כך פתר משרד עורכי דין מוביל לדיני עבודה את אתגרי עיבוד המסמכים ושיתוף המידע וייעל את העבודה
עורכי הדין והצוות במשרד עורכי הדין Bell Law Group משתמשים בפלטפורמת Xerox® Workflow Central כדי להמיר מסמכים ולשתף מידע ופעולה.
"פלטפורמת Xerox Workflow Central הופכת את העבודה השוטפת במשרדי עורכי דין כמו Bell Law Group לפשוטה, זריזה ויעילה יותר.“
משרד עורכי הדין Bell Law Group מתמחה בדיני עבודה ותאונות אישיות ומייצג שכירים ומעסיקים במגזר הפרטי והציבורי. למשרד חמישה סניפים ברחבי ארה“ב: וושינגטון, ניו יורק, סיוסט, גארדן סיטי ומיאמי.
האתגר
שיתוף מידע בין חמשת הסניפים שלכל אחד מהם תשתית תקשורת ומחשוב נפרדת.
בעשרים השנים שחלפו מאז הקמתו, צבר משרד עורכי הדין Bell Law Group מוניטין כמשרד בכיר בתחום דיני העבודה, גדל בהתמדה וכיום יש לו חמישה סניפים בארה“ב. עורכי הדין עוברים מסניף לסניף בהתאם לצורכי התיק שעליו הם עובדים וזקוקים לפתרון שיאפשר להם לעבד מסמכים ביעילות ולשתפם בקלות בין הסניפים השונים כחלק מעבודתם השוטפת.
אולם, מכיוון שבכל סניף קיימת תשתית תקשורת ומחשוב נפרדת, ואפילו משתמשים בתוכנות שונות, אין דרך קלה, נוחה ואחידה לעבד מסמכים, לגשת אליהם ולשתפם בין הסניפים. כך לדוגמה, עורכי דין משתמשים באחד הסניפים בתוכנות מסוימות להמרת, הסרת מידע רגישאו תרגום מסמכים, רק כדי לגלות שבסניף אחר משתמשים בתוכנות אחרות לגמרי או שהיכולות האלו כלל לא קיימות. הפערים האלו מובילים את העובדים למצוא פתרונות משל עצמם לשיתוף המידע, לבזבז זמן ומשאבים יקרים וצורת העבודה הזאת גם חושפת את המשרד לאיומי אבטחת מידע.
משרד עורכי הדין חיפש מערכת שתאפשר לעורכי הדין וצוותי המנהלה לגשת במרוכז ובקלות למסמכים בכל הסניפים. כמו כן, הפתרון צריך לאפשר לצוותים בכל הסניפים לגשת ולהשתמש בדיוק באותם כלי לעיבוד מסמכים ושיתופם.
מכיוון שהמשרד לא יכול להפסיק את פעילותו לצורך מעבר למערכת חדשה, הפתרון צריך להיות פשוט, אינטואיטיבי כך שלא יהיה צורך בהדרכות מיוחדות ולעבוד עם התשתית שכבר קיימת בסניפים.
כלקוח ותיק של Xerox Business Solutions , פנה משרד עורכי הדין Bell Law Group אל צוות השירותים הישירים של Xerox לפתרון.
הפתרון
פלטפורמת עבודה גמישה ויעילה
צוות השירותים הישירים של Xerox Business Solutions המליצה ל־Bell Law Group על פלטפורמת התוכנה Xerox® Workflow Central כפתרון גמיש ואמין שיעבוד היטב עם מאגר המסמכים בענן הקיים של המשרד ויאפשר גישה למסמכים מסביב לשעון ומכל מקום.
כמו כן, הציעה Xerox למשרד עורכי הדין להתנסות בפלטפורמה כפרויקט פיילוט ורק אז להחליט אם לעבור אליה בכל הסניפים. כך יוכל משרד עורכי הדין להתנסות ללא חשש ביכולותיה של הפלטפורמה כחלק מהעבודה השוטפת ולהחליט אם היא הפתרון המתאים.
במהלך שלושת חודשי הניסיון, לא רק שמשרד עורכי הדין Bell Law מצא כי פלטפורמת התוכנה Workflow Centra פותרת את כל אתגרי שיתוף המידע והפעולה, אלא גילה גם יכולות נוספות לייעול ניהול המסמכים במשרד כמו המרת מסמכים, תרגום מסמכים הסרת מידע רגיש ממסמכים והיכולת להמיר מסמכים בכתב יד למסמכי תמליל ממוחשב.
התוצאות
עורכי הדין בכל הסניפים יכולים לגשת היום לכל המסמכים שלהם הם זקוקים
בעזרת פלטפורמת Xerox® Workflow Central כל הסניפים יכולים לגשת לאותם מסמכים, לעבד אותם באמצעות אותם כלים ולשתפם בקלות ובצורה מאובטחת.
מכיוון שהפלטפורמה מתחברת למאגר המסמכים הקיים בענן של Bell, יכול צוות המשרד לשתף מסמכים ולעבוד עליהם ביחד בצורה מאובטחת ובזמן אמת. היכולת לעבודה על המסמכים ביחד הזמן אמת היא מרכיב חיוני בעמידה בלוחות הזמנים של הליכים משפטיים, כמו למשל בדיקת נאותות והכנת תשקיף כחלק מהליכי מיזוג ורכישה, ומייעלת מאוד את העבודה.
