Caso de estudio: 100 años -y 500 cajas- de registros en papel, ahora digitalizados
Family Service Toronto (FST) estaba tan ocupada atendiendo a los usuarios que dejó de lado sus propios problemas con el papel. Desde 1914, FST ha puesto en contacto a los habitantes de Toronto en apuros con el asesoramiento, desarrollo comunitario, defensa y educación pública. A lo largo de un siglo, los servicios y clientes de FST han ido creciendo, al igual que sus registros en papel. Y al final nos ha pedido ayuda.
El personal administrativo de FST solía realizar muchas entradas y validaciones manuales de datos, que consumían mucho tiempo y resultaban susceptibles de errores humanos. Dado que los volúmenes ingentes de documentos no dejaban de crecer, FST se dio cuenta de que se estaba quedando sin espacio en las oficinas y necesitaba una gran operación de limpieza.
Mediante la asociación estratégica de FST con Xerox Canadá, ayudamos a digitalizar su sistema de registros en papel, incluidas 500 cajas tipo archivo definitivo Banker Box. También instalamos y gestionamos una flota de dispositivos con tecnología Xerox® ConnectKey®, y aplicaciones automatizadas que ayudan a impulsar una serie de procesos empresariales diarios clave.
Aspectos más destacados de los resultados
Con la solución nueva Gestión de contenidos empresariales Xerox® implantada, FST espera un retorno de la inversión del 20 % en la digitalización de documentos en diversos departamentos, así como una reducción de los tiempos de auditoría y un aumento del espacio de oficina. Eche un vistazo a estos otros aspectos destacados:
Se consiguió el cumplimiento de los requisitos legislativos para la conservación de registros.
Se pudo digitalizar unas 500 cajas de archivos definitivos de registros en papel para facilitar el acceso y la recuperación eficiente.
Se ha diseñado la arquitectura de archivos y la estructura de metadatos en función de las necesidades de los usuarios. El personal utiliza ahora impresoras multifunción y escáneres de sobremesa para escanear e integrar documentos en un sistema de almacenamiento Xerox® DocuShare®, que se integra con las bases de datos de clientes, lo que permite un punto de acceso único.
Procesos automatizados en papel específicos para el popular programa Passport de FST. Antes, las facturas y recibos de Passport llegaban por fax y correo electrónico que se imprimían, procesaban, escaneaban y trituraban.
Se redujo el tiempo de procesamiento de las facturas del programa Passport en un 60 %, se logró una mejora de la precisión, se eliminó la introducción de datos duplicados y se convirtió la presentación de documentos manual acumulativa en un flujo de trabajo único y automatizado.
El nuevo portal de presentación de facturas incorpora un sistema de notificación por voz y texto que confirma los pagos de los clientes.
«En general, mejoraron enormemente nuestro servicio al cliente y nuestra capacidad».
Descubra lo que una solución similar de Xerox podría hacer por su negocio.
Xerox® DocuShare®
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Xerox® ConnectKey® for DocuShare®
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