Cómo una escuela de negocios internacional ha transformado los servicios de impresión para mejorar la experiencia de los estudiantes
IESE unifica servicios y añade digitalización con los Servicios gestionados de impresión Xerox®.
IESE Business School es una universidad de negocios internacional que ofrece programas MBA y de formación de directivos que figuran entre los mejores del mundo. Fundada en 1958, tiene sedes en Barcelona, Madrid, Munich, Nueva York y Sao Paulo.
En IESE querían un sistema de gestión de la impresión más flexible y protegido que se integrara mejor en sus entornos de oficinas y centros de impresión, y que prestara un servicio mejor a estudiantes, profesores y personal de sus campus de Barcelona y Madrid. También quería incorporar funcionalidades tecnológicas que ofrecieran una experiencia mucho más digital y nuevas soluciones de valor para sus más de 5000 usuarios.
El modelo de servicios de impresión nuevo tenía que integrar los recursos de impresión para su centro de reprografía y los servicios de impresión distribuidos, funcionar en todas las líneas de negocio y tecnologías de la escuela e integrarse con su plataforma de pago mediante la cual los alumnos pagan los servicios.
Después de haber revisado cinco posibles proveedores en su proceso de solicitud de propuestas, la escuela eligió a Xerox para implantar rápidamente un modelo de impresión mejorado y unificado antes de que los estudiantes regresaran al campus.
El equipo de marketing del sur de Europa de Xerox adaptó las prestaciones ofrecidas por los Servicios gestionados de impresión Xerox® para crear un modelo de servicio flexible, seguro y productivo.
Ahora IESE puede ofrecer servicios de impresión más eficientes y productivos a alumnos, profesores y personal interno con un único socio estratégico.
El reto
Un único proveedor de servicios de impresión más flexible
La escuela de negocios IESE, una prestigiosa universidad de negocios internacional con sedes en Barcelona, Madrid, Múnich, Nueva York y Sao Paulo, deseaba disponer de un modelo de servicios de gestión de la impresión que ofreciera una mayor integración y flexibilidad para sus campus de Barcelona y Madrid.
Buscaba un proveedor único que integrara los recursos de impresión entre su departamento central de reprografía y los servicios de impresión distribuidos que atienden a los estudiantes en cuatro ubicaciones distintas de sus campus. El modelo tenía que ofrecer funciones de impresión y escaneado con PC/MAC, teléfonos móviles y correo electrónico y mejorar las prácticas de ciberseguridad y sostenibilidad de la escuela.
También era fundamental que el sistema funcionara con la herramienta de pago de la escuela, que permite a los alumnos utilizar diversos métodos de transacción. Además, el sistema debía integrarse con diferentes funciones basadas en directorios activos y un centro de datos basado en la nube para gestionar los procesos de recuperación y alta disponibilidad.
Por último, IESE necesitaba un sistema que ofreciera funcionalidades para crear un entorno digital que permitiera a profesores y alumnos escanear exámenes y otros documentos y aprovechar plataformas de gestión de información escolar de terceros.
El proveedor elegido disponía únicamente de un mes para completar la transformación del sistema antes de que los estudiantes regresaran al campus.
La solución
Un plan integral de servicios de impresión gestionada
Después de analizar cinco posibles proveedores en su proceso de solicitud de propuestas, IESE decidió asociarse con el Equipo de marketing del sur de Europa de Xerox para aprovechar los Servicios gestionados de impresión Xerox®. Un factor decisivo fue que Xerox ofrecía la flexibilidad necesaria para trabajar con todas las líneas de negocio y funcionalidad de la escuela, señala Javier Carretero, Arquitecto de soluciones de Servicios gestionados de impresión Xerox.
Xerox elaboró un plan integrado de gestión de la impresión que englobaba las ubicaciones de los servicios reprográficos y de impresión distribuida de la escuela para aprovechar al máximo el servicio en sus campus de Barcelona y Madrid. El sistema se integró con funciones de directorio activo para dar servicio a unos 5000 usuarios, entre los que se encontraban estudiantes de distintas nacionalidades, profesores y personal interno.
El sistema incluye 108 dispositivos de impresión y presta servicio 24 horas al día, 7 días a la semana, incluyendo personal en el campus para ayudar a los usuarios y resolver problemas.
