Cuando el trabajo desde casa no es una opción: Métodos sencillos para mantenerse concentrado y productivo

Por Leslie Hobbs

Mientras la alteración de los negocios provocada por el Coronavirus sigue evolucionando, decenas de miles de trabajadores en todo el mundo se están embarcando en una nueva e inesperada realidad: trabajar desde casa. En los próximos días, este número seguramente ascenderá a millones.

Contrariamente al típico escenario de trabajo desde casa, no es una opción para muchos, al menos por ahora. Dadas las circunstancias - y lo intenso y acelerado que se presenta el desarrollo de la pandemia - para algunos puede ser un ajuste difícil.

Aunque puede ser difícil mantenerse concentrado en un momento como el actual, el trabajo sirve como una distracción bien acogida. A continuación presentamos algunas formas sencillas de mantenerse productivo y sentirse (más) normal en una situación sin precedentes.

Elabore un plan para su día – cúmplalo.

Pensar en el futuro le mantiene centrado en los factores que puede controlar. Por lo tanto, al final de cada día de trabajo, confeccione un plan o lista de tareas para el día siguiente. Con este nuevo estilo de trabajo no solo estará mejor organizado, sino que además, como ventaja adicional, tendrá un recordatorio visual de sus logros diarios mientras revisa lo que ha ido marcando.

Y durante este período, no descuide las pequeñas tareas administrativas (por ejemplo, limpiar la bandeja de entrada). Si tiene una reunión semanal con la plantilla, o una reunión personal periódica, cámbiela inmediatamente a una conferencia o videollamada. Fije un recordatorio en el calendario para completar las tareas rutinarias, como una actualización semanal del estado. Hay un motivo por el que resulta fácil desarrollar rutinas: son muy reconfortantes. Cumpla las suyas.

Recopile datos de contacto.

Haga una revisión rápida de los compañeros y clientes principales con los que tendrá que comunicarse en las próximas dos semanas. ¿Tiene todos sus datos de contacto, por ejemplo, el teléfono móvil o el de casa, en su lista de contactos? Asegúrese de guardarlo e imprimirlo, por si acaso. Y aproveche esta oportunidad para enviar sus datos actualizados a las personas que quizás necesiten localizarle.

Priorice el chat sobre el correo electrónico.

Herramientas como Microsoft Teams, G Suite y Slack son mejores que el correo electrónico, sobre todo ahora, sostiene Nick Meehan, experto en experiencia de usuario en Xerox PARC. «El correo electrónico es un proceso intrínsecamente lento», dice Meehan. «Puede retrasar la comunicación durante horas, incluso días». Por el contrario, una opción similar a Slack acerca a las empresas a la velocidad y la facilidad de enviar mensajes de texto, con la ventaja añadida de los canales temáticos y la posibilidad de enviar documentos de ida y vuelta.

Meehan sí sugiere trazar algunos límites. «Estas herramientas son tan fáciles de usar que se empieza a tener la sensación de que hay que estar disponible en todo momento», advierte. «Las empresas deberían establecer protocolos para que no se tenga que responder después de una hora específica, pero en sus configuraciones también puede pausar las notificaciones después de una hora determinada del día».

Elija el vídeo, no las conferencias telefónicas.

Cuando se está acostumbrado a entrar en una oficina, puede ser desconcertante no ver a su grupo habitual de compañeros. Aunque normalmente trabaje desde casa, puede que se sienta mejor viendo a sus compañeros de equipo cara a cara. Priorice las videollamadas sobre la opción de conferencia telefónica si puede. Ahora más que nunca, es importante mantener esa conexión visual con otros seres humanos.

Asegúrese de establecer un buen protocolo de videollamadas, dice Meehan. Por ejemplo, si parte de su equipo sigue trabajando en las instalaciones, asegúrese de que cada uno abra su propia ventana de vídeo, incluso si están en la misma habitación que los demás.

«Este hecho coloca a los participantes que están fuera al mismo nivel que los de la sala», observa Meehan. «Ayuda a reducir la tendencia de las personas presentes a hablar antes que sus compañeros que están fuera». 

No permita que los fallos de TI le impidan trabajar.

Es posible que el correo electrónico, el WiFi y el ancho de banda sean más lentos, menos fiables o incluso que se paralicen por completo de vez en cuando. Aproveche ese momento para analizar ¿Qué asuntos son los más urgentes? Utilice el teléfono para estos. Tome buenas notas para que cuando la tecnología funcione correctamente, pueda compartir una rápida recapitulación y asegurarse de que todo el mundo sigue estando al tanto. Para otras tareas, puede redactar correos electrónicos por lotes, supervisar el sistema y enviarlos rápidamente una vez que las cosas estén de nuevo en orden. También puede coordinar por texto, Slack, clientes de mensajería interna (si están en funcionamiento), etc.

Trabaje en torno a cuestiones de concentración.

Ahora mismo puede resultar difícil concentrarse. Intente encontrar fórmulas alternativas o soluciones para evitar distraerse. Si un proyecto resulta abrumador, divídalo en partes y haga las más fáciles primero. O lo dejamos a un lado si es necesario en beneficio de los asuntos administrativos mencionados anteriormente.

Un cambio de entorno puede ayudar - el traslado a otra zona de su casa, si es posible, al menos parte del tiempo. Dé un paseo corto. Ponga música un rato. Los servicios de streaming como Spotify son estupendos para escuchar listas de reproducción que levanten el ánimo.

Establezca unos límites en cuanto al tiempo poco saludable que pasa delante de la pantalla.

Con las noticias de limitaciones de viaje, pruebas y zonas de confinamiento, es difícil evitar convertirse en un adicto a las noticias. Pero «coronavirus todo el tiempo» no favorecerá su salud mental. Limítese a un número determinado de veces al día para ver las noticias. Cuando esté charlando con sus compañeros, está bien comentarlo durante unos minutos pero no deje que se convierta en una pesadilla. Establezca la pauta pasando rápidamente a los temas laborales más habituales.

Divida su día de la manera más saludable posible.

Las interrupciones son fundamentales para recuperar la energía. Incluso en el mejor de los días, mirar fijamente a una pantalla durante demasiado tiempo debilitará la concentración y reducirá la productividad. Aléjese y disfrute de un almuerzo sin distracciones. Introduzca un poco de esfuerzo físico en su día: levántese y estírese, haga algunas sentadillas, pruebe una tabla. Si han cerrado los colegios, aproveche para disfrutar de sus hijos durante unos minutos. Llame a un compañero suyo o a un amigo para conectar y ver cómo les va.

Después, por supuesto, vuelva al trabajo.

Recuerde, simplemente trabajando desde casa, está contribuyendo a una de las formas más contundentes y eficaces de afrontar la pandemia: el distanciamiento social para «reducir la curva» y frenar la propagación del virus.

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