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Xerox® DocuShare® Go 15

What’s New in This Release

Introducing: DocuShare® Go for Outlook

We are excited to announce the release of DocuShare Go for Outlook, which is now available in the Business Apps section on Microsoft AppSource. This plugin seamlessly integrates with Outlook and offers essential document management capabilities.

Key Capabilities:

  • Document Management: Access, manage, and organize collections, folders, and files directly from Outlook.

  • Store Documents: Save documents and/or emails from Outlook directly to DocuShare Go without leaving Outlook.

  • Attach Documents: Attach documents from DocuShare Go to your emails in Outlook.

  • Security: Ensure data security with end-to-end encryption and compliance with industry standards.

Requirements:

  • Users must already have an existing DocuShare Go or DocuShare Go Digital Mail account to use the Outlook add-in.

NOTE: Current users can install DocuShare Go for Outlook from Microsoft AppSource by clicking here.

Content Assistant

Important Update: The DocuShare Go Content Assistant for Summarization and Advanced Extraction has been significantly enhanced. Page processing is now unlimited. This improvement dramatically improves document management efficiency and productivity.

Content Assistant for Summarization

Summarizations can now be generated without first setting up a content rule.

Users with Edit Rights can do the following:

  • When viewing or editing a document, they will see a 'Summarize' button.

  • User will then click the button to choose: Number of sentences to appear in the summary Ability to select the document language.

After confirmation, the AI will update the document with its generated summary.

ConnectKey for DocuShare Go Now Does Automatic Geographic Routing

The ConnectKey App for DocuShare Go now automatically identifies the user’s last logged-in geographic deployment (US, CA, EU) during login, eliminating the need for manual selection. Users who want to log in to a different region can log in to the desired region via the web user interface.

This feature is particularly useful for integrations with Workflow Central, as it eliminates the need for users to specify their desired region.

Search for Collections

For dialogs with a Collection selection dropdown (e.g. Move, Copy, Content Rules), if there are more than 20 collections, a search box will be provided to help users locate the desired collection.

Search Enhancements

  • Enable users to search for exact phrases, such as “Customer Expectation,” ensuring that only documents containing the exact phrase are returned. This is an improvement from the last version in which the search capability returned documents with either “CUSTOMER” or “EXPECTATION” separately.

  • Enable users to search for documents that include all specified words. For example, searching for “customer” AND “expectation” should return only documents containing both words. This is an improvement from the last version, in which the search returns documents with either “CUSTOMER” or “EXPECTATION.”

Streamlined Task Reviews with Enhanced Content Rules

DocuShare Go has enhanced its Content Rules, making task reviews quicker and more efficient. When a task is ready for review, selecting “Review” will take you directly to the document view, where you can quickly approve or reject the task.

Additional Feature Improvements

With DocuShare Go Digital Mail, users can now include a note with their request when selecting “Send to Admin.” This feature helps the Digital Mail Admin better understand each user’s special instructions.

Notes de version DocuShare Go 14

Xerox® DocuShare® Go 14

What’s New in This Release

Xerox® DocuShare® Go Digital Mail Solutions

Document Sets

Document sets involve collecting user documents to verify required data. Recipients receive an email link to the request. If not current Go users, their account will be created. They can view, upload, and approve documents.

Use Case Examples: AP Invoices / Client Onboard / HR Operations / Employee Onboarding / Real Estate Listing / Leasing / Insurance Claims

Document Set Builder

Administrators can create/edit a Document Set from the new node in Management.

New Document Set Request

Administrators and configured approvers will see the [New Request] button to create document requests. When a new user receives an email, they can click the link to set up their account by providing their First Name, Last Name, and Password. Approvers are added as Edit members of the Document Set group and can approve requests assigned to them.

Provide Documents in request

A user who sends a request for a Document Set will get a notification with a link directly to the request. The user will then be shown each of the requested documents in the set and their status.

Approver Review Requests

Approvers see the requests they have access to and their status. They can open a request, approve individual documents, and comment. A request can be opened or moved to trash.

Send Email for Rescan, Forward Original requests

There is an option to integrate with the DocuShare Go API to enhance the ability to fulfill requests for rescanning or forwarding original mail documents.

Xerox® DocuShare® Go

Document Type Builder

Streamlined experience to build the entire document type in a single dialog. When creating or editing a document type, there is the ability also to create or edit document fields.

