Converteren naar MS Office
Bent u één van de vele bedrijven die vertrouwen op papieren documenten? Misschien hebt u een archief vol statische digitale bestanden, zoals pdf's met alleen afbeeldingen. Hoewel deze hun doel dienen, komt er een tijd dat ze bijgewerkt moeten worden. Meestal vindt u het digitale bronbestand, brengt u de nodige wijzigingen aan en drukt u het document opnieuw af of voert u het opnieuw in.
Maar wat gebeurt er als u dat bronbestand niet hebt? Wie wordt er belast met het helemaal opnieuw maken van dat document, en tegen welke prijs? U kunt de taak aan een interne werknemer toewijzen, wat betekent dat het slechts interne kosten zijn, of u kunt deze aan een bureau uitbesteden. Hoe dan ook, het is een tijdrovende en dure manier om die minimale veranderingen aan te brengen die vaak plaatsvinden tijdens de levenscyclus van een document.
Dus, welke opties heeft u om de impact op uw bedrijf te minimaliseren in termen van kosten en productiviteit?
Hoewel er tal van oplossingen beschikbaar zijn, kan het beheren van extra desktopsoftwarepakketten of het abonneren op cloudservices voor incidenteel gebruik een beetje overdreven zijn, vooral als het alleen sporadisch nodig is.
Dit is waar Xerox® Workflow Central Platform van belang is. Het is ontworpen om die ad-hocbedrijfsvereisten te ondersteunen, zoals het converteren van papieren documenten of documenten die alleen op afbeeldingen zijn naar bewerkbare Microsoft-bestanden (Word, Excel of PowerPoint), terwijl het oorspronkelijke formaat van het document intact blijft.
Naast de conversie van MS Office biedt Workflow Central zoveel meer, waardoor het een aantrekkelijk alternatief is voor bedrijven en individuen met incidentele behoeften. Het elimineert de behoefte aan meerdere individuele tools die proactieve monitoring en onderhoud vereisen.
Dus hoe kan Workflow Central Convert naar MS Office helpen uw bedrijf productief te houden en de kosten laag te houden? Enkele voorbeelden:
Thuiswerkers hebben directe en veilige toegang tot een on-demand conversietool die bewerkbare bestanden maakt terwijl de oorspronkelijke opmaak van het document intact blijft. Neem afscheid van het kopiëren en plakken in gratis online tools, om alleen maar tijd te verspillen aan het opnieuw kopiëren, plakken en opnieuw formatteren!
Werknemers die onderweg zijn, hoeven niet langer de backoffice te bellen om op het laatste moment wijzigingen aan te brengen. Gemakkelijke toegang vanaf mobiele apparaten zorgt ervoor dat ze documenten of schermafbeeldingen direct kunnen bewerken en tijdrovende oproepen of zelfs reizen naar kantoor kunnen vermijden.
Alle werknemers in kantoorruimten hebben toegang tot een krachtig, consistent en direct ad-hoc documentconversieplatform. Deze service is niet alleen beschikbaar vanaf hun pc's, maar ook via de intuïtieve MFP-app, waardoor het een fluitje van een cent is om zowel papieren exemplaren als digitale originelen te converteren.
Workflow Central garandeert het volgende:
Gegevens blijven vertrouwelijk en alle verwerkte gegevens worden onmiddellijk na conversie verwijderd1.
Met end-to-end encryptie blijven uw gegevens binnen veilige kanalen terwijl ze in rust of in beweging zijn2.
Beveiliging aan de serverzijde met beveiligde datacenters die constant worden onderhouden en beschermd tegen de nieuwste bedreigingen.
Hoe kan het helpen op mijn werkplek?
Papieren spreadsheets die moeten worden bijgewerkt. Vermijd die moeilijk te lezen handgeschreven opmerkingen.
Last minute contractwijzigingen, vooral handig bij het bezoeken van klanten.
Kantoormedewerkers kunnen samenwerken aan bewerkbare bestanden in plaats van individuele annotaties te maken op statische versies.
Extra productiviteitsverhogende mogelijkheden zijn onder meer het regelmatig ontvangen van documenten met alleen afbeeldingen of het productief blijven tijdens een zakenreis of vakantie. Waarom het conversieproces niet volledig automatiseren3 ? Bewaak inkomende bestanden via uw e-mail- of cloudservice4 en laat Workflow Central naadloos op de achtergrond werken om ervoor te zorgen dat uw geconverteerde documenten klaar zijn en op u wachten.
1Verwerkte bestanden kunnen maximaal zeven dagen worden bewaard wanneer ze worden uitgesteld om af te drukken of te downloaden.
2E-mail versleutelen en volgen beschikbaar op extra credits.
3Vereist geavanceerd abonnement
4Ondersteunde invoerbestemmingen zijn e-mail (MS Exchange Online) en Cloud Repositories (MS 365 SharePoint en MS OneDrive).
Niet te stoppen productiviteit, waar er ook maar gewerkt wordt.
Klaar om afscheid te nemen van de dagelijkse uitdagingen op het werk? Het Xerox® Workflow Central platform kan helpen. Vooruit.
