Dix choses à savoir avant d’acheter une imprimante multifonction

Qu’est-ce qu’une imprimante multifonction ?

Une imprimante multifonction est un appareil qui regroupe les fonctions d’imprimante, de photocopieuse, de scanner et/ou de télécopie dans une même machine. Les imprimantes multifonctions sont une option courante pour les entreprises attentives à leur budget souhaitant rationnaliser leurs actifs, réduire les coûts et améliorer les workflows. Alors que la part des tâches numériques dans votre activité augmente progressivement, pensez à consulter notre liste des imprimantes multifonctions particulièrement recommandées pour la numérisation des documents.

Éléments à prendre en considération lors de l’évaluation des imprimantes multifonctions

Pour prendre une décision informée quant au type d’imprimante multifonctions adaptée à vos besoins, vous devez vous poser les bonnes questions. Voici 10 choses à savoir avant d’acheter une imprimante multifonction.

1. Identifiez vos besoins.

Sachez quel usage vous et vos utilisateurs finaux ferez de votre imprimante multifonction. Au-delà des tâches courantes d’impression et de copie, en quoi l’imprimante multifonction vous aidera-t-elle à gérer vos documents, à réduire l’usage du papier, à simplifier les workflows, à numériser des documents en vue de les transférer dans le cloud, à travailler à distance, etc.? Combien de tâches de copie, d’impression, de numérisation et de courriels pensez-vous exécuter par jour ? Combien d’utilisateurs se partageront l’imprimante ? Avez-vous besoin d’une imprimante couleur ? Sans fil ? Prête pour le mobile et le Cloud ? Vous devez tenir compte de toutes ces considérations.

2. Déterminez le coût total d’exploitation et le rapport coût/bénéfices.

Lorsque vous évaluez une imprimante multifonctions, gardez-vous de prendre en ligne de compte le seul coût d’achat initial du matériel. D’autres facteurs méritent d’être pris en considération, à commencer par le coût des fournitures. Si l’on tient compte des coûts liés à l’encre, les imprimantes multifonctions à jet d’encre qui sont souvent perçues dans un premier temps comme meilleur marché, s’avèrent souvent représenter un coût total d’exploitation équivalent, voire supérieur à celui des imprimantes laser multifonctions plus performantes. Par ailleurs, le coût total d’exploitation d’un appareil peu convivial, difficile à entretenir, non fiable ou ne possédant pas les fonctionnalités vous permettant d’obtenir les résultats escomptés, peut augmenter considérablement.

Votre imprimante multifonction peut devenir un précieux atout pour la gestion et la maîtrise des coûts d’impression et d’imagerie, et faire profiter votre entreprise de nouvelles fonctionnalités si vous choisissez le bon modèle. Tenez compte de la manière dont les imprimantes multifonctions peuvent réduire le coût total d’exploitation pour l’impression et l’imagerie, vous aider à consolider et mieux gérer vos ressources dans l’ensemble de l’entreprise et améliorer l’efficacité de votre processus métier.

3. Écoutez ce qu’en disent les autres.

Comparez les options d’assistance et les données de performance et de gestion annoncées dans les fiches techniques des vendeurs avec les données publiées par des organismes de contrôle indépendants. Qu’est-ce que les experts du secteur pensent de la qualité et de la performance du produit que vous envisagez d’acheter ? Imprimantes multifonctions Xerox : Découvrez l’avis des experts

4. Déterminez si l’appareil se connectera facilement au réseau existant.

Demandez-vous si l’imprimante multifonction s’intègrera à votre réseau existant. Sera-t-elle facile à déployer ? Exige-t-elle une formation initiale pour le démarrage ? Possède-t-elle un logiciel ou un assistant pour vous guider pendant l’installation, les dépannages ou les mises à niveau ?

Si votre équipe a besoin d’envoyer des travaux d’impression depuis plusieurs appareils décentralisés (smartphones, tablettes, ordinateurs portables, etc.) vers une imprimante facilement accessible, envisagez une imprimante multifonction sans fil (WiFi). Les imprimantes multifonctions sans fil se connectent à un réseau sans être physiquement branché au moyen d’un câble. Elles permettant une impression mobile et vous débarrassent d’une multitude de câbles disgracieux qui, en plus, représentent un risque de trébuchement.

5. Renseignez-vous sur sa convivialité et sa simplicité d’utilisation.

Pour éviter les goulots d’étranglement et les temps d’arrêt coûteux des employés, optez pour une imprimante conviviale et facile à utiliser. Renseignez-vous sur les interfaces utilisateurs intuitives, les besoins en formation pour une prise en main rapide et l’accès à l’Aide et à la documentation en ligne. Si vous pensez avoir besoin d’assistance, vérifiez que le fabricant propose ce service.

Grâce aux interfaces de type tablette, les imprimantes multifonctions nouvelle génération sont particulièrement conviviales. Touchez, glissez, pincez et faites défiler les options à l’écran de la même manière que vous le feriez sur un smartphone ou une tablette. Et avec les applications intégrées à l’interface, vous ajoutez, supprimez ou échangez les outils en fonction de vos workflows personnalisés.