DocuShare 7 Import

Customers wanting to migrate from DocuShare 7 to DocuShare Go can use a documented method to do so. This method involves using a tool created by DocuShare to export one collection at a time into DocuShare Go with the import tool or script.

For more information, please contact your DocuShare sales rep or fill out a DocuShare Contact Us form to have a sales rep contact you with more information.

Content Rules

Allow assignment of User Group to the Approver list

Simple Approval:

  • Any single user in the group can approve or reject. First one wins,

Multiple: Can be configured for Any or All.

  • If All, then all users in the group must approve.

  • If Any, then it is the same as Simple approval.

Sequential

  • When the task is created for that sequential row, any single user in the group can approve or reject it. First one wins.

More Features

Upload Speed

  • Improved upload speeds by Virus Scanning and uploading documents in one step

Remove pricing (USD) in subscription management UI

  • Removed the pricing information on the subscription management page.

White Label Color Enhance

  • The White Label options dialog will have a 3rd color called "Tertiary Color.”

Document Type Edit

  • Display capability - the Document Type to provide easier search and retrieval of documents.

  • Document Type Field name shall remain non-editable even if it is in use.

Notes de version DocuShare Go 13

Xerox® DocuShare® Go 13

What’s New in This Release

White Labeling

DocuShare Go now enables White Label customers to select their UI colors. (For more information on the white labeling paid option, contact us.)

Content Assistant

Introducing Content Assistant, for Summarization and Advanced Extraction. This feature uses AI Integration, first introduced in the DocuShare Go 12 release.

NOTE: Quota Limits, Retry, and Key/Query Mapping are all included in the Content Assistant feature.

Content Assistant Quota Limits Include:

  • Named User plans - come with 10,000 free pages per user per year by default.

  • Concurrent User plans - come with 20,000 free pages per user per year.

Additional Features and Capabilities include:

  • Additional Page Packs can be purchased in 250,000-page packs (validity of this item is for one year)

  • When an existing organization renews, it receives a new default package.

  • Note: Every use of the Content Assistant feature will consume a minimum of 1 page.

  • Pack usage is shown on the Manage Subscription page and in the Admin Portal

  • When a subscription reaches 20%, 10%, or 0% of the quota, an informational message will be displayed to the subscription owner and users with an Admin role to notify them that the quota limit is approaching.

  • Key/Query Mapping: Advanced Extraction rules can be created by mapping a detailed description of the field to an easy-to-read field name. For instance, a field named "Gas Date" can be mapped to a description of that particular field.

Content Rules

  • Easy Edit: It is now possible to edit a Content Rule directly from the rule list without having to view the rule first.

  • Improved Classification:

  • Improved labels have been added to the dialog for content rules that perform Document Classification.

  • There are two options available now - you can either match all the terms or any of the terms.

Metadata Quick Edit

While viewing a document, you can now edit its metadata values in the detail panel.

ConnectKey: CA Hosting

When installing the ConnectKey app for DocuShare Go, you can now choose the CA region.

Additional Features:

  • Footer Height: The footer height is reduced to make more room for the application

  • Xerox DocuShare URL was updated to https://help.docushare.com

Introducing: Xerox® DocuShare® Go Digital Mail Solutions

All of the DocuShare Go components listed above are applicable to the Xerox® DocuShare® Go Digital Mail Solutions. This solution can be stand-alone or combined with capture services. Learn more

Extract Addressee & Route: (Xerox DocuShare Go Digital Mail)

Digital Mail will attempt to extract a known Department or User from the first page if it is not provided in the upload to the Processing Collection.

(NOTE: Prerequisite: Onboard users and their departments into DS Go DM)

Example:

1. A department is created in DS Go DM for “Claims”. The file is uploaded to Processing without an Email or Department. DS Go will see if the first page has a match for the Claims Department and put the document in the Claims Department Inbox.

  • If there is one exact or close match (using Content Assistant), the document is routed.

  • If there is more than one match, the document is routed to the Exceptions collection for manual intervention

Collection Hierarchy: (Xerox DocuShare Go Digital Mail)

Digital Mail Inboxes can be collapsed and grouped hierarchically by Digital Mail, Department, and Email nodes.

