Skontaktuj się z namiZnajdź najbliższego dystrybutora

Usprawnienie obiegu prac

Producent spędza mniej czasu na zarządzaniu dokumentami, a więcej na zarządzaniu firmą

Infographic indicating clocks, a tall building, a car driving, and documents with an hourglass

Wyzwanie

Średniej wielkości producent miał problemy z zarządzaniem dokumentami w wersji papierowej. Carla, menedżer działu zarządzania dokumentami, spędza godziny na próbach znalezieniu błędnie posegregowanych i zgubionych dokumentów papierowych, co często wymaga czasochłonnych wycieczek do archiwum znajdującego się poza firmą. Nie ma również formalnego planu na wypadek sytuacji awaryjnej.

MFP and smartphone with overlay of a lock icon

Rozwiązanie

Korzystając z oprogramowania do zarządzania dokumentami, firma skanuje i przekształca dokumenty w wersję cyfrową przy użyciu MFP z obsługą technologii Xerox^® ConnectKey^®. Pracownicy zyskują natychmiastowy, bezpieczny dostęp do dokumentów cyfrowych przy użyciu swoich identyfikatorów. Wielu użytkowników może teraz uzyskać jednoczesny dostęp do tych samych, zaktualizowanych dokumentów, co usprawnia organizację pracy. Dokumenty są powielane w chmurze jako zabezpieczenie na wypadek sytuacji awaryjnej, oferując 99% okres sprawności i dostępność z dowolnego miejsca na świecie.

W akcji

1. Prostota w najlepszym wydaniu

Carla umieszcza dokumenty papierowe w podajniku dokumentów MFP Xerox^® i dotyka ikonę skanowania IMS na ekranie dotykowym.

User interface showing file type selection menu

2. Intuicyjne z natury

Wybiera opcje skanowania, udziela odpowiedzi na dwa pytania z menu rozwijanego, wprowadza unikatowy numer pliku i naciska przycisk „Start”, aby zeskanować dokumenty.

Korzystając z oprogramowania do zarządzania dokumentami, firma skanuje i przekształca dokumenty w wersję cyfrową

3. Zorientowane na rozwiązanie

Dzięki przekształceniu dokumentacji w wersję cyfrową Carla oraz jej współpracownicy mogą uzyskać dostęp do wszystkich dokumentów przy użyciu komputera lub urządzenia mobilnego.

User interface showing a User Accounts menu

4. Łatwy dostęp

Pracownicy mogą łatwo wyszukać i wydrukować dokumenty na dowolnym urządzeniu z obsługą technologii Xerox^® ConnectKey^® (z zainstalowaną aplikacją Print from IMS). Wystarczy wybrać przycisk „Print from IMS” w interfejsie ekranu dotykowego, udzielić odpowiedzi na pytania dotyczące wyszukiwania danego dokumentu i nacisnąć przycisk „Print”.