Cum a rezolvat o firmă majoră de consultanță juridică în probleme de muncă provocările legate de procesarea și distribuirea documentelor

La Bel Law Group, avocații și personalul utilizează o singură platformă pentru a converti impecabil și a colabora de fiecare dată cu Xerox^® Workflow Central.

Bell Law Group este o firmă ser servicii juridice care oferă reprezentare de calitate în probleme de vătămare a personalului și legislația muncii pentru angajați, angajați federali și angajatori. Deservind clienți la nivel național, firma are birouri în cinci orașe diferite: Washington, New York, Syosset, Garden City și Miami.

Provocarea

Cinci locații de birouri cu diferite rețele IT au făcut distribuirea datelor dificilă

O firmă de înaltă ținută specializată în legislația muncii și vătămările personalului, Bell Law Group s-a extins prin creștere și achiziții de-a lungi istoriei sale de douăzeci de ani pentru a avea birouri în cinci orașe diferite din S.U.A. Avocații săi se mută adesea de la un birou la altul, în funcție de cerințele clientului și trebuie să distribuie și să proceseze documente între birouri zilnic.

Cu toate acestea, faptul că fiecare locație are o rețea IT separată și soluții software disparate fac dificile accesul la documente, distribuția și procesarea acestora. Avocații ar putea folosi capacitățile software dintr-o locație, de exemplu, pentru a converti, redacta sau traduce documente pentru a constata apoi că nu sunt disponibile sau sunt complet diferite în altă locație. Astfel de discrepanțe ar putea inspira personalul să utilizeze instrumente neautorizate pentru a finaliza acele procese consumând timp și resurse și lăsând grupul expuse la posibile riscuri de securitate.

Firma avea nevoie de o modalitate de a le permite avocaților și personalului să acceseze ușor documente între toate birourile cu un singur mediu simplu. De asemenea, avea nevoie de o soluție care ar fi permis personalului său accesul la aceleași instrumente de procesare a documentelor, oriunde ar lucra.

Și, în lumina exigențelor urgente cu care se confrunta firma, grupul căuta o soluție simplă care să nu necesite instruire substanțială pentru utilizatori și care să funcționeze cu infrastructura pe care o avea deja.

Fiind un client de lungă durată al Xerox, Bell Law Group a căutat ajutor la Xerox Business Solutions pentru găsirea unei soluții.

Soluția

O platformă flexibilă pentru fluxul de lucru

Xerox Business Solutions a recomandat Bell Law Services să aibă în vedere Xerox^® Workflow Central ca platformă fiabilă și flexibilă care ar lucra cu arhiva sa în cloud deja existentă și ar oferi acces 24/7 în toate locațiile.

Având în vedere exigențele de timp ale grupului, Xerox a sugerat să aplice o perioadă de probă a platformei înainte de a decide adoptarea sa la nivelul întregii firme. În felul acesta, firma ar fi putut încerca în propriul ritm capacitățile platformei.

În timpul perioadei de probă de trei luni, Bell Law Group nu doar că a constatat că Workflow Central poate rezolva provocările sale de colaborare, dar a descoperit și cum capacitățile suplimentare pe care le oferă ar putea rezolva nevoile de procesare a documentelor, inclusiv conversia documentelor, traducerea, redactarea și o funcție care convertește notele scrise de mână în documente editabile.

Rezultatele

Avocații pot accesa ușor și procesa rapid documente din toate locațiile

Avocații firmei pot acum să acceseze, să distribuie și să proceseze documente mai rapid și mai ușor prin intermediul platformei Xerox^® Workflow Central.

Pentru că platforma lucrează cu arhiva în cloud a Bell, membrii echipei pot distribui documente și colabora în siguranță în timp real - un factor crucial în satisfacerea solicitărilor pentru procese juridice cu termene stricte, cum ar fi verificarea prealabilă în fuziuni și achiziții, de exemplu.

Asociații Bell pot accesa impecabil și în siguranță instrumente consecvente de oriunde ar lucra pentru a converti dosarele în formate utilizabile, care pot fi modificate, inclusiv traducerea, redactarea și crearea rapidă de fișiere audio din documente. Caracteristicile esențiale care s-au dovedit deosebit de utile pentru avocați în activitatea zilnică includ posibilitatea de a converti notele scrise de mână în format editabil și o opțiune care le permite să rezume notele.

Per total, noul mediu de colaborare unificat ajută grupul să își optimizeze politica de a pune clientul pe primul loc.

Firma testează în prezent soluții Xerox suplimentare pentru a îmbunătăți în continuare fluxul de lucru al asociaților săi și a consolida serviciile pentru clienți.