Comment le Groupe CTH a rationalisé son flux d'informations sur les produits avec Xerox® DocuShare®.
Le Groupe CTH a été créé en 1982, à Romans-sur-Isère, dans la Drôme. CTH a développé son premier modèle économique centré sur l'élevage et l'agriculture, à proximité du magnifique massif du Vercors. En 2009, CTH s'est agrandi et a créé une nouvelle division, CONFORTO, spécialisée dans l'amélioration et la rénovation des habitations.
Avec la croissance de l'entreprise, la gestion documentaire de base est devenue extrêmement complexe avec un taux d’erreurs excessif. Olivier Nayagom, directeur commercial d'Axilis, partenaire de Xerox, explique pourquoi le Groupe CTH s'est tourné vers Xerox pour trouver une solution.
« Le Groupe CTH est un client de longue date d’Axilis. Elle souhaitait centraliser les demandes des utilisateurs pour tout ce qui concerne l'étiquetage, les fiches techniques, les fiches de données de sécurité et les packshots de produits, tout en permettant un accès à distance et sécurisé à ces documents. CTH doit gérer plus de 250 références de produits dans différentes langues. Sans oublier que ces documents évoluent constamment pour rester conformes aux normes et à leurs évolutions. Toutes les demandes de modifications étaient alors effectuées avec des versions papier annotées ou séparément par e-mail. Ces deux méthodes généraient des pertes de temps importantes et de nombreux risques d’erreur.”
« Pour faciliter la recherche d’une solution adaptée, nous avons fait appel à notre partenaire, E-Cervo, un spécialiste de l’automatisation des processus métiers. Après une période d’évaluation des besoins et des attentes en collaboration avec CTH, e-Cervo a recommandé Xerox DocuShare comme plateforme de gestion de contenu. »
« Pour nous, la première étape essentielle fut de définir clairement les contours du projet. DocuShare s’est révélée être la plateforme idéale pour répondre aux besoins prioritaires du département Marketing. La richesse fonctionnelle et l’intuitivité de DocuShare en tant que plateforme GED collaborative a parfaitement répondu à l'étendue du projet et a ainsi contribué à automatiser les processus marketing de CTH et à faciliter sa transformation numérique. »
« DocuShare nous a permis de consolider et de classer les documents sources, les documents marketing, tout ce qui concerne l'étiquetage, les fiches techniques, les fiches de sécurité, et bien plus encore. L'accès aux documents est désormais limité et dépend des autorisations que nous attribuons aux personnes. Tout est devenu organisé, contrôlé et extrêmement pratique pour tous les départements qui peuvent héberger et accéder aux fichiers dont ils ont besoin".
Comment cela se passait avant la mise en place de DocuShare ?
« Avant, l'équipe des services techniques gérait la création des fiches de données de sécurité, puis sollicitait l'avis des autres départements. Mais il n'était pas rare que d'autres exigences surgissent avant l’approbation de la version finale. Par exemple : La traduction en espagnol d’une étiquette française pouvait débuter alors que le processus de création, validation et publication d’une nouvelle fiche de données de sécurité était en cours, avec des conséquences directes sur le contenu des étiquettes existantes. Personne ne pouvait faire ce lien alors que la traduction de l'ancienne version devenue inutile se poursuivait ! »
Aujourd’hui, quels changements constatez-vous ? Quels sont les avantages apportés par DocuShare ?
« Depuis la mise en place de DocuShare dans chaque département, chacun sait exactement où en sont les autres. Notre département Réglementation informe les autres dès qu'une nouvelle fiche de données de sécurité est disponible. Toutes les personnes concernées savent donc quelle fiche a été modifiée et quelle version doit être utilisée. Par exemple, si une fiche de données de sécurité de 2021 est disponible et que nous devons produire une fiche technique pour la Croatie, nous ne risquons pas de nous baser sur un document validé avant 2021. Nous évitons ainsi de traduire la mauvaise version. Tout document en cours de modification est signalé comme indisponible. Les utilisateurs savent immédiatement qu'aucune action n’est autorisée tant que ce document n'est pas réintégré et mis à jour. Comme il est désormais impossible de se tromper, cet avantage se traduit par d’importants gains de sécurité et de temps ».
Comment cet outil et les nouvelles méthodes ont-ils été adoptés par le personnel ?
« Cela nous a pris du temps, mais les "trucs et astuces" que nous avons diffusés ont beaucoup facilité l’adoption de l’outil. Nous avons commencé avec 10 utilisateurs seulement, Aujourd’hui, trente personnes l’utilisent régulièrement. Il fait maintenant partie de notre culture d’entreprise. Les informations produits sont actualisées et accessibles. Tous les employés savent maintenant où trouver les documents. »
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