User Ingestion: (Xerox DocuShare Go Digital Mail)

Import Users allows the upload of a CSV file with users, their departments, and their roles.

Document Type: (Xerox DocuShare Go Digital Mail)

Digital Mail Document types are created by default and are editable.

  • Contain fields: Email, Department, and ID

Collection Search: (Xerox DocuShare Go Digital Mail)

The search box in the left panel allows you to easily search through the custom collection names by typing at least two letters of the collection name.

Notes de version DocuShare Go 12

Xerox® DocuShare® Go 12

Nouveautés de cette version

Hébergement au Canada

DocuShare Go est désormais hébergé à Montréal, au Canada, dans la région AWS ca-central-1.

La page d'accueil de DocuShare Go, « Bienvenue à Xerox DocuShare Go » inclura bientôt le Canada dans la liste déroulante des sites de connexion par abonnement. Utilisez ce lien pour accéder directement à go.docushare-ca.com.

Additions aux règles de contenu

Synthèse des documents

Cette fonction vous permet de résumer les longs documents grâce à la technologie basée sur l'intelligence artificielle. Chaque résumé ne réunit que les informations les plus importantes du texte original. Vous pouvez choisir le nombre de phrases (entre 1 et 10) et la langue du résumé (EPFIGS). Le résumé final est ajouté au champ « Résumé » du fichier. Vous pouvez aussi choisir de faire réviser le résumé obtenu.

Extraction avancée des données

Notre fonction Extraction avancée des données permet d'extraire intelligemment les données de vos documents. Elle est aussi appelée Indexation. Elle permet d'extraire, de classer et de transformer des données provenant de diverses sources, telles que documents numérisés, dactylographiés et manuscrits, images numérisées, courriers électroniques et autres sources numérisées. Elle peut extraire des données pour vérifier la bonne application des politiques de nommage appropriées et cohérentes, faciliter l'archivage et la récupération des fichiers. Outre une configuration simple, cette fonction couvre différents niveaux de correspondance et les langages EPFIGS. Elle inclut un outil de prévisualisation pour tester les résultats de l'extraction. Une fois la règle exécutée, les valeurs des champs sont extraites et les métadonnées du document sont attribuées.

Appli Xerox ConnectKey : Nombreux fichiers et métadonnées

Plus les documents sont nombreux, plus leur numérisation devient fastidieuse. Heureusement, l'interface web DS GO offre une solution qui permet de scanner un code QR et de saisir les informations pertinentes sur votre téléphone, votre tablette ou votre PC. En outre, l'appli ConnectKey peut imprimer des feuilles de séparation, permettant de numériser plusieurs fichiers dans DS GO en une seule fois. Elle vous fait non seulement gagner du temps, mais elle rationalise aussi le processus de numérisation.

Marque blanche

DocuShare Go offre maintenant une option de marque blanche facturable.

(Contactez-nous pour obtenir des informations sur la marque blanche)

DocuShare Go sous marque blanche inclut :

  • Lien d'aide – Un lien hypertexte est intégré à l'icône en forme de point d'interrogation, dans le coin supérieur droit de la page Web DocuShare Go.

  • Schéma de couleurs – Les couleurs primaires et secondaires de l'interface utilisateur peuvent être personnalisées ou enregistrées par défaut.

  • Nouveau nom de sous-domaine – L’adresse URL unique inclut le nom du produit spécifique (par exemple, <nom-produit>.docushare.com)

  • Page de connexion – L'adresse URL du domaine contient des informations régionales spécifiques à chaque client. (par exemple, <nom-produit>.docushare.com ou nom-produit.docushare-eu.com.)

  • Marquage des courriels – Pour personnaliser les courriels avec la marque et le logo de l'organisation.

Détection de virus

Comme mesure de sécurité supplémentaire, tous les fichiers téléchargés sont analysés pour détecter les signatures de virus connues pour garantir la protection de chaque organisation contre toute menace potentielle.

Journaux historiques

Lorsqu'un utilisateur sélectionne un ou plusieurs fichiers et sélectionne « Imprimer », cette action est enregistrée dans l'historique du fichier.

Notes de version DocuShare Go 11

Xerox® DocuShare® Go 11

Nouveautés de cette version

Restaurer une organisation supprimée

Des sauvegardes périodiques assurent des restaurations transparentes des abonnements selon les besoins d'assistance. Auparavant, les abonnements étaient supprimés six mois après leur date d'expiration.

