Comment CTH Groupe a rationalisé son flux d’information sur les produits avec Xerox® DocuShare®
Établi à Romans-sur-Isère dans la région française du Drôme, CTH Groupe a été créé en 1982. Dans le cadre de la magnifique chaîne de montagne du massif du Vercors, le modèle d’affaires original de CTH était consacré à l’élevage et à l’agriculture. CTH s’est agrandi en 2009 en établissant une division dénommé CONFORTO spécialisée dans les améliorations et les rénovations résidentielles.
La gestion des documents de base est devenue extrêmement difficile et sujette aux erreurs au fur et à mesure que l'entreprise s’est développée. Olivier Nayagom, directeur commercial d’Axilis, partenaire de Xerox, explique pourquoi CTH Groupe a fait appel à Xerox pour obtenir de l’aide.
« Le groupe CTH est un client de longue date d’Axilis. La société souhaitait centraliser les demandes des utilisateurs pour tout ce qui concerne l’étiquetage, les fiches techniques, les fiches de données de sécurité et les packshots de produits, tout en permettant un accès à distance et sécurisé à ces documents. De plus, CTH a besoin de gérer plus de 250 références de produits en diverses langues. De plus, ces documents évoluent constamment en raison de l'évolution des normes. Toutes les demandes de changements ont été faites en annotant les versions papier ou séparément par courriel. Ces deux processus ont entraîné un énorme perte de temps tout en générant de grands risques d’erreur. »
« Pour nous aider à trouver la bonne solution pour CTH, nous nous sommes tournés vers notre partenaire commercial e-Cervo, spécialisé dans l'automatisation des processus d'entreprise. Après avoir travaillé avec CTH afin de mieux comprendre ses besoins, e-Cervo a recommandé que la plateforme de gestion du contenu soit Xerox DocuShare. »
« L’important a été de définir les paramètres de ce projet. DocuShare était la plateforme idéale pour répondre aux besoins prioritaires du service de marketing. Les riches fonctionnalités et la qualité intuitive de DocuShare comme plateforme collaborative de gestion du contenu correspondaient à la nature du projet et a ainsi aidé à automatiser les processus de marketing de CTH en facilitant sa transformation numérique. »
« DocuShare nous a permis de consolider et de classer les documents de source, les documents de marketing et tout ce qui concerne l’étiquetage, les notices techniques, les fiches de données de sécurité et plus encore. L’accès aux documents est maintenant limité et dépend des autorisations assignées aux individus. Tout est devenu organisé, contrôlé et extrêmement pratique pour tous les départements qui peuvent héberger et accéder aux fichiers dont ils ont besoin. »
Quelle était la situation avant l’introduction de DocuShare?
« L’équipe des services techniques gérait la production des fiches de données de sécurité, puis recueillait les commentaires d’autres services. Toutefois, il n’était pas inhabituel que d’autres exigences soient requises avant que la version finale ne soit approuvé. Par exemple : Une étiquette française pouvait être transmise pour traduction en espagnol, alors qu’une nouvelle fiche de données de sécurité était validée et publiée (affectant le vocabulaire utilisé sur les étiquettes à l’heure actuelle), mais personne n’aurait été au courant et la traduction aurait été réalisée à partir de l’ancienne version. »
Comment la situation a-t-elle changé? Quelles sont les avantages de DocuShare?
« Depuis l’introduction de DocuShare, tout le monde dans chaque service sait exactement où en sont les choses. Mon service des affaires réglementaires informe maintenant les autres quand une nouvelle fiche de données de sécurité est produite, ce qui signifie que toutes les personnes concernées savent que la fiche a été modifiée et qu’il faut utiliser cette version. Par exemple, si nous avons une fiche de données de sécurité de 2021 et que nous avons besoins d’une notice technique pour la Croatie, nous ne commencerions pas à partir d’un document validé avant 2021, ce qui évite de traduire la mauvaise version. Chaque document modifié est retiré et non disponible, les utilisateurs savent donc qu’il ne faut pas intervenir jusqu’au moment où le document mis à jour est réintroduit. Il est désormais impossible de le rater, c’est donc avant tout un gain de sécurité et un gain de temps important. »
Comment votre personnel a-t-il adopté l’outil et les meilleures méthodes de travail?
« Il a fallu un peu de temps pour s’y faire, mais nous avons publié des « conseils et astuces » pour que les gens s’approprient l’outil. Nous avons commencé avec 10 utilisateurs et nous sommes 30 aujourd’hui. Ça fait partie de notre culture d’entreprise, l’information sur les mises à jour de l’information sur les produits est accessible et tout le monde sait maintenant où trouver les documents. »
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