דלגו לתוכן הראשילקריאת ההצהרה שלנו בנושא נגישות האתר או ליצירת קשר בשאלות בנושא נגישות האתר, יש ללחוץ כאן.
Woman at desk in home office
ליצירת קשרחפש ספק מקומי

Protect

כל ספקי השירות מבטיחים להקפיד על אבטחת מידע ולהגן על הפרטיות, אבל אין כמו תחום שיתוף הקבצים כדי להמחיש עד כמה המידע נתון לחסדי אחרים.

שיתוף מסמכים הוא מרכיב חיוני בפעילות העסקית השוטפת אבל מרגע שהמידע עוזב את כותלי הארגון, אין לארגון יכולת למנוע את זליגתו בתום לב או להגן עליו מפני מעשי זדון!

המידע משותף בשלוש דרכים:

Restaurant manager doing paperwork while talking on the phone

דואר אלקטרוני

הדרך הקלה והמהירה ביותר לשיתוף מידע. אבל גם זאת שבה טעויות אנוש הן דבר שבשגרה, אין דרך למנוע את המשך העברת המידע ושיתופו עם גורמים נוספים ותמיד מרחפת הסכנה להתחזות או פריצה לחשבונות דואר למטרת גניבת מידע.

שירותי שיתוף/אחסון קבצים

בשנים האחרונות, שיתוף קבצים גדולים עם גורמים מחוץ לארגון הפך לקל מאי פעם אבל ברוב שירותי שיתוף הקבצים לא קיימת הגנה מספקת על המידע ולמעשה כל מי שיש בידו את הקישור יכול לגשת קובץ.

בעיה נוספת היא ששירותים חינמיים לשיתוף קבצים או אחסון קבצים בענן עלולים אוספים מידע אישי רגיש ולהשתמש בו למטרות אחרות.

Man working in a hallway on a laptop with a cup of coffee. Plants and a stairway behind him.
An open office with a wall of windows and a row of different desks (standing sitting, etc.)

הפצה פיזית

האם אי פעם קיבלת מכתב או חבילה שהיו ממוענים למישהו אחר? ומה לגבי השארת מסמכים על השולחן במשרד או במקום ציבורי כשהם גלויים לעיני כל? גם בנשיאת מסמכים ממקום למקום לא ניתנת תשומת לב מספקת להגנה על תוכנם מפני עיניים סקרניות.

לרוע המזל, שכיחות המקרים האלה גדולה מדי.

כך מסייע הכלי Protect של פלטפורמת Workflow Central‏1 להפחית את הסיכונים האלה

כלי Protect מציע שלוש רמות אבטחה לשיתוף מסמכים והגדרות אבטחת המידע האלו מלוות את הקובץ ולא משנה כיצד הוא שותף.

  1. מעקב צפיות – הצגת מספר הצפיות במסמך.

  2. מעקב נמענים – מעקב אחרי מספר הצפיות במסמך ומי צפה בו.

  3. מעקב צפיות והגבלת גישה – מעקב אחרי מספר הצפיות במסמך והגבלת הגישה אליו רק לאנשים מסומים.

Digital bar chart with yellow bars and white connecting lines

כמו כן, יכולים יוצרי המסמכים להגדיר ערכי סף שלאחריהם תבוטל היכולת לגשת לקובץ. עבור רמה 1 אלה יכולים להיות תאריך תפוגה או מספר ימים שלאחריהם לא תתאפשר יותר גישה לקובץ, ועבור רמות אבטחה 2 ו־3 אפשר להגדיר גם מספר צפיות מרבי. אם המסמך נשלח בטעות לאדם הלא נכון, אפשר לבטל את הגישה אליו מיד כשמתגלה הטעות.

כדי להקטין עוד יותר את הסיכון לטעות אנוש, אפשר להגדיר שם תחום (דומיין) או רשימת שמות תחום שרק אליהם אפשר לשלוח את המסמך וכך למנוע ממסמכים המיועדים לשימוש פנימי בארגון לזלוג החוצה בטעות.

רמות אבטחה 2 ו־3 מאפשרות לזהות ניסיונות לצלם מסך ולהטביע במסמך את שם המשתמש או משתמשת שניסו לצלם מסך. כך אפשר להרתיע משתמשים אחרים מלנסות לצלם מסך מכיוון שיהיה קל מאוד להתחקות אחרי מקור דליפת המידע אם ינסו לשתף דף או חלקים מהמסמך.

Xerox® Workflow Central Protect YouTube וידאו

וכמובן, אסור לשכוח הדפסה. הדפסת מסמכים היא אמנם חלק בלתי נפרד מהפעילות העסקית השוטפת, אבל יש מסמכים שלא צרך להדפיס! כלי Protect מאפשר למנוע הדפסת מסמכים או למחוק מידע רגיש באופן אוטומטי ממסמכים שכן מותר להדפיס.

בסביבת העובדה המודרנית שבה נדרש שיתוף מידע בין עובדים ניידים, עובדים מרחוק, העובדים במשרד ועובדים היברידיים, מסייע הכלי Protect של Xerox לארגון להמשיך לעבוד ביעילות ובה בעת להגן על נכסי המידע החיוניים שלו.

איך זה עוזר להגן על המידע בעסק שלי?

רופא ואחות מעיינים בתיקים רפואיים על מסך מחשב בבית החולים

תיקים רפואיים או התכתבות עם מטופלים המכילה מידע אישי רגיש.

עובד ועובדת מביטים על שני מסכי מחשב שעליהם מוצגים עצמים תלת־ממדיים

רעיונות למחקר ופיתוח, תוכניות או מסמכים אחרים המכילים קניין רוחני.

שתי נשים לוחצות ידיים. האישה שפניה למצלמה מחייכת.

חוזים, הסכמים והבטחת ציות להסכמי סודיות.

יכולות נוספות של פלטפורמת Workflow Central לשיפור תפוקת העבודה

יצירת תהליך אוטומטי להגנה על מסמכים המכילים מידע סודי. מיד עם הגעת המסמך לתיקייה בשירות אחסון המסמכים בענן2 או לתיבת הדואר הנכנס2, התהליך האוטומטי מפעיל את שירות Protect ברקע ללא צורך בהתערבות המשתמש. למד פרטים נוספים

חשוב לדעת: נכון להיום, לא ניתן לפתוח מסמכים מוגנים במכשירי אייפון או אייפד. צריך להוריד את הקובץ למחשב ולפתוח אותו שם.

¹ יש צורך במינוי לתוכנית המתקדמת

2 תמיכה בשיתוף מסמכים בדוא“ל (MS Exchange Online), שירותי אחסון בענן (MS 365 SharePoint ו־MS OneDrive) ובעתיד יתווספו יעדים נוספים.

Meeting around a boardroom table with participants laughing

לעבוד בנוחות ללא מאמץ מכל מקום שאליו לוקחת אותך העבודה.

לא הגיע הזמן להפוך את הסרבול והקושי שפוגעים בשטף העבודה ומובילים לבזבוז זמן לנחלת העבר? פלטפורמת Xerox® Workflow Central Platform יכולה לעזור. קדימה. מתחילים!