Hogyan oldotta meg a vezető munkajogi cég a dokumentumok feldolgozásával és megosztásával kapcsolatos problémákat?
A Bell Law csoportnál a jogászok és a munkatársak mindig egyetlen platformot használnak a dokumentumok zökkenőmentes átalakítására és az együttműködéshez, amikor a Xerox® Workflow Central platformmal dolgoznak.
„A Xerox Workflow Central ténylegesen leegyszerűsíti a jogi szakemberek mindennapos tevékenységét, például a Bell Law csoportnál is.”
A Bell Law csoport egy olyan jogi cég, mely személyi sérüléses és munkajogi ügyekben erőteljes jogi képviseletet biztosít munkavállalók, szövetségi tisztségviselők és munkáltatók számára. Az ország teljes területén megtalálható ügyfeleit kiszolgáló cégnek öt különböző városban van irodája: Washington, New York, Syosset, Garden City és Miami
A kihívás
Az öt különböző városban található irodák különböző IT-rendszerei miatt nehéz volt egymás között megosztani az adatokat
A munkaügyi és személyi sérüléses ügyekkel foglalkozó, előkelő jogi cég, a Bell Law csoport a több mint húsz éves tevékenysége során elért növekedésével és felvásárlásaival az Egyesült Államok öt különböző városában nyitott irodákat. Az ügyfelek igényeinek megfelelően a jogászok gyakran mennek egyik irodából a másikba, és a dokumentumokat napi szinten fel kell dolgozni és meg kell osztani az irodák között.
Az a tény viszont, hogy miden helyszín külön IT-hálózattal és eltérő szoftvermegoldásokkal rendelkezett, rendkívül megnehezítette a dokumentumokhoz való hozzáférést, illetve azok megosztását és feldolgozását. Előfordulhat például, hogy a jogászok az egyik irodában egy adott szoftvert használnak a dokumentumok átalakítására, lefordítására és az adatok eltávolítására, majd azt tapasztalják, hogy ezek a másik helyszínen nem elérhetők, vagy teljesen mások. Az ilyen hézagok arra ösztönzik a dolgozókat, hogy nem engedélyezett eszközöket használjanak az eljárások elvégzéséhez, mellyel időt és erőforrásokat veszítünk, valamint a csoportot biztonsági kockázatoknak tehetjük ki.
A cégnek szüksége volt egy olyan módszerre, mellyel a jogi képviselők és a munkatársak minden irodában egyetlen egyszerű környezetben könnyedén hozzáférhetnek a dokumentumokhoz. Szintén szükség volt egy olyan megoldásra, amellyel a munkatársak hozzáérhetnek ugyanazokhoz a dokumentumfeldolgozási eszközökhöz, függetlenül attól, hogy hol dolgoznak.
Ráadásul a cég iránti gyorsan növekedő kereslet a csoport olyan egyszerű megoldást keresett, amely esetén a felhasználóknak nincs szükségük jelentős képzésekre, és amely működik a meglévő infrastruktúrával.
A Xerox hosszú távú ügyfeleként a Bell Law csoport aXerox Business Solutions csoportjához fordult megoldásért.
A megoldás
Rugalmas munkafolyamat-kezelési platform
A Xerox Business Solutions azt javasolta a Bell Law csoportnak, hogy fontolja meg a megbízható és rugalmas Xerox® Workflow Central platformot, amely működhetne a meglévő felhőalapú adattárral, így az adatok minden helyszínen a hét minden napján, napi 24 órában hozzáférhetők lennének.
A csoport időhiányát figyelembe véve a Xerox azt javasolta, hogy próbálják ki a platformot, mielőtt a teljes cégen belül bevezetik. Így a cég a saját tempójában kipróbálhatta a platform képességeit.
A három hónapos próbaidőszak alatt a Bell Law csoport tapasztalatai szerint a Workflow Central nem csupán az együttműködésbeli problémákat volt képes kiküszöbölni, de olyan további képességekkel is rendelkezett, melyek megoldást jelentettek a dokumentumok szükséges feldolgozására, többek között a dokumentumok átalakítására, lefordítására és az adatok eltávolítására, valamint egy olyan funkciót is biztosított, mely a kézzel írt jegyzeteket szerkeszthető dokumentumokká alakítja.
Az eredmény
A jogászok minden helyszínen képesek könnyen elérni és gyorsan feldolgozni a dokumentumokat.
A Xerox® Workflow Central platformon keresztül a cég jogászai most már gyorsabban és könnyebben képesek hozzáférni a dokumentumokhoz, illetve megosztani és feldolgozni őket.
Mivel a platform a Bell felhőalapú adattárával működik, a csapatok tagjai képesek valós időben megosztani a dokumentumokat, és biztonságosan együttműködni, mely létfontosságú tényező az időérzékeny eljárások követelményeinek kielégítésében, például az összeolvadások és a felvásárlások során szükséges átvilágítások esetén.
