Как проводить переговоры, когда нет возможности встретиться?

По мере того как офисные сотрудники осваивают новый для себя формат работы в домашних условиях, один элемент рабочего процесса остается неизменным – это бизнес-встречи.Даже в обычное время, бизнес-встречи – это больная тема для многих сотрудников, начиная от их длительности и заканчивая ощущением их неэффективности. Плохо организованные встречи – это проблема и для работодателей – согласно проведенным исследованиям , это издержки, сравнимые со «снижением доли рынка, отсутствием инноваций и текучкой кадров».В настоящее время у сотрудников компаний в дополнение к непривычным условиям работы, появилась новая сложность, связанная с организацией рабочих процессов в условиях общей неопределенности и напряжения. «Тем не менее, есть простые способы увеличить эффективность виртуальных рабочих встреч», – говорит Ник Миган, эксперт по пользовательскому опыту в Xerox PARC. 

Определите, кто будет вести встречу

Выясните, кто инициатор встречи до того, как она начнется – это важно для распределения зон ответственности.«Человек, который отправляет приглашение на собрание, зачастую не является его фактическим организатором», – замечает Миган. «Многие могут думать, что это так, но это не всегда верно». Участники должны знать, кто инициатор.«Ведущий встречи – это по сути ее модератор», – говорит Миган. «Он несет ответственность за то, чтобы встреча имела четкую цель, чтобы участники оставались «в теме», и каждый чувствовал, что может быть полезен».Организатор может задать тон встрече заранее, отправив предварительный список вопросов, чтобы определить цели собрания и помочь участникам подготовиться. «Большинство людей этого не делают», – отмечает Миган. «Хотя даже примерный список вопросов может гарантировать более успешный результат встречи». В качестве дополнительного бонуса, просмотр заранее отправленной повестки поможет определить, кто главный в обсуждаемом вопросе.

Ведите коллективные заметки по ходу встречи

Виртуальные встречи созданы специально для ведения коллективных заметок. Такие инструменты, как Microsoft OneNote, Google Docs или Sheets и т. д. идеально подходят для подобной совместной работы. «Держите на экране повестку встречи, которую вы разослали», – говорит Миган. «Участники могут вносить правки в режиме реального времени. Совместная работа в таком формате уравнивает участников».Миган также отмечает, что у всех сотрудников свой стиль работы – и некоторым ведение заметок может мешать полностью сосредоточиться и участвовать в обсуждении. Большинство видеоинструментов имеют возможность записи, и для тех, кто привык больше воспринимать информацию на слух, это может быть удобно.Обязательно спросите заранее, не возражают ли участники против записи встречи.

Краткость – сестра таланта.

Долгая концентрация внимания может быть затруднительна и в обычный рабочий день. Но, по словам Мигана, способность участников сосредоточиться в рамках виртуальных встреч еще ниже.«Сокращайте продолжительность встреч до 30 или, в крайнем случае, до 45 минут», – говорит он. «На самом деле вы можете упростить себе задачу, изменив настройки Outlook, чтобы продолжительность встреч устанавливалась 30 минут, вместо часа по умолчанию».Миган также выступает за досрочное завершение встреч, когда это возможно. «Все будут вам только благодарны», – говорит он.

Не зацикливайтесь на том, чтобы быть в кадре.

Встречи в формате видеоконференций удобны, но они также дают представление о личной жизни коллег. Чаще всего это не проблема, но сотрудникам, которые беспокоятся о границах своего пространства, или тем, кому приходится организовывать домашний офис в спальне, такая открытость может показаться нежелательной или навязчивой.«Это нормально, если некоторые люди не хотят включать камеру», – говорит Миган. «В идеальном мире все должны быть на экране, но, если это не так, убедитесь, что у вас есть что показать на экране в режиме реального времени, например, протокол встречи». Это позволит участникам сосредоточить свое внимание на важном, вместо того, чтобы украдкой проверять свою электронную почту.