לכל עורכי הדין יש עכשיו גישה קלה ומאובטחת מכל מקום שבו הם עובדים לאותו מידע וכלים שימושיים כמו תרגום, הסרת מידע רגיש והמרת המסמכים לקובצי שמע. בפרט נעזר המשרד בכלים להמרת מסמכים בכתב יד למסמכי תמליל ממוחשב ובאפשרות סיכום המסמכים כחלק מהעבודה השוטפת היומית.
סביבת העבודה השיתופית החדשה מייעלת את העבודה ובעקבות כך גם את השירות ללקוחות המשרד באופן שעולה בקנה אחד עם מדיניות המשרד להציב את הלקוחות במרכז.
בימים אלה בודק משרד עורכי הדין פתרונות נוספים של Xerox במטרה לייעל עוד יותר את העבודה המשפטית במשרד ורמת השירות ללקוחות.
„משרדי עורכי דין מחפשים כל הזמן דרכים להתייעל ולשפר את השירות ללקוחות. השילוב בין פלטפורמת Xerox Workflow Central לפתרונות נוספים של Xerox יוצר פתרון אמיתי לאתגרים המשותפים בענף עריכת הדין.“
האתגר
עורכי הדין עובדים מהמשרד הקרוב לביתם, אבל עדיין מבלים זמן רב בעבודה מסניפים אחרים או בפגישות עבודה במשרדים של הלקוחות.
העדר פתרון טכנולוגי אמין שיאפשר גישה למסמכים ולשתם בצורה מאובטחת עם עמיתיהם לעבודה הקשה על עבודת המשרד.
משרד עורכי הדין Bell Law Group חיפש פתרון שיאפשר לצוות המשרד לאחסן את המידע מכל חמשת הסניפים במרוכז ולשתפו בקלות.
הפתרון
לאחר תקופת ניסיון, אימץ משרד עורכי הדין Bell Law Group את פלטפורמת Xerox® Workflow Central כפלטפורמת ניהול מסמכים מרכזית שעומדת בתקני אבטחת המידע לארגונים.
המשתמשים יכולים לגשת לפלטפורמה בכל שעה ומכל מחשב, מכשיר נייד או מדפסת משולבת בטכנולוגיית Xerox® ConnectKey® כדי להמיר בקלות ובמהירות קובצי PDF למסמכי תמליל ממוחשב.
כמו כן, יש למשתמשים גישה לספריית אפליקציות נוספות שימושיות נוספותה, ובהן המרה לקובצי אופיס, המרה לקובצי שמע, הסרת מידע רגיש באופן אוטומטי ותרגום מסמכים).
לאחר המרתם, נשמרים המסמכים באופן אוטומטי במאגר המסמכים בענן של Bell או נשלחים ללקוחות במייל באמצעות שירות ההצפנה והמעקב‘ לשיפור אבטחת המידע.
התוצאות
צוות המשרד לא התקשה לעבור להשתמש במערכת החדשה ולא היה צורך בהדרכה או בתקופת הסתגלות מיוחדות.
עורכי הדין וצוות המשרד יכולים להמיר מסמכים ולערוך אותם מהר יותר מבעבר, לעשות זאת מכל מקום שבו הם נמצאים ובצורה שעומדת בתקני אבטחת מידע עדכניים.
השירות ‚הצפנה ומעקב‘ מאפשר למשרד לשתף ללא חשש קבצים המכילים מידע רגיש באופן פנימי או ם לקוחותיו.
רמת ומהירות השירות ללקוחות השתפרה בהתאם למטרת משרד עורכי הדין Bell Law Group תמיד להציב את צורכי הלקוחות בראש סדר הקדימויות.
להורדת סיפור הלקוח המלא (PDF) (זמין רק באנגלית)
Xerox® Workflow Central Platform
המרת מסמכים מכל מכשיר ומכל מקום.
מאמרים קשורים
חברת פיתוח והדרכה משתמשת ביתרונותיה של טכנולוגיה דיגיטלית כדי לספק שיטות לימוד חדשניות ולהנגיש את תכני הלימוד.
סגל ההדרכה של CRC Formation משתמש בפלטפורמת התוכנה Xerox® Workflow Central כדי לספק לתלמידים דרכים חדשות ללמוד.
Getting Started with Xerox® FreeFlow® Core
Join our Xerox virtual webinar to help streamline your pre-press workflow and say goodbye to touchpoints and bottlenecks.
Create a more sustainable office
Discover how Xerox enables more responsible printing and sustainability strategies for businesses. Solutions, recycling, and more.
3 Essentials to Cybersecurity - Part 2
Discover how Xerox technologies can help to secure your printer and data.
French Non-Profit Association Case Study
See how Xerox helped boost productivity and accessibility for one of France's most significant non-profit organizations with the help of our Managed Print Services and Workflow Central Platform.
2024 BLI Pacesetter Business Service Awards
Discover how Keypoint Intelligence — Buyers Lab, Inc. (BLI) acknowledged our software's prowess in workflow automation, personalization, content management solutions, and digitization services.
