Las impresoras suben el listón de la experiencia de usuario (UX)

Cómo contribuye una mejor experiencia de usuario a que las impresoras impulsen la transformación digital

¿Recuerda cuando lo único que hacían las impresoras era imprimir?

Esos días han pasado a la historia. Las impresoras multifunción de hoy son inteligentes y versátiles. Además de imprimir, escanear y mandar faxes, ahora pueden enviar documentos de manera inteligente, traducirlos y mucho más.

Al transformar los flujos de trabajo, tanto en papel como digitales o móviles, las impresoras multifunción permiten a los usuarios trabajar de forma más productiva. Gracias a ello, las organizaciones funcionan de un modo eficaz y optimizan costes.

En efecto, las impresoras multifunción aceleran el avance de las empresas hacia su transformación digital. Una de las maneras fundamentales en que lo logran es al transformar la experiencia de usuario (UX).

La experiencia de usuario en primera plana

No se trata de un elemento aislado. La experiencia de usuario (UX) es el conjunto de interacciones que el usuario mantiene con un dispositivo y la tecnología que lo respalda.

Por eso, en lo que respecta a sus impresoras, es vital que los usuarios tengan una experiencia que les facilite trabajar en equipo, compartir información y mantener la productividad. Por esta razón, las impresoras más avanzadas del mercado dan prioridad a los siguientes aspectos:

• Facilidad de uso y familiaridad. Las impresoras multifunción de última generación cuentan con una interfaz de pantalla táctil, semejante a una tableta o smartphone e igualmente configurable. Los usuarios seleccionan la aplicación adecuada a cada tarea, pudiendo elegir en una biblioteca de aplicaciones cada vez más amplia.

• Asistencia a la carta. Anteriormente, las impresoras eran la causa de gran parte de las solicitudes de asistencia técnica. Hoy, ya no es necesario pedir ayuda o consultar manuales para aprender a usar una nueva función. Desde la misma interfaz del dispositivo, los empleados pueden acceder a breves vídeos con instrucciones, sacando el mayor partido posible a sus impresoras sin tener que recurrir al servicio de asistencia técnica.

• Flexibilidad de formato. En una empresa con competencias digitales, los empleados se encuentran a menudo con documentos «híbridos». Por ejemplo, un contrato se crea online, luego se imprime para firmarlo y finalmente se escanea para archivarlo en formato digital. Para gestionar adecuadamente estos «documentos híbridos», las organizaciones necesitan un método fácil y seguro de transformar documentos impresos en formato digital y viceversa.

• Escaneo exhaustivo. La información de su organización circula por las impresoras en forma de documentos. Sus dispositivos multifunción pueden hacer que sea más fácil no solo encontrar esos documentos, sino también realizar búsquedas dentro de los mismos. Las impresoras avanzadas de hoy llevan integrado el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), de forma que al escanear crean archivos PDF que permiten realizar búsquedas de texto. El escaneo con detección automática del color permite asimismo determinar si un documento está en color o blanco y negro. Gracias a la vista previa, los usuarios pueden incluso hacer cambios antes de escanear o enviar un fax. También es posible escanear directamente a aplicaciones como Dropbox, Google Drive u Office 365.

• Flujos de trabajo en un clic. La información digital sirve de poco si no le ayuda a optimizar su flujo de trabajo. Las impresoras multifunción actuales pueden llevar a cabo tareas rutinarias complejas o repetitivas y guardar la configuración para poder repetirlas en el futuro. Digamos que sus usuarios tienen que escanear una factura, enviarla al departamento de contabilidad y guardarla de forma segura en la nube. En lugar de repetir movimientos cada vez que se enfrentan a la misma tarea, las impresoras multifunción les permiten realizarla con solo pulsar un botón en la interfaz de la pantalla táctil. Los proveedores de MPS pueden ayudar a sus clientes a configurar aplicaciones y flujos de trabajo a su medida.

