Stratégies pour gérer votre entreprise en ces temps incertains

Par Carl Franzen

Nombre d’employeurs ont soudainement dû changer leur gestion, car la plupart de leurs employés travaillent à la maison, une transition qui présente des défis nouveaux et imprévus. Pour les gestionnaires responsables d’équipes qui sont soudainement passés du bureau à un environnement à distance, la question principale est : comment, autant que possible, maintenir la cohésion, la productivité et le moral de l’équipe quand celle-ci est dispersée à l’extérieur de son lieu habituel de travail? La situation particulière de chaque équipe est unique, mais, selon les experts, il y a de meilleures pratique permettant aux propriétaires et aux gestionnaires d’aider leurs équipes à s’adapter.

Réaliser un état des lieux des TI

La technologie est probablement l’épine dorsale du lieu de travail et c’est tout aussi vrai quand votre équipe travaille à distance. IIl appartient aux gestionnaires d’évaluer de quelles TI leur personnel, travaillant maintenant à la maison, a besoin pour effectuer son travail, et de s’assurer de leur fournir en toute sécurité.

Un bonne façon de commencer est de faire enquête auprès des employés par téléphone, par courriel ou par questionnaire en ligne (par exemple avec les formulaires gratuits Google Forms) pour établir ce qu’ils ont et ce qui leur manque. Les éléments de base incluent les ordinateurs et ordinateurs portables, les logiciels, une connexion Internet qui soit assez rapide pour supporter les appels audio et vidéo.

N’oubliez pas que les besoins techniques ne seront pas résolus une fois pour toutes. « Les besoins techniques évoluent en cascade, par vagues, » dit Daniel McGinn, rédacteur en chef de Harvard Business Review et co-animateur du podcast Dear HBR « Quand tout le monde est opérationnel et que vous communiquez avec Slack ou d’autres outils, vous pouvez commencer à identifier les autres besoins, » que ce soient de nouveaux appareils comme des ordinateurs portables ou des imprimantes.

Et évitez la tendance à laisser le dépannage technique à votre personnel. Comme gestionnaire, c’est un domaine où vous pouvez et devez prendre l’initiative. Si vos employés à distance ont besoin que de nouveaux portables ou imprimantes soient livrés à la maison, ou d’un soutien des TI de 24 h, Xerox a récemment lancé l’ensemble pour le télétravailleur pour vous aider.

Comment traitez-vous certains enjeux comme le courrier physique par exemple?

Une question que les gestionnaires qui transfèrent leurs équipes du bureau vers le télétravail se posent : que faire avec le courrier de l’entreprise : les chèques, les factures, les contrats et les documents juridiques? Si tout le monde travaille à la maison, qui fera la cueillette, l’acheminement et le traitement? C’est particulièrement vrai des entreprises qui traitent des factures, des demandes de règlements, des commandes postales et d’autres articles envoyés régulièrement par la poste. « Nous voyons de plus en plus d’entreprises qui ont besoin d’aide pour traiter ce courrier, » explique Dave Nesbitt, responsable mondial des Services de saisie de contenu chez Xerox.

Heureusement, il y a des solutions : Le service de salle de courrier numérique de Xerox peut automatiquement récupérer le courrier de votre entreprise, le numériser et le téléverser dans des serveurs sécurisés, permettant à des employés désignés d’y accéder et de le traiter, peu importe où ils et elles travaillent. De plus, les Services de saisie de contenu de Xerox peuvent aider les entreprises à numériser l’information et à la convertir des formats physiques à des formats électroniques lisibles.

N’oubliez pas: Vous ne pouvez pas trop communiquer

Parlez à votre équipe. Puis parlez-leur de nouveau. La répétition, plus que jamais, est la principale fonction du leadership et d’une communication efficace. Voici pourquoi : La recherche montre que près de 50 pour cent de tous les courriels sont mal compris, et nombre de destinataires interprètent même les communications positives comme « bon travail » négativement et comme un sarcasme, selon Nick Morgan, fondateur et PDG de Public Words, un firme conseils de communication pour les entreprises de Boston, et auteur du livre Can You Hear Me?

