Con la solución digital de Xerox, Survey & Land Registration Bureau de Bahrain actualiza su servicio
Se trata de Survey & Land Registration Bureau (SLRB) de Bahrein, que custodia todos los registros de la propiedad en el Reino de Bahrein. SLRB es también la agencia cartográfica nacional. Los registros de la propiedad de SLRB datan de la década de 1920 y contienen información sobre la propiedad y datos de las transacciones en forma de registros y libros de contabilidad que ahora tienen importancia histórica.
Debido a causas naturales y al uso continuado, los registros y los libros de contabilidad se han ido deteriorando. Acceder a la información que se necesitaba requería mucho tiempo y provocaba retrasos en los servicios relacionados con el registro y los futuros desarrollos previstos. Otro motivo de preocupación eran los posibles riesgos para la salud, como la infección por hongos que podían provocar los registros físicos encuadernados.
«Nuestra limitación principal consistía en acceder a la información necesaria en un plazo determinado. Solo el personal autorizado puede acceder a estos documentos históricos y los procedimientos para obtener información solían ser lentos».
Además, SLRB quería digitalizar y añadir estos documentos a su repositorio central. Esto supondría limitar el acceso físico a los documentos, a la vez que permitiría acceder a los documentos digitales de forma segura y controlada. En las transacciones inmobiliarias es fundamental buscar y comprobar el historial de las propiedades. SLRB está avanzando rápidamente en la prestación de diversos servicios en línea a sus clientes. Por lo tanto, para tomar decisiones de forma más rápida es fundamental integrar los registros físicos digitalizados con esos repositorios digitales.
Por su tecnología y experiencia, Xerox fue elegida frente a otros posibles proveedores de servicios. «SLRB conocía la capacidad y profesionalidad del equipo local de Xerox para suministrar la solución. Hace tiempo, Xerox escaneaba mapas de parcelas que contenían información sobre transacciones inmobiliarias de forma satisfactoria para SLRB. La manipulación de estos mapas de parcelas supuso un reto debido a sus tamaños distintos, materiales diferentes y su fragilidad. Xerox se hizo cargo de todos los mapas de forma segura", afirmó Mr. Ammar.
Xerox ejecutó el proyecto en dos fases. Se numeraron los libros de contabilidad y los registros para facilitar su seguimiento y se digitalizaron en formatos PDF y TIFF, para después indexarlos cuidadosamente según los criterios específicos proporcionados por SLRB. Posteriormente, los documentos digitalizados se exportaron a la plataforma Xerox® DocuShare®. Xerox ejecutó el proyecto como servicio, proporcionando lo necesario para lograr los objetivos. SLRB facilitó espacio y otras infraestructuras.
Actualmente, todos los usuarios autorizados pueden consultar los libros de contabilidad y los registros en Xerox® DocuShare® ECM. Gracias al acceso a los registros históricos, los usuarios han podido mejorar su eficacia y precisión.
Ventajas principales:
Actualmente, los documentos digitalizados forman parte de un repositorio central seguro y controlado
Indexación inteligente para facilitar la recuperación
Búsqueda / tramitación de solicitudes más rápida y sencilla
No es necesario acceder físicamente a los archivos
Mejoras importantes en los servicios de registro
«Con Xerox® DocuShare®, estamos ahorrando mucho tiempo y nuestros procesos han pasado a ser más eficientes, seguros y fáciles de usar. Estamos encantados con el servicio prestado por Xerox y su asistencia continua en la gestión del ciclo de vida de los documentos».
El reto
El acceso a la información relacionada requería mucho tiempo, lo que provocaba retrasos en la prestación de servicios tanto a los ciudadanos como a las organizaciones.
El estado de los registros SLRB se estaba deteriorando debido a causas naturales y al uso continuado.
Riesgos potenciales para la salud de los usuarios.
La solución
Digitalización de los registros de SLRB con indexación precisa siguiendo requisitos específicos.
El uso del software DocuShare® ha permitido acceder a los documentos de forma fácil, inteligente y segura desde cualquier lugar.
Los resultados
Registros digitalizados en un depósito central seguro
Acceso fácil y controlado en un entorno digital.
Mayor eficacia, mayor rapidez en la toma de decisiones y reducción al mínimo de los retrasos.
Indexación inteligente para facilitar la recuperación.
Descargar el caso de estudio completo [en inglés]
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