Nasze zaangażowanie dla Państwa w czasie kryzysu pandemii wirusa COVID-19
Pomaganie Naszym klientom w osiąganiu ich celów biznesowych jest Naszym najwyższym priorytetem, a jest to szczególnie ważne podczas globalnego kryzysu lub pandemii, takiej jak wirus COVID-19. Nasz podstawowy proces biznesowy o nazwie Program zachowania ciągłości biznesowej (Business Continuity Assessment Program – BCAP) nadzoruje wszystkie funkcje przedsiębiorstwa Xerox dla zagwarantowania, że procedury są wdrożone i regularnie weryfikowane. Dzięki temu możemy utrzymać operacyjną funkcjonalność pomimo aktualnych zagrożeń dla działalności biznesowej.
Do wymagań programu Xerox BCAP należą:
Ustanowienie Centrum Zarządzania po zaistnieniu kryzysu, w tym zespołu pracującego przez 24 godziny na dobę nad wykonaniem dokładnego oszacowania ryzyka i planów złagodzenia skutków;
Zapewnienie, że Centrum Zarządzania ma dostęp i angażuje odpowiednich ekspertów od danego zagadnienia, w tym przedstawicieli Działu Bezpieczeństwa Korporacji, BHP, Działu Zarządzania Informacjami, Generalnego Radcy Prawnego, Działu Operacji, itd.;
Zapewnienie stabilności sieci zaopatrzenia i usług poprzez określenie alternatywnych źródeł pozyskiwania kluczowych zasobów lub usług – na wypadek, gdyby podstawowe źródła pozyskiwania zostały zakłócone; oraz
Utworzenie elastycznej koncepcji komunikacyjnej, aby stale informować naszych głównych interesariuszy w odpowiednio szybkim czasie o zagrożeniach lub zmianach w powyżej wymienionych procedurach.
W odpowiedzi na pandemię wirusa COVID-19 i w zgodzie z naszymi standardowym Programem Zachowania Ciągłości Bnesowej (BCAP), firma Xerox w zeszłym miesiącu stworzyła Zespół Reagowania ds. wirusa COVID-19, który codziennie, a czasem nawet kilka razy dziennie, konferuje i omawia wszystkie elementy Naszej działalności operacyjnej. W skład Zespołu Reagowania wchodzą menadżerzy poziomu kierowniczego i wykonawczego ze wszystkich sektorów przedsiębiorstwa wraz z Naszymi zespołami z działów BHP i Bezpieczeństwa Korporacji. Zespół w czasie rzeczywistym monitoruje wytyczne dot. wirusa COVID-19 dostarczane przez Centra ds. Zapobiegania i Kontroli Chorób (CDC), Światową Organizację Zdrowia (WHO), a także władze federalne, stanowe i lokalne. Firma Xerox przestrzega i stosuje się do wszystkich wytycznych wydawanych przez podmioty rządowe. Ustanowiliśmy rygorystyczny protokół postępowania w związku z wirusem COVID-19 dla zagwarantowania zachowania kontynuacji operacyjnej i ochrony zdrowia oraz zachowania bezpieczeństwa wszystkich zaangażowanych osób.
Najczęściej zadawane pytania
1. Czy firma Xerox aktywowała swój program BCAP? Tak.
2. Jakie czynności firma Xerox podejmuje w celu zagwarantowania kontynuacji działań biznesowych dla swoich klientów? W zeszłym miesiącu firma Xerox stworzyła Zespół Reagowania ds. wirusa COVID-19, który konferuje regularnie, uważnie śledząc rozwój sytuacji i zapewniając przestrzeganie wytycznych i zaleceń od rządowych i publicznych organizacji z sektora zdrowotnego. Aktywowaliśmy nasz plan utrzymania ciągłości biznesowej i przygotowania się na wypadek pandemii dla wszystkich naszych procesów, w tym łańcucha dostaw, produkcji, a także usług dla klientów i partnerów. Wdrożyliśmy proces szybkiego reagowania dla zapewnienia, że organy zapewniające opiekę zdrowotną na całym świecie, które potrzebują usług i dostaw od Xerox, są traktowane priorytetowo. Ponieważ sytuacja stale się zmienia, zachowujemy czujność i responsywność w miarę udostępniania nowych informacji.