A Bell tagjai zökkenőmentesen és biztonságosan képesek hozzáférni ugyanazokhoz az eszközökhöz, bárhol is dolgozzanak, így a fájlokat használható és feldolgozható formátumokká alakíthatják, többek között lefordíthatják őket, adatokat távolíthatnak el, és a dokumentumokból hangfájlokat hozhatnak létre. A legfontosabb funkciók – melyek a jogászok mindennapi munkája során különösen hasznosnak bizonyultak – többek között a kézzel írt jegyzetek szerkeszthető formátumba alakítása és összefoglalók készítésének a lehetősége a jegyzetekből.
Összességében az újonnan egységesített együttműködési környezet segítségével a csoport képes optimálisan megfelelni „az ügyfél az első” irányelvének.
A cég jelenleg további Xerox-megoldásokat tesztel, hogy tovább javítsa a tagok munkafolyamatait, és jobbá tegye az ügyfeleknek nyújtott szolgáltatásokat.
„Az elfoglalt jogi cégek folyamatos nyomás alatt vannak, hogy az ügyfeleknek nyújtott szolgáltatásaik során maximalizálják a hatékonyságukat. A Xerox Workflow Central és számos más Xerox-megoldás pontosan erre a gyakorlati és szinte minden univerzális kihívásra megoldást jelent.”
A kihívás
Amikor csak lehetséges, a tagok mindig az otthoni munkavégzést választják, ennek ellenére sok időt töltenek utazással, hogy a személyes megbeszélések érdekében eljussanak a vállalat fő irodájából egy másik irodába, vagy az ügyfeleik munkahelyeire.
Ennek eredményeként a tagok a virtuális munkacsoportjukban nehezen találtak a követelményeknek megfelelő, biztonságos eszközöket az információk beszerzéséhez és a jogi fájlok megosztásához.
A Bell Law csoport módszert keresett arra, hogy a munkatársak mind az öt irodából úgy tudják megosztani és eltárolni az adatokat, mintha ugyanabban az irodában ülnének.
A megoldás
A próbaidőszak után a Bell Law csoport bevezette a Xerox® Workflow Central platformot, mely az egyetlen üzleti célra engedélyezett, biztonságos és rugalmas munkafolyamat-kezelő platform.
A felhasználók bárhol és bármikor hozzáférhetnek a szolgáltatáshoz PC-ről, mobileszközökről és a Xerox® ConnectKey® többfunkciós nyomtatókról, hogy a PDF-dokumentumokat azonnal szerkeszthető formátumba alakítsák.
A felhasználók élvezhetik a teljes könyvtár minden elérhető munkafolyamatának előnyeit (MS Office-fájllá alakítás, hangfájllá alakítás, adatok automatikus eltávolítása, fordítás stb.)
A módosítás után a rendszer automatikusan átirányítja a dokumentumokat a Bell felhőalapú adattárába, vagy a nagyobb biztonság érdekében a „titkosítás és nyomkövetés” funkcióval megküldi az ügyfeleknek.
Az eredmény
Könnyű volt rávenni a csapatok tagjait, hogy ezt az eszközt használják – nem volt szükség továbbképzésre.
A cég jogászai és munkatársai most már gyorsabban és az előírásoknak megfelelően tudják átalakítani és szerkeszteni a dokumentumokat, bárhol is kell dolgozniuk.
A „titkosítás és nyomkövetés” funkció lehetővé teszi, hogy az ügyfelek biztonságosan megosszák az érzékeny fájlokat a csapattagokkal és külső felekkel.
Összhangban „az ügyfél az első” irányelvükkel, a Bell Law csoport gyorsabb szolgáltatást tud nyújtani az ügyfeleinek.
A teljes esettanulmány letöltése (PDF) (angolul)
Xerox® Workflow Central Platform
Dokumentumok konvertálása minden eszközön. Bárhol.
Kapcsolódó cikkek
Oktatási szolgáltató megújítja a tanulási módszereit, így a tartalmak jobban hozzáférhetők.
A CRC Formation oktatási személyzete a Xerox® Workflow Central segítségével új tanulási módszereket kínál a diákoknak.
Create a more sustainable office
Discover how Xerox enables more responsible printing and sustainability strategies for businesses. Solutions, recycling, and more.
3 Essentials to Cybersecurity - Part 2
Discover how Xerox technologies can help to secure your printer and data.
Getting Started with Xerox® FreeFlow® Core
Join our Xerox virtual webinar to help streamline your pre-press workflow and say goodbye to touchpoints and bottlenecks.
2024 BLI Pacesetter Business Service Awards
Discover how Keypoint Intelligence — Buyers Lab, Inc. (BLI) acknowledged our software's prowess in workflow automation, personalization, content management solutions, and digitization services.
French Non-Profit Association Case Study
See how Xerox helped boost productivity and accessibility for one of France's most significant non-profit organizations with the help of our Managed Print Services and Workflow Central Platform.
