Conversion aux formats MS Office
Faites-vous partie des nombreuses entreprises qui dépendent des documents papier ? Peut-être avez-vous dans vos archives beaucoup de fichiers numériques statiques tels que des PDF non éditables. Bien qu’ils aient leur utilité, il arrivera peut-être un moment où ils sera nécessaire de les modifier. Habituellement, vous trouvez le fichier source, vous faites les modifications nécessaires, puis vous réimprimez ou reformatez le document.
Mais que se passe-t-il si vous n’avez pas le fichier original ? Qui aura la lourde tâche de recréer ce document à partir de zéro, et à quel coût ? Confierez-vous cette tâche à l’un de vos employés, auquel cas elle se transformera en un coût interne, ou l'externaliserez-vous à une agence. Dans les deux cas, il est coûteux en temps et en argent de faire toutes ces modifications minimales pourtant nécessaires tout au long du cycle de vie d’un document.
Quelles options avez-vous pour minimiser l’impact en termes de coût et de productivité que cela a sur votre activité ?
Bien que de nombreuses solutions soient disponibles, la gestion de logiciels et d'abonnements à des solutions cloud supplémentaires pour un usage occasionnel peut s'avérer être surdimensionné.
C’est là qu’intervient Xerox® Workflow Central Platform. Conçu spécialement pour le traitement de tâches ponctuelles, telles que la conversion de documents papier ou non éditables en fichiers Microsoft modifiables (Word, Excel ou PowerPoint), tout en conservant la mise en page originale du document.
De surcroît, Workflow Central permet bien plus que la conversion aux formats MS Office, ce qui en fait une alternative séduisante pour bon nombre d'entreprises et de particuliers aux besoins occasionnels. Cela élimine le besoin de recourir à de multiples outils individuels nécessitant un suivi et une maintenance proactifs.
Alors voyons comment le micro service documentaire "Convert to MS Office" de Workflow Central peut-il contribuer à votre productivité tout en limitant les coûts. Voici quelques exemples :
Les télétravailleurs ont un accès direct et sécurisé à un outil de conversion à la demande qui crée des fichiers éditables tout en conservant la mise en forme du document original intacte. Dites adieu au copier-coller dans les outils en ligne gratuits, qui vous forcent à recopier, coller et recréer le document à partir de zéro !
Les employés en déplacement n’ont plus besoin d’appeler le back office pour effectuer des changements de dernière minute. L’accès facilité depuis les appareils mobiles garantit qu’ils puissent modifier les documents ou les captures d’écran à la volée et ainsi éviter de long appels fastidieux ou un retour au bureau.
Tous les employés du bureau ont accès à une plateforme de conversion de documents puissante, fiable et instantanée. Ce service est disponible depuis leur PC, mais aussi via une App MFP intuitive, facilitant la conversion des documents papier comme des fichiers numériques.
Avec Workflow Central, vous avez la certitude que :
Vos données restent confidentielles et sont effacées immédiatement après conversion1.
Le chiffrement de bout en bout assure la sécurité des données, pendant leur hébergement ou leur transfert2.
Protection côté serveur grâce aux data centers constamment suivis et protégés contre les dernières menaces.
Quels sont les avantages pour mon milieu de travail ?
Pouvoir mettre à jour vos feuilles de calcul. Évitez les commentaires manuscrits difficilement déchiffrables.
Modifications de contrat de dernière minute, particulièrement utiles en pleine visite client.
Les employés de bureau peuvent collaborer sur des fichiers éditables au lieu de faire des annotations individuelles sur des versions statiques.
Les fonctions de productivité supplémentaires incluent la réception fréquente de documents non éditables, afin de rester productif en déplacement professionnel ou en vacances. Pourquoi ne pas automatiser3 complètement le processus de conversion ? Surveillez les fichiers entrants via votre messagerie ou service de stockage cloud4 et laissez Workflow Central travailler discrètement en arrière-plan pour que vos documents soient automatiquement convertis et prêts.
1Les fichiers traités peuvent être conservés pendant une durée maximale de sept jours s'ils ne sont pas immédiatement imprimés ou téléchargés.
2Les fonctionnalités de chiffrement et de suivi des e-mails nécessitent des crédits supplémentaires.
3Nécessite un abonnement Avancé
4Les entrées acceptées incluent l’e-mail (MS Exchange Online) et les espaces dde stockage Cloud (MS 365 SharePoint et MS OneDrive).
Pour une productivité imparable, partout où des résultats sont attendus.
Prêt à vous affranchir de tous les obstacles quotidiens qui entravent votre productivité ? La plateforme Xerox® Workflow Central vous sera très utile. C’est parti !
