Comment DocuShare^® de Xerox^® a permis à un fabricant de meubles en activité depuis 99 ans de numériser quelque 500 000 documents

Comme l’a confié un employé de Fairfield Chair, « nous croulions sous le papier ». Littéralement.

L’entreprise familiale, fondée il y a 99 ans et établie à Lenoir, en Caroline du Nord, consacrait un étage entier à l’archivage de documents classés dans plus de 150 armoires. Les réponses à de nombreuses questions posées par les clients s’y trouvaient certainement, mais les retrouver et les partager était un vrai casse-tête. Les employés étaient contraints de faire patienter leurs clients, de se rendre dans une autre pièce à l’étage pour trouver le document, puis de revenir à leur bureau pour répondre aux questions.

SI l’entreprise est fière de ses valeurs quasi ancestrales, avec des employés qui sont de la deuxième, voire troisième génération, il était temps d’apporter quelques changements. ​

Fairfield Chair s’est tournée vers Xerox pour obtenir de l’aide dans son ambitieuse entreprise qui consistait à passer d’un système analogique à un système numérique. « Notre devise n’est pas de passer au sans papier, mais de se passer de papier », ironise Jeremy Lukovich, Vice-président Ventes, Xerox DocuShare. « Nous aidons nos clients à numériser et à automatiser leurs processus métier. » Xerox^® DocuShare^® permet aux utilisateurs de numériser leurs documents papier et de les archiver dans un système de gestion de contenu centralisé sur le cloud, où les documents peuvent être évalués, gérés et archivés en toute sécurité, consultables à tout moment par les utilisateurs.

En numérisant 500 000 documents, Fairfield Chair a pu retirer toutes ces armoires et réduire sa dépendance à un système d’archivage reposant sur le papier. L’entreprise a pu fusionner six services sur un même étage et libérer 40 % d’espace de bureau afin d’accueillir de nouveaux membres du personnel. « Nous avons pu nous débarrasser de 165 armoires », se réjouit le PDG de Fairfield, Jamie White.

Grâce à l’accès instantané à l’information en ligne, les employés de Fairfield Chair peuvent désormais répondre à leurs clients plus rapidement et l’entreprise a vu ses coûts d’impression diminuer de 35, voire 40 %.