Les services infonuagiques aident les prestataires de services de soins de santé à offrir des soins essentiels aux patients.

Directeur des TI, Step One Charity, Royaume-Uni

Le défi

L’équipe des TI de l’organisme Step One Charity gère 14 imprimantes pour imprimer les rapports et les dossiers de ses patients.

L’environnement d’impression non sécurisé constituait un défi de taille. Le personnel de l’organisme craignait d’envoyer des documents confidentiels à la mauvaise imprimante. Par conséquent, des renseignements confidentiels pouvaient se retrouver sur des imprimantes partagées. Ces renseignements pourraient être vus par inadvertance par des utilisateurs, exposant Step One à des amendes relatives au non-respect des réglementations en matière de protection des renseignements personnels (ex.: RRGPD).

L’équipe des TI consacre une quantité disproportionnée de temps à gérer et à maintenir cinq serveurs d’impression et les politiques de sécurité pour les 14 imprimantes.

La solution

Pour aider Step One Charity à résoudre ces problèmes, le Pinnacle Document Solutions Group à mis en oeuvre les Services infonuagiques pour le milieu de travail de Xerox^®, qui offrent une solution complète à partir d’une plateforme infonuagique unique.

Une gestion complète plus facile de votre parc d’appareils

Avec la solution de Gestion infonuagique des parcs d’appareils pour le milieu de travail de Xerox^®, les paramètres de sécurité des imprimantes de Step One peuvent être configurés et appliqués à l’ensemble du parc d’appareils. Une fois les politiques définies, celles-ci sont continuellement surveillées pour identifier et corriger des modifications non intentionnelles. Step One a pu ainsi utiliser des moyens de bout en bout efficaces pour gérer les politiques de sécurité de l’ensemble du matériel, et ce à partir du nuage.

Par exemple, Pinnacle a mis en place des politiques pour:

• Définir un mot de passe d’administration et un protocole SNMP sur tous les appareils qui sont automatiquement mis à jour à chaque trimestre.

• Désactiver les protocoles prenant en charge l’impression IP directe ainsi que l’impression à partir de périphériques USB

• Activer l’authentification, le cryptage et l’écrasement d’image et désactiver les protocoles et les fonctions jugés non essentiels

• Désactiver la numérisation vers l’Accueil, le Boîte aux lettres et les périphériques USB sur tous les appareils

Grâce aux Services infonuagiques pour le milieu de travail Xerox^®, Pinnacle leur offre une configuration des politiques de sécurité et un contrôle de la conformité à distance pour assurer la sécurité des imprimantes et des données de leurs patients.

Tranquillité d’esprit en matière d’impression sécurisée et d’accès aux imprimantes : Pour assurer la sécurité des documents imprimés, Pinnacle a utilisé la fonctionnalité d’impression par interrogation « pull printing » des Services infonuagiques pour le milieu de travail de Xerox^®. Le personnel de l’organisme peut ainsi placer des travaux dans une file d’attente unique et sécurisée où les travaux sont retenus jusqu’à ce que l’utilisateur s’authentifie à l’imprimante de son choix pour lancer l’impression. Les utilisateurs peuvent voir ou modifier les paramètres de la tâche avant de lancer l’impression. Si la tâche n’est plus nécessaire, ils peuvent aussi annuler celle-ci pour économiser les coûts d’impression.

Une solution simple pour appareils de bureau ou mobiles pour les utilisateurs : Pour aider Step One à s’adapter à l’évolution du lieu de travail, Pinnacle leur a offert la fonctionnalité d’« imprimer à partir d’un courriel » des Services infonuagiques pour le milieu de travail Xerox^®. Ainsi, peu importe le type d’appareils utilisé par le personnel (téléphone intelligent, tablette, ordinateur ou Chromebook), ce dernier peut simplement envoyer le document à imprimer par courriel à print@PrintByXerox.com pour soumettre le travail. Le personnel peut maintenant lancer l’impression sur n’importe quelle imprimante en s’authentifiant à l’appareil. Comme les travaux sont retenus jusqu’à ce qu’ils soient prêts à être lancés, le personnel n’a pas à se rendre continuellement à l’imprimante pour récupérer les documents afin de protéger la confidentialité.

Impression infonuagique : Les services infonuagiques sont de plus en plus populaires et, avec Xerox, Step One profite des puissants avantages de l’impression infonuagique. Il lui est possible de se connecter à tout service infonuagique sur ses imprimantes multifonction afin de directement numériser vers le nuage ou d’imprimer à partir de celui-ci.

Choisir Xerox^® DocuShare^® pour l’avenir : Pour parvenir à une numérisation complète de ses flux de travail, Step One envisage d’utiliser Xerox^® DocuShare^® pour l’avenir. DocuShare^®, un outil de gestion de contenu d’entreprise de Xerox, l’aidera à numériser, stocker et sécuriser facilement et efficacement l’information vitale.

Résultats

Économie de coûts Depuis l’adoption des Services infonuagiques pour le milieu de travail Xerox^® en 2019, Step One bénéfice de nombreux avantages. Elle a pu éliminer les serveurs d’impression sur site pour maximiser l’espace à l’hôpital et dans d’autres emplacements. Elle a aussi réduit la tâche des TI et le coûts des licences, car l’organisme a éliminé quatre serveurs. Ainsi, deux employés du service des TI ont pu être réassignés à des tâches plus essentielles pour l’organisme.

Une meilleure sécurité des appareils : C’est une réussite majeure pour l’organisme de charité britannique. Step One avait besoin de mettre en place la technologie et les processus nécessaires pour démontrer qu’elle possédait le niveau de sécurité conforme à la Réglementation RGPD. De plus, elle devait manuellement configurer chaque imprimante pour gérer les politiques de sécurité. Toutefois, avec les Solutions Xerox^® en place, Pinnacle peut maintenant l’aider à configurer les politiques de sécurité et à contrôler la conformité. La sécurité des imprimantes et des données s’est accrue pour l’organisme.

Énormes économies de temps : C’est un autre aspect pour lequel les Solutions Xerox^®ont permis d’aider Step One. Auparavant, il fallait des heures pour changer le mot de passe d’administration sur les appareils. Avec les Services infonuagiques de gestion des parcs d’appareils pour le milieu de travail, il suffit de quelques minutes. La quantité de travail économisée dans la gestion des imprimantes grâce à cette nouvelle configuration est impressionnante. Avec les nouvelles Solutions Xerox^® globales, l’organisme économise environ de 15 à 20 heures de travail par mois.

Plus de budget + Plus de temps = De nouveaux services et de meilleurs soins aux patients : L’organisme utilise maintenant les économies réalisées pour acquérir d’autres logiciels et solutions pour aider le personnel à mieux servir les patients. Elle utilise le budget économisé pour mettre en place un centre d’apprentissage électronique pour le personnel et pour enregistrer le développement des patients. Les personnel des TI et d’autres services rendus disponibles ont plus de temps pour aider le personnel de soutien de première ligne à offrir de meilleurs soins aux patients.

Au sujet de l’organisme One Step

Situé dans le Devon, au Royaume-Uni, Step One Charity offre des services en santé mentale permettant à ses patients de poursuivre des objectifs d’emploi et de vivre de façon plus indépendante. Elle encourage les personnes souffrant de problèmes de santé mentale de prendre en mains leur avenir grâce à des accompagnements individuels, du mentorat, des soins en temps de crise et l’aide à la convalescence.

Step One possède actuellement 14 imprimantes pour imprimer les dossiers des patients. Environ 120 membres de son personnel utilisent quotidiennement ces imprimantes.