Quand le télétravail reste la seule alternative : l’art de rester concentré et productif

Par Leslie Hobbs

Alors que les perturbations engendrées par le Coronavirus continuent de s’intensifier, partout dans le monde des dizaines de milliers d’employés se voient contraints d’adopter un nouveau mode de travail : le Télétravail. Dans les jours à venir, ce chiffre s’élèvera à plusieurs millions.

Contrairement au scénario de télétravail habituel, cette situation ne découle pas d’un choix personnel, du moins pas pour l’instant. Compte tenu des circonstances et de la soudaineté des événements, l’adaptation peut être un peu plus compliquée pour certains.

Si le contexte actuel est quelque-peu perturbant, le travail peut être vu comme une distraction bienvenue. Voici quelques conseils simples pour rester productif et travailler (presque) normalement dans cette situation sans précédent.

Planifiez votre journée – et tenez-vous-y.

Anticiper vous aide à rester concentré sur les éléments que vous pouvez contrôler. À la fin de chaque journée de travail, planifiez votre journée ou compilez une liste des choses à faire pour le lendemain. Non seulement votre méthode de travail sera plus structurée, mais vous aurez en plus un rappel visuel des tâches exécutées quotidiennement au moment de passer en revue les éléments cochés.

Pendant cette période, ne négligez pas les petites tâches d’entretien d’apparence insignifiante (comme faire le tri de votre boîte de réception). Si vous participez habituellement à des réunions d’équipe hebdomadaires ou à des entretiens individuels, faites-les en conférences téléphoniques ou appels vidéo. Créez un rappel de calendrier pour l’exécution des tâches récurrentes, comme les activités hebdomadaires. Si les routines sont appréciées, c’est bien pour une raison : elles nous réconfortent. Alors respectez la vôtre.

Procurez-vous les coordonnées de vos interlocuteurs.

Faites le point sur les collègues et clients avec lesquels vous devrez communiquer au cours des prochaines semaines. Toutes les informations utiles (comme le numéro de portable ou de fixe) se trouvent-elles dans votre répertoire ? Pensez à bien l’enregistrer et à l’imprimer, sait-on jamais ! Et pensez à envoyer vos coordonnées aux personnes susceptibles d’avoir besoin de vous contacter.

Privilégiez les discussions instantanées à l’e-mail.

La qualité des outils comme Microsoft Teams, G Suite et Slack a nettement dépassé le courriel, comme le confirme Nick Meehan, expert en expérience utilisateur à Xerox PARC.« L’e-mail est lent par nature », déclare Nick Meehan. « Il entraîne parfois des retards de communication de plusieurs heures, voire de plusieurs jours. À l’inverse, avec des options comme Slack, les entreprises bénéficient d’interactions à la vitesse et avec la convivialité des SMS, avec l’avantage supplémentaire d’offrir des canaux à thèmes et la possibilité d’envoyer des pièces jointes.

Mais Nick recommande cependant de s’imposer des limites. « Ces outils sont tellement conviviaux qu’il est très facile de se laisser envahir », prévient-il. « Il est recommandé aux entreprises d’établir des protocoles qui déterminent des horaires en dehors desquels vous n’êtes plus tenu de répondre, mais rien ne vous empêche, de votre côté, de régler dans vos paramètres une heure à partir de laquelle les notifications sont désactivées. »

Optez pour la visioconférence.

Quand vous avez l’habitude de vous rendre sur votre lieu de travail, ne pas être entouré de vos collègues peut être quelque-peu déroutant. Même si vous travaillez régulièrement de chez vous, il pourra être réconfortant de voir quelques visages familiers. Si vous le pouvez, privilégiez les visioconférences par rapport aux conférences téléphoniques. Il est plus que jamais important d’entretenir ce lien visuel avec d’autres êtres humains.

« Adoptez de bonnes habitudes pour vos appels vidéo », préconise Nick Meehan. « Par exemple, si une partie de votre équipe continue de travailler sur place, veillez à ce que chacun d’eux ait sa propre fenêtre vidéo, même s’ils sont tous dans la même pièce.

« Les participants distants sont ainsi mis au même plan que ceux qui sont ensemble », souligne Nick Meehan. « On évite ainsi de voir les personnes physiquement présentes parler entre elles quand la personne distante prend la parole. »

Ne vous laissez pas dépasser par les problèmes informatiques.

Il peut arriver que le courriel, la WiFi ou la bande passante vous joue des tours, marche au ralenti, ou soit tout bonnement indisponible. Profitez-en pour faire le point. Quels éléments sont les plus urgents ? Réglez-les par téléphone. Pensez à prendre des notes détaillées, ainsi lorsque la technologie sera à nouveau opérationnelle, vous pourrez transmettre un rapide récapitulatif à toutes les parties intéressées et veiller à ce que chacun soit à jour. Pour les autres tâches, peut-être pouvez-vous rédiger vos emails hors ligne et les envoyer une fois la connexion rétablie. Vous pouvez également coordonner les actions par SMS, Slack, messagerie interne (le cas échéant), etc.

Surmontez les problèmes de concentration.

Au vu de la situation actuelle, il peut être difficile de parvenir à se concentrer. Essayez de contourner les distractions. Si un travail vous paraît insurmontable, scindez-le et commencez par les parties les plus faciles. Ou mettez-le de côté et consacrez-vous aux tâches mineures mais néanmoins indispensables évoquées plus haut.

Un petit changement de décor peut vous aider. Installez-vous dans une autre pièce de votre maison pendant quelque temps, si vous le pouvez. Faites de l’exercice. Mettez de la musique. Les services en streaming, comme Spotify, vous suggèreront des playlists stimulantes qui vous donneront du baume au cœur.

Limitez votre temps passé sur les écrans.

Avec les restrictions de déplacement et les zones de confinement, il est très facile de suivre en permanence les actualités et de s’abreuver d’informations. Mais voir vos journées rythmées par le tout-coronavirus mettra votre moral à dure épreuve. Efforcez-vous de faire le point sur l’actualité quelques fois par jour seulement. Lorsque vous discutez avec des collègues, vous pouvez parler de la situation quelques minutes mais ne laissez pas le sujet monopoliser la conversation. Donnez le ton en abordant rapidement les sujets professionnels qui ont motivé cette conversation.

Organisez votre journée de manière à faire des pauses régulières.

Les pauses sont essentielles pour vous revigorer. Même dans votre meilleur jour, avoir les yeux rivés sur l’écran pendant une période prolongée aura raison de votre concentration et ralentira votre productivité. Quittez votre bureau et prenez le temps de déjeuner sans interruption. Agrémentez votre journée de travail de quelques exercices physiques : levez-vous pour faire des étirements, faites quelques pompes, ou squats. Si les écoles sont fermées, passez un peu de temps avec vos enfants. Appelez un ami ou un collègue qui vous est cher pour prendre de ses nouvelles.

Après ça, évidemment, remettez-vous au travail.

N’oubliez pas, en travaillant de chez vous, vous contribuez à l’une des meilleures façons de venir à bout de la pandémie en réduisant vos interactions sociales afin d’aplatir la courbe et d’endiguer la propagation du virus.

Vous êtes novice en télétravail ? Dites-nous ce que vous en pensez. Vous êtes un pro du télétravail ? Quels sont vos meilleurs conseils ?