Xerox instaló una prensa Xerox Nuvera® 144, una prensa de producción PrimeLink® B9136 y una prensa Versant® 4100 en el centro de reprografía de la escuela en Barcelona. También desplegó varios MFP VersaLink® C405 y AltaLink® C8145 en cuatro puntos de servicios de impresión distribuidos en ambos campus.
Xerox también ayudó a IESE a crear una infraestructura de nube privada para su servidor central con el fin de gestionar la recuperación de datos y los procesos de alta disponibilidad.
Gracias a las funcionalidades del nuevo sistema, la escuela puede integrarse con una plataforma de gestión de la información escolar de terceros para que profesores y alumnos puedan intercambiar documentos digitales relacionados con los cursos, las matrículas y otros datos de los estudiantes.
Los resultados
Servicios mejorados con una flexibilidad y digitalización mayores
Xerox llevó a cabo el proyecto en el plazo previsto de un mes y dispuso de personal para dar la bienvenida a los estudiantes de vuelta al campus con la correspondiente asistencia técnica. Los alumnos y el personal de IESE disponen ahora de servicios de impresión más fluidos y protegidos mediante un único proveedor estratégico.
Los usuarios pueden utilizar cómodamente diferentes posibilidades de impresión y escaneado mediante PC, MAC, teléfonos móviles y correo electrónico. El personal de asistencia de Xerox in situ está allí durante un periodo de tiempo prolongado para resolver cualquier duda o problema.
El nuevo sistema se integra con las prácticas de ciberseguridad y sostenibilidad de IESE y las mejora, y utiliza funciones de directorio activo para supervisar los privilegios de impresión. La integración del modelo Xerox con la plataforma de pago de la escuela permite a los usuarios pagar los servicios, las máquinas expendedoras y el aparcamiento mediante diversos métodos de transacción.
El sistema Xerox incluía funcionalidades que permiten a estudiantes y profesores digitalizar exámenes y otros documentos además de utilizar plataformas de gestión de información escolar de terceros para crear una experiencia digital mejorada.
El reto
IESE necesitaba un proveedor de servicios de impresión único que integrara la impresión de producción y de oficina en sus campus de Barcelona y Madrid
También quería un modelo más flexible que funcionara en todas las líneas de negocio, que abarcara múltiples tecnologías y dispositivos
El sistema debía integrarse con la plataforma de pago de la escuela para los alumnos y ofrecer diferentes funciones basadas en directorios activos
Tenía que alinearse con las directrices corporativas de seguridad y sostenibilidad
También quería reducir los costes de la infraestructura informática y al mismo tiempo añadir funcionalidades que permitieran un entorno digital
La solución
Los Servicios gestionados de impresión Xerox® ofrecen una solución de gestión de la impresión integral que incluye 108 dispositivos y asistencia 24 horas al día, 7 días a la semana
Se instaló una prensa Xerox Nuvera® 144, una prensa de producción PrimeLink® B9136 y una prensa Versant® 4100 en el centro de reprografía de la escuela en Barcelona.
También desplegó varios MFP VersaLink® C405 y AltaLink® C8145 Xerox en cuatro puntos de servicios de impresión distribuidos en ambos campus.
Xerox realizó la transición del servidor in situ de IESE a una solución en la nube para gestionar mejor la recuperación de datos y reducir los gastos en infraestructura informática
Xerox proporcionó personal de asistencia in situ para ayudar a los estudiantes y a la plantilla
La instalación se completó en cuestión de semanas para ajustarse al regreso de los estudiantes al campus
Los resultados
El IESE dispone ahora de un sistema unificado y flexible de servicios de impresión centrado en la productividad, la sostenibilidad y la seguridad
La solución en la nube redujo costes de infraestructura de TI
El modelo de Xerox ofrece una integración sólida con una plataforma de pago: Máquinas expendedoras, aparcamiento
Este sistema heterogéneo se puede utilizar para imprimir y escanear mediante PC/MAC, teléfonos móviles, correo electrónico, etc.
El sistema ofrece diferentes posibilidades de impresión y escaneado basadas en funciones de directorio activo
La transición ha permitido mejorar la experiencia de los estudiantes, aumentar la seguridad y reducir los costes de funcionamiento
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