  • Restaurer une organisation dans le pool d'organisations

  • Restaurer une organisation dans le pool des ressources

  • Restaurer des comptes utilisateurs

  • Restaurer des fichiers s3

  • Restaurer l’Index de Recherche

Les approbations sont étendues pour activer des approbateurs séquentiels conditionnels

Spécifiez le champ (par exemple, Montant de l'achat) et définissez plusieurs approbateurs avec des conditions spécifiques (par exemple, < ou >=) pour acheminer l'élément à approuver.

Discussion (Chat)

Il est possible de discuter avec d'autres membres pendant la prévisualisation ou la modification d'un fichier. Cette fonction est particulièrement utile pour collaborer avec d'autres personnes, et recevoir un retour d'information ou des commentaires.

Pour lancer une discussion, il suffit d'étiqueter les membres, et ils recevront une notification par courriel. La notification par courriel contient un lien d’accès à la discussion. Avec cette fonction, toutes les personnes concernées restent informées et engagées.

Notes de version DocuShare Go 10

Xerox® DocuShare® Go 10

Nouveautés de cette version

Prise en charge du Fournisseur d'identité OAuth 2.0 pour l'authentification dans l'application DS Go Connect Key

Lorsqu'un fournisseur OAuth 2.0 est sélectionné dans une organisation Go, nous permettons désormais à l'utilisateur de la clé de connexion de se connecter à partir de son dispositif mobile avec le code de l'appareil.

  1. Il ouvre l'application DS Go ConnectKey installée sur son périphérique Xerox ConnectKey

  2. L'utilisateur scanne le code QR avec son dispositif mobile.

  3. Ensuite, après la connexion, le périphérique ConnectKey est autorisé.

  4. Il continue à imprimer ou à numériser avec l'application DS Go ConnectKey sur le périphérique ConnectKey.

Intégration de l’utilisateur

Au lieu d'avoir à inviter chaque utilisateur dans une organisation Docushare GO, un administrateur DS Go peut maintenant choisir d'activer son intégration. Lorsque l'intégration est activée :

  1. Un code à 6 caractères alphanumériques est créé. Il peut être communiqué au public cible avec la méthode souhaitée. Par exemple, un courriel interne d'entreprise destiné à des utilisateurs sélectionnés.

  2. Les utilisateurs munis de ce code peuvent accéder au site go.docushare.com, sélectionner leur région et utiliser le lien d'inscription pour accéder à l'organisation Go.

Nouvelles règles de contenu

  • La règle du contenu séquentiel est disponible. Il permet aux approbateurs d'approuver un élément dans un ordre séquentiel. Si le premier approbateur approuve, l'approbateur suivant est invité à donner son accord. Si un seul des approbateurs rejette l'élément, celui-ci est rejeté.

  • La règle de contenu d'approbation multiple (tous) est disponible. Si tous les approbateurs sélectionnés approuvent, l'élément est approuvé. Si un approbateur sélectionné ne donne pas son approbation, l'élément est rejeté. Tous les utilisateurs accèdent à une tâche.

Notes de version DocuShare Go 9

Xerox® DocuShare® Go 9

Nouveautés de cette version

Prise en charge du fournisseur d'identité OAuth 2.0 pour l'authentification

  • Cette version offre une modification importante de la méthode d'authentification.. L’option supplémentaire permet au service Abonnement d’utiliser OAuth 2.0 IdP avec tous les utilisateurs.

  • Pour que cela fonctionne, l’équipe d'assistance informatique du client devra créer une application dans l'IdP et fournir les informations à l'administrateur des abonnements.

  • L'utilisateur fournit l'adresse électronique de l'IdP, puis Go redirige l'utilisateur vers l'IdP pour qu'il se connecte. Lorsque la connexion est réussie, l'utilisateur peut accéder à Go.

Améliorations des règles de contenu

  • Nouvelle règle pour les commentaires simples avec signature électronique. Un seul utilisateur peut être chargé de vérifier les champs et d'ajouter la signature nécessaire, le cas échéant. La signature peut être une image ou un texte, tous deux étant sélectionnés par l'utilisateur et consultables dans l'historique des versions.

