Ce qu’il faut attendre d’un fournisseur de services MPS

Vos imprimantes ont un rôle important à jouer dans la transformation numérique de votre entreprise. Il est donc temps de repenser la gestion de votre environnement d’impression. Voici cinq aspects à prendre en compte.

Les imprimantes multifonction d’aujourd’hui peuvent largement contribuer à votre transformation numérique. Elles améliorent la productivité de vos équipes, l’efficacité de vos processus et la sécurité de vos données.

Voilà pourquoi les entreprises exigent plus de leur fournisseur de services de gestion d’impression (MPS) : il doit pouvoir leur fournir l’assistance nécessaire au bon fonctionnement de leur nouvel environnement de travail numérique. Pour vous assurer d’avoir choisi le bon fournisseur, vous devez comprendre quels services il peut vous offrir.

Alors, qu’est-ce qu’un fournisseur de services MPS doit pouvoir vous fournir ? Au bout du compte, cela tient en cinq critères.

1. De bons outils de travail

Votre fournisseur de services MPS doit vous proposer une gamme complète d’outils, qui prennent en compte vos imprimantes, vos fournitures et la gestion de vos services. Au minimum, il doit vous proposer :

• La gestion et l’intégration des services fournis par des tiers

• La gestion de l’assistance technique

• La possibilité d’intégrer à votre environnement des systèmes de gestion de l’assistance

• Le suivi et la gestion des fournitures

• La journalisation et l’audit des transactions

• La journalisation et la résolution des conflits

Mais ce n’est pas tout. Un bon prestataire vous propose également des services à valeur ajoutée qui décuplent le potentiel de vos imprimantes multifonction : automatisation des processus, gestion des contenus, connectivité mobile et via le Cloud, et plus encore.

2. Une grande exigence y compris en matière de sécurité

Le piratage et les violations de données ne sont pas toujours le fait de hackers ou de cyber-criminels ; ils peuvent êtres dus à de banales négligences, comme lorsqu’un collaborateur oublie un document dans le bac de sortie. Plus les imprimantes multifonction se complexifient, plus elles présentent de risques pour la sécurité des données – des risques externes mais aussi internes.

Face à ces nouvelles menaces, il devient d’autant plus important de trouver un partenaire MPS capable d’offrir un haut niveau de sécurité.

Une infrastructure MPS sécurisée doit, au grand minimum, prévenir les intrusions, détecter les appareils, et protéger vos documents et vos données. Mais les meilleurs prestataires offrent une protection accrue grâce à des solutions d’analyse des utilisateurs et à des technologies anti-fraude.

3. Une visibilité dès que vous en avez besoin

Bien que votre fournisseur de services MPS se charge de l’essentiel de la gestion de votre infrastructure d’impression, vos collaborateurs pourront avoir besoin de voir comment les choses se passent concrètement. Cela suppose une solution MPS qui vous permette de visualiser le fonctionnement et les performances de votre environnement d’impression... et les points à améliorer.

Certains fournisseurs de services MPS mettent à votre disposition un portail avec un tableau de bord facile à utiliser qui regroupe les informations recueillies dans votre environnement de travail, ce qui vous offre une visibilité totale sur l’ensemble de vos imprimantes connectées.

Assurez-vous de bénéficier :

• De visuels qui vous permettent de connaître en un coup d’œil l’emplacement et le statut de vos imprimantes

• De liens vers des systèmes de reporting

• D’un accès aux rapports d’incidents, aux commandes de fournitures, aux installations de pilotes et à d’autres services

• D’un accès facile aux manuels de vos imprimantes et à d’autres informations les concernant. N’oubliez pas que le suivi de vos fournitures, de la gestion des incidents et de vos données d’utilisation — indispensable pour optimiser votre environnement d’impression — doit pouvoir être facilité par la mise à disposition d’un portail.

4. De précieux renseignements pour une optimisation continue

Une solution MPS performante tire le meilleur parti de votre environnement d’impression. À partir de votre réseau d’impression, votre fournisseur de services de gestion d’impression génèrera et recueillera de très grandes quantités de données sur vos opérations, et les renseignements qu’il en extraira vous seront très utiles pour rationaliser votre infrastructure et vos workflows.

Votre fournisseur de services MPS peut notamment générer des rapports sur :

• Les imprimantes les plus utilisées (quelles sont-elles ? quand le sont-elles ?)

• La fréquence d’utilisation du papier, de l’encre et du toner

• Les processus qui consomment le plus de papier

• L’efficacité de la chaîne d’approvisionnement en papier, encre et toner

Plus vous en saurez sur vos imprimantes et leur utilisation, plus les opportunités d’optimisation seront nombreuses. Par exemple, si vous savez quels processus d’impression consomment le plus de papier, vous pourrez les transformer en processus numériques pour les rendre plus efficaces — et réduire vos dépenses.

Cherchez un fournisseur de services MPS qui vous fournisse des rapports standardisés et personnalisables (pour que vos collaborateurs puissent se concentrer sur les données chiffrées qui leur importent le plus) et la possibilité de les exporter en divers formats pour les partager avec les bons interlocuteurs.

5. Un service mondial

L’environnement d’impression de nombreuses entreprises s’étend à la ville, à la région, voire au pays tout entier. C’est pourquoi un fournisseur de services MPS doit pouvoir offrir la même qualité de service aux niveaux régional, national et même mondial.

La plupart du temps, une solution tout prête sera mal adaptée à une mise en œuvre à l’échelle mondiale : votre fournisseur de services MPS devra être capable de contextualiser son offre en fonction du lieu où se trouvent vos différents bureaux, et de vous fournir partout un service de haut niveau.

Et maintenant ?

Servez-vous de ces cinq critères pour évaluer vos potentiels partenaires de gestion d’impression. Le choix est important, alors vous avez intérêt à prendre un bon départ.

Avec le bon partenaire MPS, vous aurez la garantie de tirer le meilleur parti de votre infrastructure d’impression, et vous pourrez vous concentrer sur vos priorités.