Protect
Muchas soluciones prometen mantener sus datos seguros, pero un área en la que se está prácticamente a merced de los demás es el intercambio de archivos.
Las empresas deben compartir información para sobrevivir, pero poco pueden hacer para controlar esa información una vez que sale del perímetro de su propio cortafuegos, tanto si es de manera errónea como malintencionada.
Tres áreas de interés.
Transmisión por correo electrónico
La forma más sencilla y rápida de compartir información. Es susceptible de que se produzcan errores, de que se siga distribuyendo sin control y de que las cuentas de correo electrónico se vean comprometidas por actividades maliciosas.
Compartir archivos / Soluciones de alojamiento
En los últimos años, compartir archivos de gran tamaño de forma externa se ha convertido en algo rápido y sencillo, pero muchas de estas soluciones permiten distribuir enlaces de intercambio de archivos completamente abiertos.
Otro problema al que puede enfrentarse al utilizar servicios «gratuitos», su información de identificación personal puede ser recopilada y utilizada para otros fines.
Distribución física
¿Alguna vez le han entregado una carta o un paquete que no era suyo? ¿Y si deja un documento en su mesa o en un lugar público? Incluso cuando se llevan documentos encima, la gente no siempre los protege como debería
Lamentablemente, todo esto ocurre con más frecuencia de lo que a las empresas les gustaría.
Entonces, ¿cómo puede ayudar el flujo de trabajo «Protect» de Workflow Central1 a reducir estas áreas de riesgo?
Al compartir documentos a través del flujo de trabajo «Protect», los creadores pueden establecer hasta 3 niveles de seguridad para cada documento. Y gracias a la capa de seguridad inteligente que coloca alrededor del archivo, siempre permanece con el documento independientemente de cómo se comparta.
Seguimiento de vistas - Esto permitirá realizar un seguimiento del número de vistas del documento.
Seguimiento de los espectadores - Esto permitirá realizar un seguimiento del número de visualizaciones del documento y de quién lo ha visto.
Restricción y seguimiento de espectadores - Esto hará un seguimiento del número de visualizaciones del documento y restringirá quién lo ve.
Con cualquiera de las opciones elegidas, los creadores pueden establecer parámetros de caducidad para la visualización. Dichas visualizaciones pueden realizarse después de una fecha o un número de días determinados; para los niveles 2 y 3, los creadores pueden fijar el número máximo de visualizaciones permitidas. Si un documento se envía accidentalmente a la persona equivocada, puede caducar inmediatamente o en cualquier momento una vez enviado.
Para evitar que se comparta con direcciones de correo electrónico externas, los creadores pueden restringir el documento a un dominio o dominios específicos - lo que resulta de gran utilidad para los documentos de «Uso interno» que deben mantenerse en el ámbito interno.
Con los niveles 2 y 3, los creadores pueden incluso agregar identificadores de captura de pantalla al documento compartido, lo que imprime el nombre del destinatario en el documento en caso de que utilice «Imprimir pantalla» u otro software de captura de pantalla. De este modo se puede disuadir de seguir compartiendo, ya que los lectores ven visualmente que si compartieran una instantánea de cualquier página o parte de una página, correrían el riesgo de que la filtración pueda rastrearse fácilmente.
Y no olvidemos la impresión. Aunque hay muchas buenas razones para imprimir un documento, hay ciertos documentos que sencillamente ¡no quiere que se impriman! Con «Protect», la función de impresión restringida es un ajuste predeterminado, pero para los que se pueden imprimir, mediante el flujo de trabajo «Redact», puede asegurarse de que se oculte cualquier información de identificación personal antes de imprimirla.
Tanto si tiene trabajadores que trabajan desde casa, que se desplazan, que están permanentemente en la oficina, o prácticas de trabajo híbridas y flexibles, las empresas pueden hacer más con «Protect» para proteger sus activos más valiosos con una solución de seguridad fácil de usar e intuitiva de Xerox.
¿Cómo puede ayudarme en mi puesto de trabajo?
Registros de pacientes o corresponsales que contengan cualquier información de identificación personal (IIP).
Conceptos / planes de I+D, otra documentación que contenga Propiedad Intelectual (PI).
Contratos o acuerdos o documentos justificativos de confidencialidad.
Funciones adicionales de mejora de la productividad de Workflow Central
Cree un flujo de trabajo automatizado para supervisar los documentos importantes que deben estar siempre seguros. En cuanto llegan a la carpeta en la nube elegida2 o a la bandeja de entrada del correo electrónico2, el flujo de trabajo automatizado aplica el flujo de trabajo «Protect» en segundo plano, sin intervención del usuario. Más información
Nota: los dispositivos móviles iOS no pueden abrir documentos protegidos en el momento del lanzamiento, es necesario descargarlos en un PC o Mac.
¹ Requiere suscripción avanzada
2 Los destinos de entrada y salida admitidos incluyen el correo electrónico (MS Exchange Online) y los repositorios en la nube (MS 365 SharePoint y MS OneDrive).
Productividad imparable con independencia del lugar de trabajo.
¿Preparado para decir adiós a los retos cotidianos de la vida laboral? La plataforma Workflow Central de Xerox® puede ser de gran ayuda. Empecemos.