Muunna MS Office -tiedostoksi
Oletko yksi monista yrityksistä, jotka käyttävät paperiasiakirjoja? Ehkä sinulla on arkisto täynnä staattisia digitaalisia tiedostoja, kuten vain kuvallisia PDF-tiedostoja. Vaikka nämä palvelevat tarkoitustaan, tulee aika, jolloin sinun on tehtävä niihin hienovaraisia päivityksiä. Yleensä etsit digitaalisen lähdetiedoston, teet tarvittavat muutokset ja tulostat sitten asiakirjan uudelleen tai alustat sen uudelleen.
Mutta mitä tapahtuu, kun sinulla ei ole kyseistä lähdetiedostoa? Kuka joutuu luomaan asiakirjan uudelleen tyhjästä ja millä hinnalla? Voit antaa tehtävän sisäiselle työntekijälle, mikä tarkoittaa, että se on vain sisäinen kustannus, tai voit ulkoistaa sen toimittajalle. Joka tapauksessa se on aikaa vievä ja kallis tapa tehdä pieniä muutoksia, joita usein tapahtuu asiakirjan elinkaaren aikana.
Mitä vaihtoehtoja sinulla on minimoidaksesi yrityksellesi aiheutuvat kustannukset ja tuottavuus?
Vaikka ratkaisuja on lukuisia, työpöytäohjelmistojen lisäpakettien hallinta tai pilvipalveluiden tilaaminen satunnaista käyttöä varten voi olla hieman liiallista, varsinkin jos sitä tarvitaan vain satunnaisesti.
Tässä Xerox® Workflow Central Platform tulee käyttöön. Se on suunniteltu tukemaan ad hoc -liiketoiminnan vaatimuksia, kuten muuntamaan paperikopiot tai vain kuvalliset asiakirjat muokattavissa oleviksi Microsoft-tiedostoiksi (Word, Excel tai PowerPoint), säilyttäen samalla asiakirjan alkuperäisen muodon.
MS Office -muuntamisen lisäksi Workflow Central tarjoaa paljon enemmän, joten se on houkutteleva vaihtoehto yrityksille ja yksityishenkilöille, joilla on satunnaisia tarpeita. Se eliminoi useiden yksittäisten työkalujen tarpeen, jotka vaativat ennakoivaa seurantaa ja ylläpitoa.
Miten Workflow Central "Convert to MS Office" työnkulku auttaa pitämään yrityksesi tuottavana ja pitämään kustannukset alhaisina? Tässä on muutamia esimerkkejä:
Kotityöntekijöillä on suora ja turvallinen pääsy on-demand-muunnostyökaluun, joka luo muokattavia tiedostoja säilyttäen samalla asiakirjan alkuperäisen muotoilun. Sano hyvästit kopioimiselle ja liittämiselle ilmaisiin verkkotyökaluihin vain tuhlataksesi aikaasi uudelleenkopioimiseen, liittämiseen ja alustamiseen alusta alkaen!
Liikkeellä olevien työntekijöiden ei enää tarvitse soittaa toimistolle tehdäkseen viime hetken muutoksia. Helppo pääsy mobiililaitteista varmistaa, että he voivat muokata asiakirjoja tai kuvakaappauksia lennossa ja välttää aikaa vievät puhelut tai jopa matkat takaisin toimistoon.
Kaikilla toimistotilojen työntekijöillä on pääsy tehokkaaseen, johdonmukaiseen ja välittömään ad hoc -asiakirjojen muunnosalustaan. Tämä palvelu on saatavilla paitsi heidän tietokoneiltaan, myös intuitiivisen MFP-sovelluksen kautta, mikä tekee sekä paperikopioiden että digitaalisten alkuperäisten muuntamisesta helppoa.
Workflow Centralin avulla voit olla varma, että:
Tiedot pysyvät luottamuksellisina ja kaikki käsitellyt tiedot poistetaan välittömästi muuntamisen jälkeen1.
Päästä päähän -salauksen ansiosta tietosi pysyvät suojatuilla kanavilla levossa tai liikkeessä2.
Palvelinpuolen suojaus turvallisilla tietokeskuksilla, joita ylläpidetään jatkuvasti ja suojataan uusimpia uhkia vastaan.
Kuinka se voi auttaa työpaikallani?
Painetut laskentataulukot, jotka kaipaavat päivitystä. Vältä näitä vaikeasti luettavia käsin kirjoitettuja kommentteja.
Viime hetken sopimusmuutokset, jotka ovat erityisen hyödyllisiä vieraillessasi asiakkaiden luona.
Toimistotyöntekijät voivat tehdä yhteistyötä muokattavien tiedostojen parissa sen sijaan, että tekisivät yksittäisiä huomautuksia staattisiin versioihin.
Muita tuottavuutta parantavia ominaisuuksia ovat vain kuvallisten asiakirjojen vastaanottaminen usein tai tuottelias pysyminen työmatkalla tai lomalla. Miksei täysin automatisoitaisi3 muunnosprosessia? Tarkkaile saapuvia tiedostoja sähköpostisi tai pilvipalvelusi4 kautta ja anna Workflow Centralin toimia saumattomasti taustalla varmistaaksesi, että muunnetut asiakirjat ovat valmiina ja odottavat sinua.
1Käsitellyt tiedostot voidaan säilyttää enintään seitsemän päivää, kun ne siirretään tulostukseen tai lataamiseen.
2Sähköpostin salaus ja seuranta saatavilla lisäpisteillä.
3Edellyttää lisätilausta
4Tuettuja syöttökohteita ovat sähköposti (MS Exchange Online) ja pilvivarastot (MS 365 SharePoint ja MS OneDrive).
Pysäyttämätöntä tuottavuutta kaikkialla missä työskennellään.
Oletko valmis sanomaan hyvästit päivittäisille työelämän haasteille? Xerox® Workflow Central Platform voi auttaa. Aloitetaan.