La experiencia de usuario entre bastidores

La experiencia de usuario no se acaba en la interfaz de la impresora. Las mejoras que introducen en este aspecto los dispositivos inteligentes y multifunción se extienden hasta la gestión de la flota de impresoras, contribuyendo a simplificar y agilizar el proceso.

Encargan suministros de manera proactiva

Uno de los motivos más comunes por los que no se puede imprimir es porque la impresora se ha quedado sin tóner. Esto es frustrante para los empleados y suele pillar por sorpresa tanto a directores como al equipo técnico, que tienen que acudir en seguida a reponer suministros, lo que nunca es del gusto de nadie.

La reposición automática de suministros evita este tipo de situaciones y permite mantener todo en perfecto funcionamiento.

Las impresoras inteligentes actuales pueden controlar de manera automática los niveles de tinta y tóner y comunicarse directamente con el sistema de pedidos. Se trata de un proceso automático de principio a fin, que no requiere de intervención alguna, aparte de leer las notificaciones enviadas por email al contacto designado.

Basándose en las pautas de uso, el sistema lleva a cabo los pedidos con mucho tiempo de antelación de forma que nunca se agotan de improviso. Esto evita también el problema recurrente de los pedidos en exceso, con la consiguiente falta de espacio que generan. Al optimizar las entregas y los pedidos, también reduce su huella de carbono y le ayuda a lograr sus objetivos de sostenibilidad.

Evitan interrupciones

Otro problema muy común son los embotellamientos que se crean cuando una impresión se bloquea con algún obstáculo, impidiendo otras impresiones posteriores.

Las impresoras multifunción actuales cuentan con tecnología de «impresión continua» integrada, que les permite «aparcar» trabajos de impresión que plantean problemas hasta poder resolverlos, mientras mantienen el flujo de impresión de manera ininterrumpida y evitan así que la productividad se vea afectada.

Análisis de los datos de impresión

Al estar totalmente conectadas, las impresoras multifunción se mueven en el mundo del «Internet de las cosas» y ofrecen un flujo continuo de información que podrá transformarse en inteligencia empresarial de utilidad.

La analítica de usuario nos muestra qué imprime cada uno, en qué impresora, si lo hace en color o blanco y negro y en qué tipo de material. Esta información ayuda a su proveedor de MPS a optimizar su entorno de impresión. Con todos estos datos al alcance de la mano, la contabilidad y la asignación de costes se hacen mucho más sencillas.

Potencian la revolución móvil

El aumento de trabajadores móviles hace que se generalice cada vez más la impresión móvil, lo que lleva a las organizaciones a intensificar sus esfuerzos por lograr un entorno de impresión adaptado a dispositivos móviles. Saben que, de esta forma, aceleran en gran medida su transformación digital.

Y, de nuevo, la experiencia de usuario juega un papel clave.

Gracias a aplicaciones multiplataforma y fáciles de usar, los trabajadores en movimiento pueden imprimir con la misma facilidad con la que envían un email, sin necesidad de instalar un controlador de impresión o enfrentarse a complicadas configuraciones. Con solo un clic, el usuario puede imprimir de forma rápida y segura, ya se encuentre en la oficina, en su casa o de un lado para otro.

UX + DX = una fórmula ganadora

Se podría pensar que la transformación digital (también conocida como DX) es cosa solo de tabletas y smartphones. Sin embargo, las impresoras multifunción inteligentes de última generación juegan un papel igual de importante.

Estos dispositivos han experimentado una profunda transformación: se han reinventado por completo para adaptarse al entorno de trabajo digital y acelerar esta conversión. Siguiendo el modelo del smartphone y la tableta, las impresoras de hoy logran que cada función sea tan sencilla como pulsar un botón, aumentando así la productividad de los trabajadores y simplificando el flujo de documentos que circulan por toda organización.

Por eso, si está preparando planes para su transformación digital, no olvide tener en cuenta sus impresoras multifunción inteligentes: juegan un papel fundamental.