Slik løste et stort arbeidsrettsfirma utfordringer med dokumentbehandling og -deling

Hos Bell Law Group bruker advokater og ansatte en enkel plattform, nemlig Xerox^® Workflow Central, til å sømløst konvertere og samarbeide, uansett hvor de jobber fra.

Bell Law Group er et advokatfirma som gir sterk representasjon i personskadesaker og innen arbeidsrett for ansatte, føderale ansatte og arbeidsgivere. De har kunder over hele USA og kontor i fem forskjellige byer: Washington, New York, Syosset, Garden City og Miami.

Utfordringen

Fem kontorsteder med ulike IT-nettverk gjorde det vanskelig å dele data.

Bell Law Group er et høyprofilert advokatfirma innen arbeidsrett og personskadesaker som i løpet av sin 20 år lange historie har utviklet seg via vekst og oppkjøp. De har nå kontor i fem forskjellige byer i USA. Firmaets advokater forflytter seg ofte mellom kontorene, avhengig av kundens behov, og de må daglig dele og behandle dokumenter på tvers av kontorer.

Det faktum at hvert kontor hadde et separat IT-nettverk og ulike programvareløsninger skapte imidlertid problemer i forbindelse med dokumenttilgang, -deling og -behandling. Advokater bruker kanskje programvarefunksjoner på et sted til for eksempel å konvertere, anonymisere eller oversette dokumenter, bare for å oppdage at funksjonene ikke er tilgjengelige eller er helt annerledes på et annet sted. Slike misforhold kan føre til at ansatte bruker uautoriserte verktøy til å gjennomføre disse prosessene, noe som koster tid og ressurser og gjør firmaet utsatt for mulige sikkerhetsrisikoer.

Firmaet trengte en løsning som ga advokatene og de ansatte enkel tilgang til dokumenter på tvers av alle kontorene, med ett enkelt miljø. De trengte også en løsning som ga de ansatte tilgang til samme dokumentbehandlingsverktøy uansett hvor de jobber.

Med tanke på de raskt endrende kravene firmaet står overfor, var de i tillegg på utkikk etter en enkel løsning som ikke krevde omfattende brukeropplæring og som fungerte med den eksisterende infrastrukturen.

Bell Law Group har lenge vært kunde hos Xerox og søkte hjelp fra Xerox Business Solutions for å finne en løsning.

Løsningen

En fleksibel arbeidsflytplattform

Xerox Business Solutions anbefalte at Bell Law Group vurderte Xerox^® Workflow Central, en pålitelig og fleksibel plattform som ville fungere med firmaets eksisterende skylager og gi datatilgang døgnet rundt på tvers av alle kontorene.

Med tanke på firmaets tidskrav, foreslo Xerox at de prøvde plattformen før de tok den i bruk i hele firmaet. På den måten kunne de prøve ut plattformens funksjoner i sitt eget tempo.

I løpet av en prøveperiode på tre måneder oppdaget Bell Law Group at Workflow Central kunne løse samarbeidsutfordringene deres, men de fant også ut at andre funksjoner i plattformen kunne håndtere firmaets dokumentbehandlingsbehov, blant annet konvertering, oversettelse og anonymisering av dokumenter samt en funksjon som gjør håndskrevne notater om til redigerbare dokumenter.

Resultatet

Advokater får enkelt tilgang til og kan raskt behandle dokumenter på tvers av alle kontorene.

Firmaets advokater kan nå få tilgang til, dele og behandle dokumenter raskere og enklere via Xerox^® Workflow Central Platform.

Ettersom plattformen fungerer med Bells skylager, kan teammedlemmer dele dokumenter og samarbeide sikkert i sanntid – en viktig faktor med tanke på å innfri kravene i tidssensitive juridiske prosesser, som for eksempel due diligence ved fusjoner og oppkjøp.

Bells medarbeidere kan sømløst og sikkert få tilgang til konsekvente verktøy uansett hvor de jobber for å konvertere filer til brukbare formater. De kan blant annet raskt oversette, anonymisere og opprette lydfiler fra dokumenter. Nøkkelfunksjoner som har vist seg å være spesielt nyttige for advokatenes hverdag, inkluderer muligheten til å konvertere håndskrevne notater til redigerbart format og en løsning som lar dem oppsummere notater.

Samlet sett har det nye enhetlige samarbeidsmiljøet hjulpet firmaet med å optimalisere sin kundesentriske policy.

Firmaet tester for øyeblikket flere løsninger fra Xerox for å forbedre medarbeidernes arbeidsflyt ytterligere og styrke kundeservicen.