Como um importante escritório de advocacia trabalhista resolveu os desafios de processamento e compartilhamento de documentos
No Bell Law Group, advogados e funcionários utilizam uma única plataforma para converter e colaborar perfeitamente onde quer que trabalhem com o Xerox® Workflow Central.
"O Xerox Workflow Central realmente simplifica a vida diária de profissionais jurídicos como os do Bell Law Group."
O Bell Law Group é um escritório de advocacia que se destaca na representação em questões de danos pessoais e de direito trabalhista para funcionários, funcionários federais e empregadores. Atendendo clientes em todo o país, conta com escritórios em cinco cidades diferentes: Washington, Nova York, Syosset, Garden City e Miami.
O Desafio
Cinco escritórios com diferentes redes de TI dificultaram o compartilhamento de dados
Um importante escritório de advocacia trabalhista e danos pessoais, o Bell Law Group se expandiu por meio de crescimento e aquisições ao longo de seus vinte anos de história para ter escritórios em cinco cidades diferentes nos EUA. Seus advogados geralmente se mudam de um escritório para outro, dependendo dos requisitos do cliente, e precisam compartilhar e processar documentos entre os escritórios diariamente.
No entanto, o fato de cada local ter uma rede de TI separada e soluções de software diferentes dificultava o acesso, o compartilhamento e o processamento de documentos. Os advogados podem utilizar recursos de software em um local, por exemplo, para converter, ocultar ou traduzir documentos e acabam descobrindo que eles não estavam disponíveis ou eram totalmente diferentes em outro local. Essas lacunas podiam induzir a equipe a utilizar ferramentas não autorizadas para realizar esses processos, gastando tempo e recursos e deixando o grupo aberto a possíveis riscos de segurança.
A empresa precisava de uma maneira de permitir que seus advogados e funcionários acessassem facilmente os documentos em todos os escritórios com um ambiente único e simples. Também precisava de uma solução que permitisse que seus funcionários acessassem as mesmas ferramentas de processamento de documentos onde quer que estivessem trabalhando.
E, à luz das demandas aceleradas de sua empresa, o grupo buscava uma solução simples que não exigisse treinamento complexo dos usuários e trabalhasse com a infraestrutura já existente.
Um cliente de longa data da Xerox, o Bell Law Group buscou ajuda dos Xerox Business Solutions para encontrar uma solução.
A Solução
Uma plataforma de fluxo de trabalho flexível
Os Xerox Business Solutions recomendaram que o Bell Law Group considerasse a Xerox® Workflow Central como uma plataforma confiável e flexível que funcionaria com seu repositório em nuvem já em vigor e forneceria acesso a dados 24 horas por dia, 7 dias por semana, em todos os locais.
Considerando as demandas de tempo do grupo, a Xerox sugeriu que realizasse um teste da plataforma antes de decidir adotá-la em toda a empresa. Assim, a empresa poderia testar os recursos da plataforma em seu próprio ritmo.
Ao longo de um teste de três meses, o Bell Law Group não apenas descobriu que o Workflow Central poderia resolver seus desafios de colaboração, mas também descobriu que os recursos adicionais oferecidos poderiam atender às suas necessidades de processamento de documentos, incluindo conversão de documentos, tradução, ocultação e um recurso que converte anotações escritas à mão em documentos editáveis.
Os Resultados
Os advogados podem acessar e processar documentos com facilidade e rapidez em todos os locais
Os advogados da empresa agora podem acessar, compartilhar e processar documentos com mais rapidez e facilidade por meio da plataforma Xerox® Workflow Central.
Como a plataforma funciona com o repositório de nuvem da Bell, os membros da equipe podem compartilhar documentos e colaborar com segurança em tempo real – um fator crucial para atender às demandas de processos legais urgentes, como a devida diligência em fusões e aquisições, por exemplo.
Os associados da Bell podem acessar de forma transparente e segura ferramentas consistentes onde quer que trabalhem para converter arquivos em formatos utilizáveis e acionáveis, incluindo tradução rápida, ocultação e criação de arquivos de áudio a partir de documentos. Os principais recursos que provaram ser particularmente úteis para os advogados no dia a dia incluem a capacidade de converter anotações manuscritas em formato editável e uma opção que lhes permite resumir as anotações.
Em geral, o ambiente de colaboração recém-unificado está ajudando o grupo a otimizar sua política de clientes em primeiro lugar.
A empresa está atualmente testando soluções adicionais da Xerox para melhorar ainda mais o fluxo de trabalho de seus associados e melhorar o atendimento ao cliente.
"Os escritórios de advocacia ocupados enfrentam demandas contínuas para maximizar a eficiência e a eficácia no atendimento a seus clientes. O Xerox Workflow Central e uma variedade de outras soluções Xerox abordam esses desafios práticos e quase universais."
O Desafio
Enquanto os associados optam por trabalhar de seu escritório em casa sempre que possível, eles passam muito tempo se deslocando de seu escritório corporativo principal para outro escritório ou para os espaços de trabalho de seus clientes para reuniões presenciais.
Como resultado, os associados tiveram dificuldade em encontrar ferramentas seguras e compatíveis para acessar informações e compartilhar arquivos jurídicos em seu grupo de trabalho virtual.
O Bell Law Group estava procurando uma maneira de sua equipe compartilhar e armazenar dados de todos os cinco locais como se fossem um só.
A Solução
Após um período de teste, o Bell Law Group adotou o Xerox® Workflow Central, que fornece uma plataforma de fluxo de trabalho única, segura e flexível que foi aprovada para uso comercial.
Os usuários podem acessar o serviço a qualquer hora, em qualquer lugar, a partir de PCs, dispositivos móveis e impressoras multifuncionais Xerox® ConnectKey® para converter documentos PDF em formatos editáveis em tempo real.
Os usuários se beneficiam de toda a biblioteca de fluxos de trabalho disponíveis (Converter para Arquivos do MS Office, Converter para Áudio, Ocultação Automática, Tradução etc.)
Uma vez modificados, os documentos são instantaneamente encaminhados para o repositório de nuvem da Bell ou enviados por e-mail para os clientes utilizando o recurso "Criptografar e Rastrear" para maior segurança ao enviar.
Os Resultados
Conseguir que os membros da equipe utilizassem a ferramenta foi fácil – não foi necessário treinamento individual.
Os advogados e funcionários do escritório agora podem converter e editar documentos mais rapidamente onde quer que o trabalho aconteça e em total conformidade.
O recurso "Criptografar e Rastrear" permite que o cliente compartilhe com segurança arquivos confidenciais entre os membros da equipe ou com partes externas.
O Bell Law Group pode fornecer um serviço mais rápido aos seus clientes, apoiando sua política de clientes em primeiro lugar.
Download o estudo de caso completo (PDF) (em inglês)
Plataforma Xerox® Workflow Central
Traga a conversão de documentos para todos os seus dispositivos. Em qualquer lugar.
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