3. Jakie kroki firma Xerox podejmuje w celu zminimalizowania zagrożenia dla swoich pracowników? Xerox ściśle przestrzega wytycznych i zaleceń od organów rządowych oraz światowych organizacji służby zdrowia, a ponadto współpracuje z innymi przedsiębiorstwami na całym świecie. Na dzień 13 marca podjęliśmy następujące kroki i regularnie rozważamy podjęcie dodatkowych czynności:
informujemy wszystkich Naszych pracowników o wirusie;
zachęcamy pracowników do pracy z domu, jeśli mają taką możliwość;
udostępniamy materiały i wytyczne dotyczące powstrzymania rozprzestrzeniania się wirusa;
zwiększamy i rozszerzamy Nasze działania czyszczenia i dezynfekcji;
ograniczamy podróże i spotkania biznesowe;
wdrożyliśmy kompleksowy proces kontroli odwiedzających firmę;
wymagamy od pracowników wykazujących symptomy, aby pozostali w domu; oraz
wdrożyliśmy surową politykę w zakresie powrotu do pracy pracowników po chorobie.
4. Co firma Xerox robi dla zapewnienia, że otrzymamy wsparcie, dzwoniąc pod numer Działu wsparcia Xerox? Firma Xerox zainwestowała w swoją infrastrukturę zdalnego wsparcia klienta. W wyniku tego pracownicy Naszych Centrów Obsługi Telefonicznej (Call Center) są w stanie zdalnie reagować na znaczny procent próśb o serwisowanie. Wydłuża to czas pracy urządzeń i eliminuje potrzebę wizyt techników firmy Xerox w zakładach klientów. Nasze Centra Obsługi Telefonicznej kontynuują swoją pracę. Poleciliśmy wielu Naszym pracownikom Działu Wsparcia, aby pracowali z domu i zapewniliśmy im wymagane do pracy laptopy i monitory.
5. Co firma Xerox robi dla zapewnienia, że mój technik będzie dostępny do naprawy moich maszyn? Nadal oferujemy wsparcie i serwis na obszarach dotkniętych wirusem, jeśli pozwalają na to władze lokalne i krajowe. Większość techników wyjeżdża z własnych domów i nie są oni zależni od lokalnych biur i magazynów. Dodatkowo firma Xerox profilaktycznie monitoruje otwarte połączenia serwisowe i odpowiednio rozkłada obciążenia, reagując na potrzeby klientów. Jeśli lokalne działania operacyjne są zakłócone, Nasz zespół serwisowy skontaktuje się w celu omówienia następnych kroków.
6. Co firma Xerox robi dla zminimalizowania opóźnień w dostarczaniu części zamiennych lub zasobów w wyniku pandemii koronawirusa? Aktualnie wirus COVD-19 nie zakłócił wysyłki części zamiennych i dostępności zasobów. Nasze środki zużywalne (np. tonery i tusz) są produkowane w lokalizacjach położonych blisko siedzib Naszych klientów z Ameryk i z obszaru EMEA, dlatego działania zapobiegające pandemii w Chinach nie zakłóciły łańcucha dostaw tych produktów. Aktualnie Nasze fabryki środków zużywalnych wytwarzają typowe ilości materiałów, stosując zwiększone działania dezynfekcji i propagując zachowywanie dystansu w kontaktach pomiędzy pracownikami, jak również używając zdalnego wsparcia, jeśli to konieczne. Sytuacja stale się rozwija i może ulec zmianie. Wiele części zamiennych wykorzystywanych przez Naszych Przedstawicieli Serwisu Technicznego do konserwacji sprzętu Xerox pochodzi z obszarów Chin, na których fabryki były przez dłuższy czas zamknięte po chińskim nowym roku. Większość Naszych dostawców wznowiła już działanie i produkuje z wydajnością bliską oczekiwanej. Nadal komunikujemy się z tymi zakładami codziennie. Dla zapewnienia kontynuacji działalności biznesowej dla Naszych klientów aktualnie wdrażamy strategie złagodzenia skutków, aby zrekompensować skutki przedłużonego zamknięcia zakładów po chińskim nowym roku, tam gdzie jest to potrzebne. Stosujemy między innymi, ale nie tylko, transport lotniczy towarów klasy premium, alternatywne źródła pozyskiwania produktów, odzyskiwanie aktywów oraz logistykę zwrotną.