Les imprimantes multifonctions avec applications mobiles ou connectées dans le cloud vous permettent de travailler en toute simplicité, où que vous soyez. Sur ces appareils, les applications deviennent vos raccourcis pour télécharger, partager, imprimer, numériser, diffuser, et même traduire, vos documents pendant vos déplacements.

6. Intéressez-vous à ses capacités multitâches.

Dotez-vous d’une imprimante réellement capable d’exécuter plusieurs fonctions. Les utilisateurs seront-ils en mesure d’activer la fonction de leur choix pendant que d’autres fonctions sont déjà en cours d’exécution ? Sachez que si certains produits, comme les Tout-en-un, possèdent de multiples fonctions dans un même périphérique, ils ne sont pas toujours capables d’effectuer plusieurs fonctions à la fois. Si votre modèle ne permet pas l’exécution simultanée de toutes les fonctions d’une imprimante multifonctions, les goulots d’étranglements ralentiront inévitablement vos employés.

7. Renseignez-vous sur ses possibilités de communication bi-directionnelle.

Les défaillances de communication des informations opportunes et exactes aux utilisateurs et administrateurs informatiques sur le statut des tâches, des files d’attente et des périphériques impliquera davantage d’interventions de votre part pour résoudre, prévenir ou anticiper les problèmes. Une solide communication bi-directionnelle, à la fois au niveau de l’imprimante multifonction et sur l’ensemble du réseau est essentielle au bon fonctionnement du produit. Recherchez les capacités liées aux tâches d’impression et à l’état du périphérique depuis le bureau et la possibilité d’afficher toutes les files d’attente des travaux au niveau du périphérique et sur le réseau.

8. Renseignez-vous sur le support et les données disponibles pour la gestion du périphérique.

Étudiez l’engagement du vendeur à fournir des utilitaires et des outils fiables de gestion du parc et du périphérique. Si cet aspect ne vous intéresse pas vraiment actuellement, cela pourrait changer à l’avenir. Y a-t-il un logiciel de gestion de la relation du périphérique qui optimise la disponibilité de l’imprimante multifonction. Le vendeur garantit-il des temps de réponse rapides et un service de qualité ? Vous voulez avoir toutes les garanties que votre imprimante multifonction restera opérationnelle pour vous offrir l’efficacité et la productivité dont vous avez besoin.

Les modèles plus sophistiqués d’imprimantes multifonctions vous permettent de gérer non seulement les parcs, mais aussi les informations. Avec les bons outils intégrés, comme les services de gestion déléguée des impressions, votre imprimante multifonction devient l’élément central de votre environnement documentaire. Elle est capable d’automatiser vos processus métier, d’optimiser la gestion à distance des périphériques et d’aider votre help desk grâce à des outils intégrés. Une interface connectée aux applications ouvre la voie à de futures possibilités pour la gestion des périphériques et des documents. 

9. Assurez-vous qu’elle fournit un niveau de sécurité et de confidentialité à la hauteur de vos exigences.

L’imprimante assure-t-elle le niveau de sécurité qu’exige votre activité ? Est-elle évolutive pour offrir une sécurité accrue si vos besoins venaient à changer ?

Sans contrôle, les imprimantes multifonctions sont un point d’entrée vulnérable pour les violations de données ou les attaques malveillantes. Pour garantir la sécurité de vos données, optez pour une imprimante multifonction dont les caractéristiques dépassent les normes du secteur en matière de prévention des intrusions, de détection des périphériques et de cryptage des données. Privilégiez les fabricants d’imprimantes multifonctions qui collaborent avec les experts de la sécurité des technologies de l’information, comme Trellix et Cisco.

10. Renseignez-vous sur les logiciels et solutions disponibles.

Demandez au vendeur quels sont les logiciels et solutions compatibles proposés, par lui et par ses partenaires certifiés.

Les imprimantes multifonctions peuvent vous aider à rationaliser vos processus documentaires redondants et chronophages et à organiser, éditer et archiver électroniquement vos documents papier. Avec une imprimante multifonction et une simple application logicielle, vous pouvez convertir vos documents papier en fichiers électroniques et les envoyer à différentes destinations (e-mail, espaces d’archivage de documents dans le cloud, dossiers réseaux, imprimantes distantes, systèmes d’automatisation en back-office, etc.), le tout à partir d’une simple numérisation.

Les imprimantes multifonctions avec applications peuvent aller encore plus loin. Leurs fonctions et workflows se trouvent dans une interface d’application conviviale, un peu à la manière de votre téléphone ou tablette. Vous pouvez imprimer depuis le cloud, numériser des documents afin de les archiver dans le cloud et connecter vos smartphones aux imprimantes multifonctions sans fil afin de pouvoir travailler partout et à tout moment.

Une fois que vous aurez toutes les réponses à vos questions, vous serez en mesure de faire le bon choix.

Les imprimantes multifonctions peuvent vous aider à rationaliser vos processus documentaires redondants et chronophages et à organiser, éditer et archiver électroniquement vos documents papier. Avec une imprimante multifonction et une simple application logicielle, vous pouvez convertir vos documents papier en fichiers électroniques et les envoyer à différentes destinations (e-mail, espaces d’archivage de documents, dossiers réseaux et même des imprimantes distantes), le tout à partir d’une simple numérisation.

Une fois que vous aurez toutes les réponses à vos questions, vous serez en mesure de faire le bon choix.

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