« Nous les humains avons un préjugé négatif, » explique Morgan. « Lorsque nous ne recevons pas l’information normalement, par nos cinq sens, notre cerveau remplit les blancs par de l’information qu’on s’est fabriquée. »

La vidéoconférence est évidemment une solution essentielle, et certaines entreprises qui s’y connaissent utilisent même des plateformes de jeux et de réalité augmentée pour se connecter. Voir le visage qui accompagne la voix est crucial, dit Morgan. Sa recherche a montré que moins de 5 % de toutes les communications d’affaires se font par vidéoconférence, mais il croit que ce devrait plutôt être 95 %. Être bref est préférable : les gestionnaires devraient imiter les vidéoconférences à 30-45 minutes, car au-delà, l’attention diminue.

« Si vous avez une réunion d’équipe le matin, organisez-la en ligne, » dit John Curtis, directeur, Marketing du crédit-bail - Services financiers, Xerox Amériques et un vétéran de 35 ans dans la société. Même chose pour les communications avec les partenaires et les clients. Ne craignez pas de les contacter.

Mais il ne suffit pas de parler aux employés, il faut aussi prendre le temps d’écouter.« Demander aux employés comment ils vont, prendre soin de leurs émotions, et s’assurer qu’ils se sentent appréciés sont des tâches que les gestionnaires peuvent faire à distance maintenant, » dit McGinn de HBR.

Valorisez le bien-être des employés

HBR a récemment publié un article, bien accueilli, qui soutient que la situation actuelle est une situation de deuil. Par conséquent, les gestionnaires doivent être particulièrement attentifs au stress et à l’épuisement. Assurez-vous que les employés, tout en demeurant productifs, prennent des pauses, aient le temps de faire de l’exercice si leur santé le permet, qu’ils se déconnectent à la fin de la journée et suivent les plus récentes recommandations du gouvernement et des autorités médicales en matière de bien-être physique et mental.

« Si les gens travaillent virtuellement, il est possible qu’ils travaillent trop, » dit Curtis.

En fait, la connectivité instantanée et toujours accessible que permettent les téléphones intelligents et les applis en ligne comme Slack et Microsoft Teams signifie que celles et ceux qui travaillent à la maison (cadgestionnaires et employés) se retrouvent à travailler plus que ce qu’ils feraient dans une journée de travail normale au bureau et peuvent souffrir d’épuisement.

Une tactique simple pour éviter cette situation : les gestionnaires doivent encourager les employés à trouver un espace de travail désigné à la maison.

« Si vous avez un espace désigné pour le travail et qu’au moment où vous en sortez vous vous déconnecter, c’est très utile.» dit McGinn

Et les gestionnaires devraient s’assurer aussi de prendre soin d’eux-mêmes.

Être gestionnaire ou propriétaire d’entreprise peut vous faire sentir isolé, quand toute l’équipe dépend de vous pour le leadership et pour des directives, mais qu’il n’y a personne pour vous épauler ou prêter une oreille sympathique. Au sommet, on se sent souvent seul, comme on le dit souvent.

Pour obtenir le soutien nécessaire, les gestionnaires qui passent au télétravail devraient rechercher les conseils d’un mentor ou d’autres cadres dans l’entreprise, leur région, leur secteur d’activités ou même à travers le monde.

« Contactez la communauté que vous avez déjà, » suggère Curtis, « Trouvez un mentor qui est passé par là. Ou trouvez des groupes ressources en ligne. »

Les réseaux sociaux comme LinkedIn, les groupes Facebook, WhatsApp, Slack, Discord et même Direct Messages d’Instagram, et les fonctionnalité d’ «Amis proches», offrent aux gestionnaires la change de trouver une communauté aux mêmes affinités et des cadres dans un position semblable pour aider à les guider, pour les écouter et résoudre les problèmes courants de télétravail. À cette fin, suivez Xerox sur ces plateformes et dites-nous ce qui vous préoccupe. Nous pouvons vous aider.