Core
Superficie ocupada menor
Coste de color inferior
Monocromo más rápido
Procesos de trabajo integrados
Color específico de alto valor
Sistemas redundantes
RESULTADOS: Flexible. Asequible. Orientado al futuro.
En cuestión de meses se consiguió el éxito de la transformación, gracias a una cuidadosa planificación y al compromiso de los equipos de Frisco ISD y Xerox.
«Fue realmente una instalación relámpago», dijo Broderick. «Pero Xerox se trajo a su equipo A, así que todo fue como la seda».
100%
Aumento de la velocidad en los trabajos monocromos
200
Más trabajos en la imprenta cada día al poner color y monocromo en la misma prensa
90%
Reducción del coste por impresión en color
100%
El ahorro se traslada al distrito
Junto con una entrega más rápida y una producción en color y en blanco y negro más asequible, Frisco ISD se ha fijado el objetivo de mantener más trabajos en sus instalaciones utilizando sus prensas Iridesse® y Versant® al máximo de su potencial. «Ahí hay un gran potencial», dijo Broderick. «La gente accede a Zazzle.com o a Pinterest y ve cosas», apuntó. Llaman y preguntan: «¿Cómo puedo hacer eso?». Le encanta hacerles saber que su equipo puede ayudarles. «Ahora tenemos la flexibilidad necesaria para ofrecerles opciones realmente muy variadas».
El aumento de la velocidad y el volumen -aunque previsto y esperado- sorprendió y alegró a los trabajadores de la imprenta, que al principio no podían seguir el ritmo de clasificación y agrupación de la producción más rápida. «Había mucho entusiasmo», dijo Broderick, por conocer el nuevo equipo y las capacidades de la prensa Baltoro®. «Fue tremendo».
4 estrategias para una operación de impresión más flexible y a prueba de futuro
Tecnología destacada
Prensa de inyección de tinta Xerox® Baltoro® HF
Inkonomics amplificada.
Prensa Xerox® iGen® 5
Sea ingenioso.
Xerox® FreeFlow® Core
Automatización e integración para todo el flujo de trabajo de impresión.
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