Jak renomowana kancelaria prawa pracy zorganizowała sprawny obieg dokumentów

W Bell Law Group prawnicy i personel administracyjny korzystają z jednej platformy, która pozwala bezproblemowo przetwarzać dokumenty i organizować współpracę na bazie Xerox^® Workflow Central.

Bell Law Group to firma prawnicza specjalizująca się w reprezentowaniu interesów osób poszkodowanych w wypadkach i w sprawach z zakresu prawa pracy, działając na rzecz pracowników, instytucji federalnych oraz pracodawców. Kancelaria obsługuje klientów w całym kraju i ma oddziały w pięciu miastach: Waszyngtonie, Nowym Jorku, Syosset, Garden City i Miami.

Zadanie

Pięć oddziałów mających różną infrastrukturę informatyczną to jakby przepis na trudności w wymianie danych.

Jako renomowana kancelaria, Bell Law Group w ciągu swej dwudziestoletniej historii dynamicznie się rozwijała w drodze organicznego wzrostu i przejęć. Efektem jest obecna struktura złożona z oddziałów w pięciu różnych miastach Ameryki. Prawnicy często przenoszą się z jednego biura do innego zależnie od wymagań klientów, codziennie też muszą opracowywać dokumenty i sprawnie przekazywać je między oddziałami.

Jednak ponieważ w każdym oddziale jest osobna sieć informatyczna i odrębne rozwiązania, dostęp do dokumentów, ich przetwarzanie i przesyłanie były mocno utrudnione. Zdarzały się przypadki, w których prawnik poświęcił swój czas na konwersję, redakcję lub tłumaczenie dokumentu za pomocą oprogramowania w jednym biurze, by następnie się przekonać, że w drugim biurze dokument ten był niedostępny lub miał całkiem inną treść. Tego typu problemy mogły skłaniać personel do posługiwania się w pracy nieautoryzowanymi narzędziami prywatnymi, co generowało stratę czasu i zasobów oraz stwarzało zagrożenia dla cyberbezpieczeństwa.

Kancelaria postawiła sobie za cel, by jej prawnicy oraz personel mieli wygodny dostęp do dokumentów w każdym biurze w ramach jednego i prostego środowiska. Trzeba było też zapewnić pracownikom jednolite narzędzia do pracy nad dokumentami bez względu na miejsce dostępu.

A wobec dużego obłożenia codziennymi obowiązkami szukano rozwiązania prostego, które nie wymagałoby gruntownych szkoleń użytkowników i mogłoby działać w oparciu o już obecną infrastrukturę.

Jako długoletni klient firmy Xerox, kancelaria Bell Law Group zwróciła się o pomoc do działu Xerox Business Solutions.

Rozwiązanie

Elastyczna platforma

Zalecenia Xerox Business Solutions dla Bell Law Group wskazywały na Xerox^® Workflow Central jako niezawodną i elastyczną platformę, która mogłaby współpracować z już działającym repozytorium chmurowym i zapewnić nieprzerwany dostęp do danych w trybie 24/7 z dowolnej lokalizacji.

Biorąc pod uwagę ograniczenia czasowe, zaproponowano przetestowanie platformy Xerox w praktyce przed podjęciem decyzji o jej wdrożeniu w całej grupie. Firma mogłaby wypróbować możliwości rozwiązania na własnych warunkach i we własnym tempie.

W ciągu trzymiesięcznych testów pracownicy Bell Law Group nie tylko przekonali się o zaletach Workflow Central jako skutecznego rozwiązania dotychczasowych problemów, lecz także odkryli dodatkowe możliwości tej platformy jako wygodnego narzędzia do pracy nad dokumentami, jeśli chodzi o ich konwersję, tłumaczenie i redagowanie, a także funkcję, która zamienia notatki odręczne w tekst zdatny do edycji.

Efekty

Prawnicy mają łatwy dostęp do dokumentów i mogą nad nimi sprawnie pracować w dowolnym biurze

Prawnicy z firmy mogą teraz szybciej i łatwiej odczytywać, udostępniać oraz przetwarzać dokumenty przy użyciu Xerox^® Workflow Central.

Ponieważ platforma współpracuje z dotychczasowym repozytorium chmurowym, personel może wymieniać dokumenty i bezpiecznie współpracować w czasie rzeczywistym — co jest kluczowym wymogiem w przypadku procedur prawnych o ścisłych rygorach czasowych, jak na przykład procedury due diligence w kontekście fuzji i przejęć.

Pracownicy grupy Bell mogą za każdym razem bezproblemowo i bezpiecznie korzystać z jednolitych narzędzi, ilekroć potrzebują przekonwertować pliki do użytecznych formatów, szybko je przetłumaczyć i zredagować, czy też przygotowywać pliki dźwiękowe na bazie tekstu. Funkcje, które najbardziej się sprawdziły w codziennej rutynie prawników, to między innymi zamiana pisma odręcznego na tekst edytowalny oraz funkcja pozwalająca tworzyć streszczenia notatek.

Ogólnie rzecz biorąc, nowe środowisko współpracy pomaga grupie optymalizować działania nakierowane na klientów.

Firma testuje obecnie kolejne rozwiązania Xerox, aby jeszcze bardziej usprawnić procesy i podnieść poziom obsługi.