  • Nouvelle règle pour les approbations multiples avec signature électronique. Plusieurs utilisateurs peuvent être chargés d'approuver ou de rejeter les documents et d'insérer les signatures nécessaires. Le premier utilisateur assigné à l'approbation ou au rejet de la tâche doit remplir l'approbation/ le rejet du document. La signature peut être une image ou un texte, tous deux étant sélectionnés par l'utilisateur et consultables dans l'historique des versions.

  • Mise à jour de l'approbation simple avec inclusion de la signature électronique. La signature peut être une image ou un texte, tous deux étant sélectionnés par l'utilisateur et consultables dans l'historique des versions.

  • Classement des documents + Améliorations des modifications pour l’extraction de données :

    • Saisie des valeurs extraites dans un champ de type Nouveau document.

    • Saisie des valeurs extraites dans un champ de type Document existant.

    • Choisir le fuseau horaire lors de l'extraction des valeurs date et d'heure.

    • Ajout d’états d'exécution plus détaillés dans le journal d'exécution.

Amélioration des fonctionnalités générales

  • Mise à jour de la page Plans d'abonnement avec un lien vers le formulaire de demande de vente.

  • Amélioration de la gestion des erreurs pendant le téléchargement de fichiers sur le site. Le système détecte le téléchargement sur le site d'une nouvelle version d'un document, et applique un nom différent au fichier, ou le téléchargement sur le site d'un nouveau fichier dans une collection avec un nom de fichier dupliqué. Les utilisateurs sont invités à résoudre les erreurs avec des corrections.

Notes de version DocuShare Go 8

Xerox® DocuShare® Go 8

Nouveautés de cette version

Nouvelle fonctionnalité : classement des documents et extraction des métadonnées

  • Avec cette version, nous ajoutons une nouvelle fonction : classer les documents et extraire les données.

  • Nouveau type de règle de contenu : Classement des documents + Extraction des métadonnées Possibilité de révision, actualisation, approbation du classement des documents sur l'interface « Ma tâche » des règles de contenu.

  • Avec l'extension de la règle actuelle « Classement des documents », le traitement des fichiers par DocuShare inclut : la définition du type de document, l’extraction des données du fichier, l’actualisation des champs des métadonnées avec les informations obtenues. Par exemple : Extraire le « Numéro de facture »

  • L’achat d’un abonnement donne droit à un Pack d'extraction de données par défaut. L’abonnement permet ainsi d’exploiter la nouvelle fonction de classement des documents et d’extraction des métadonnées Des Pack d'extraction de données supplémentaires sont disponibles à la vente.

  • Un nouveau rôle « Extraction des données » permet de créer des règles de ce type.

  • Prend en charge les formats PDF et Images.. Limitations actuelles : Ne prend pas en charge les fichiers Texte.

Gestion des abonnements

Les utilisateurs peuvent acheter des espaces de stockage par groupe de 500 Go par utilisateur. Une notification apparaît sur le tableau de bord des utilisateurs lorsque la capacité de leur stockage atteint 10 % de la capacité totale. Les utilisateurs invités peuvent être supprimés dans les abonnements, dès qu’ils n’ont plus besoin d’un accès. Les utilisateurs invités bénéficient de droits de visualisation. Le partage des invités est nécessaire pour définir une date d'expiration. Le nombre des utilisateurs invités est limité en fonction du type et de la taille de l’abonnement. Le nombre d’utilisateurs invités est cinq fois supérieur au nombre d’utilisateurs concurrents, et deux fois supérieur au nombre d’utilisateurs nommés.

L’essai en Libre-Service gratuit pour la Sécurité et la Conformité

a été supprimé de l'interface self-service pour respecter l'obligation de scanner les sanctions. Le traitement des essais sera désormais exécuté par le back-office uniquement. L’option Xerox AD Interne a été supprimée. Le produit pourra ainsi utiliser une prochaine fonction d’authentification unique.

Support technique

Du fait de son faible niveau d’utilisation, Chat Bot a été supprimé pendant la production. Le site Communauté est ouvert à tous les utilisateurs. La section Foire aux questions continue d’être actualisée périodiquement.

Éclairages sur la Gestion de contenu d'entreprise (ECM)

Consultez les PDF, vidéos, infographies, et plus encore sur ce sujet.