Estudo de caso: 100 anos – e 500 caixas – de registros em papel, agora digitalizados

A Family Service Toronto (FST) estava tão ocupada cuidando das pessoas que negligenciou seus próprios problemas de papel. Desde 1914, a FST conecta residentes de Toronto angustiados com aconselhamento, desenvolvimento comunitário, defensoria e educação pública. Os serviços e clientes da FST cresceram ao longo de um século, assim como seus registros em papel. Finalmente, recorreu a nós para obter ajuda.

A equipe administrativa da FST costumava fazer muitas entradas e validações manuais de dados, que eram muito demoradas e propensas a erros humanos. À medida que grandes volumes de documentos continuavam crescendo, a FST percebeu que estava ficando sem espaço no escritório e precisava de uma enorme limpeza.

Por meio da parceria estratégica da FST com a Xerox Canadá, ajudamos a digitalizar seu sistema de registros em papel, incluindo 500 caixas de arquivos de banqueiros. Também instalamos e gerenciamos uma frota de Dispositivos habilitados para a tecnologia Xerox^® ConnectKey^® e aplicativos automatizados que ajudam a impulsionar vários processos de negócios importantes e diários.

Principais resultados

Com a nova Gerenciamento de conteúdo empresarial Xerox^® solução em vigor, a FST espera um ROI de 20% na digitalização de documentos em vários departamentos, bem como uma redução dos tempos de auditoria e um aumento no espaço de escritório. Confira estes outros destaques:

• Obteve conformidade com os requisitos legislativos para retenção de registros.

• Digitalizou cerca de 500 caixas de registros em papel para fácil acesso e recuperação eficiente.

• Arquitetura de arquivos projetada e estrutura de metadados baseada nas necessidades do usuário. A equipe agora usa impressoras multifuncionais e scanners de mesa para digitalizar e integrar documentos em um Sistema de armazenamento Xerox^® DocuShare^®, que é integrado com bancos de dados de clientes, permitindo um único ponto de acesso.

• Processos de papel automatizados especificamente para o popular programa Passaporte da FST. Anteriormente, as faturas e recibos do Passaporte vinham por faxes e e-mails que eram impressos, processados, digitalizados e triturados.

• Reduziu o tempo de processamento de faturas para o programa Passport em 60%, melhorou a precisão, removeu a entrada de dados duplicados e transformou o envio manual cumulativo em um único fluxo de trabalho automatizado.

• O novo portal de envio de faturas incorpora um sistema de notificação por voz e texto que confirma os pagamentos do cliente.

Descubra o que uma solução Xerox semelhante poderia fazer pelo seu negócio.

Descrição geral da gestão de conteúdos empresariais

DocuShare^®

DocuShare^® Flex

DocuShare^® Cloud

Digitalização automática de documentos