Comment se réunir... sans réunions

Alors que le personnel de bureau commence à s’habituer aux nouvelles routines du télétravail, un élément centrale du milieu de travail demeure : les réunions.

Même dans les meilleures circonstances, les réunions sont souvent mal perçues par le personnel, soit parce qu’il y en a trop, soit parce qu’elles ne servent à rien. Des réunions inefficaces sont aussi un problème pour les employeurs : des études montrent qu’elles leur coûtent cher, comme le reflètent « leurs faibles niveaux de parts de marchés, d’innovation et de stabilité de l’emploi. »

Le personnel est aujourd’hui confronté à une plus grande complexité en essayant de poursuivre ses activités dans un milieu de travail non familier et un environnement social incertain et anxiogène. Il y a toutefois des moyens simples et pratiques pour permettre aux effectifs virtuels de s’adapter rapidement à leur nouvelle dynamique et à participer à des réunions efficaces, soutient Nick Meehan, spécialiste de l’expérience des utilisateurs chez Xerox PARC.

Identifiez clairement qui est responsable et agissez en conséquence.

Sachez clairement avant la réunion qui la coordonne. C’est important pour la reddition de comptes.

La personne qui vous invite à une réunion n’en est pas nécessairement l’hôte, indique ironiquement Meehan. « Peut-être qu’elle pense l’être, mais ce n’est pas toujours vrai. » Les participants doivent savoir qui dirige la réunion.

« L’hôte de la réunion est le chef d’orchestre, » dit Meehan. « Il ou elle est responsable d’assurer que l’objectif de la réunion est clair, que les participants ne s’écartent pas des sujets discutés et que chacun sent qu’il ou qu’elle peut contribuer. »

L’hôte peut donner le ton à l’avance en partageant un ordre du jour pour établir les résultats attendus de la réunion et aider les participants à se préparer. « La plupart des gens ne font pas ça, » observe-t-il. « Pourtant, il suffit de quelques grandes lignes pour pratiquement garantir la réussite d’une réunion. » De plus, prendre connaissance de l’ordre du jour avant la réunion rend visible qui en est responsable.

La prise de notes et les tâches doivent être une responsabilité collective.

Les réunions virtuelles sont adaptées à la prise de notes collective. Des outils comme Microsoft OneNote, Google Docs ou Sheets, etc., sont parfaits pour une collaboration de ce genre. « Utilisez l’ordre du jour qui été distribué et affichez-le à l’écran pendant le déroulement de la réunion, » suggère Meehan. « Les participants peuvent faire des modifications en temps réel. Travailler ensemble de cette façon crée une meilleure cohésion pour la suite des choses. »

De la même façon, Trello et Asana sont d’excellents outils pour assigner des tâches à mesure qu’elles se définissent. « Quand vous intégrez cette procédure dans le déroulement de vos réunions, vous éliminez le fardeau d’avoir à assigner par la suite des tâches d’une façon qui semble unilatérale ou autocratique, » indique Meehan. « Les décisions prises durant la réunion semblent plus démocratiques. »

Meehan indique aussi que tout le monde n’a pas le même style ou les mêmes préférences pour apprendre. Pour certains, la prise de notes peut nuire à leur capacité de se concentrer et de participer complètement à la discussion. La plupart des outils vidéo permettent d’enregistrer et pour ces participants qui préfèrent l’écoute, ce peut être une meilleure option. Il faut simplement demander si quelqu’un s’objecte à l’enregistrement de la réunion.

Être bref est toujours préférable.

La concentration est toujours un défi dans une journée de travail normale. Mais, selon Meehan, la capacité des participants de se concentrer et de contribuer continuellement est plus faible dans les réunions virtuelles.

« Limitez les réunions à trente ou 45 minutes maximum, » dit-il. « En fait, pour faciliter les choses, changez vos paramètres Outlook pour que les réunions soient programmées en blocs de trente minutes au lieu de la valeur par défaut d’une heure. » Ce simple changement peut aider ceux et celles qui organisent les réunions à réfléchir s’il faut vraiment consacrer une heure complète.

Meehan recommande aussi de terminer les réunions plus tôt lorsque c’est possible. « Tout le monde vous en sera reconnaissant, » dit-il.

Ne vous en faites pas trop si certains n’utilisent pas la caméra.

Les réunions à l’écran sont pratiques, mais elles sont aussi une fenêtre sur la vie privée des collègues. Souvent ce n’est pas un problème, mais pour les employés qui sont plus réservés ou qui utilisent leur chambre comme bureau, cette visibilité peut sembler intrusive et inappropriée.

« C’est correct si certains ne veulent pas utiliser leur caméra, » dit Meehan. « Dans un monde idéal, tout le monde serait visible à l’écran, mais si ce n’est pas le cas, assurez-vous d’avoir sur l’écran quelque chose en temps réel, par exemple les notes que vous prenez. » Cela offre aux participants une raison de concentrer leur attention au bon endroit, au lieu de lire furtivement leurs courriels.

Quelles sont vos meilleures pratiques pour conduire des réunions virtuelles efficaces?