Hur ett ledande företag inom arbetsrätt löste problem med bearbetning och delning av dokument
På Bell Law Group använder advokater och annan personal en enda plattform för att smidigt konvertera filer och samarbeta var de än befinner sig med Xerox® Workflow Central.
”Xerox Workflow Central gör verkligen dagliga sysslor enklare för juristerna här på Bell Law Group.”
Bell Law Group är en advokatbyrå som arbetar med personskador och arbetsrätt på uppdrag av privatanställda, offentligt anställda och arbetsgivare. Byrån har kunder över hela USA, med kontor i fem olika städer: Washington, New York, Syosset, Garden City och Miami.
Utmaningen
Fem kontor med olika IT-nätverk gjorde det svårt att dela information
Bell Law Group, en välkänd advokatbyrå specialiserad på arbetsrätt och personskador, har expanderat med tillväxt och förvärv under sina tjugo verksamhetsår och har nu kontor i fem olika städer i USA. Advokaterna flyttar ofta från ett kontor till ett annat beroende på kundbehov, och behöver dela och bearbeta dokument mellan kontor på daglig basis.
Men eftersom varje kontor hade ett separat IT-nätverk och olika programvarulösningar var det krångligt att komma åt, dela och bearbeta dokument. Advokaterna kanske använde program på ett kontor för att till exempel konvertera, redigera eller översätta dokument och upptäckte sedan att de inte var tillgängliga eller såg helt annorlunda ut på ett annat kontor. Sådana luckor skulle kunna leda till att personal använder obehöriga verktyg för att utföra dessa processer, vilket tar upp tid och resurser och utsätter företaget för potentiella säkerhetsrisker.
Företaget behövde ett sätt att kunna ge alla sina advokater och annan personal enkel tillgång till dokument på alla kontor på en enkel plattform. De behövde också en lösning som gjorde det möjligt för personalen att använda samma dokumenthanteringsprogram oavsett var de jobbar.
Och med tanke på de snabbt föränderliga kraven inom verksamheten behövde de en enkel lösning som inte behövde alltför mycket träning och fungerade i den infrastruktur som redan fanns på plats.
Bell Law Group, som länge har varit Xerox-kund, bad Xerox Business Solutions att hitta en lösning.
Lösningen
En flexibel arbetsflödesplattform
Xerox Business Solutions rekommenderade att Bell Law Group tittade på Xerox® Workflow Central som en tillförlitlig och flexibel plattform som fungerade tillsammans med deras befintliga molnlager och gav tillgång till data på alla kontor dygnet runt.
Med tanke på företagets snäva tidsramar föreslog Xerox att de testade plattformen innan de bestämde sig för att implementera den på alla sina kontor. På så sätt kunde företaget prova på plattformens funktioner i sin egen takt.
Under en testperiod på tre månader upptäckte Bell Law Group inte bara att Workflow Central kunde lösa deras samarbetsproblem, utan även att det kunde hjälpa till med dokumenthantering, bland annat dokumentkonvertering, översättning, redigering och en funktion som omvandlar handskrivna anteckningar till redigerbara dokument.
Resultatet
Advokaterna kan enkelt och snabbt komma åt och bearbeta dokument på alla kontor
Byråns advokater kan nu komma åt, dela och bearbeta dokument enklare och snabbare via plattformen Xerox® Workflow Central.
Eftersom plattformen fungerar med Bells molnlager kan teammedlemmar dela dokument och samarbeta säkert i realtid – en avgörande faktor när det gäller att uppfylla kraven för tidsbegränsade juridiska processer som till exempel företagsbesiktning vid förvärv och sammanslagningar.
Medarbetarna på Bell kan smidigt och säkert få tillgång till konsekventa verktyg oavsett var de jobbar för att konvertera filer till användbara, redigerbara format, bland annat snabbt översätta, redigera och skapa ljudfiler från dokument. Några funktioner som har visat sig vara speciellt användbara för advokaterna på daglig basis är bland annat en funktion för att konvertera handskrivna anteckningar till redigerbart format och ett alternativ för att sammanfatta anteckningar.
Överlag hjälper den enhetliga miljön Bell Law Group att optimera sin kunden först-policy.
Företaget håller för närvarande på att testa fler Xerox-lösningar för att ytterligare förbättra arbetsflödet och erbjuda ännu bättre kundservice.
”Advokatbyråer står inför ständiga krav att maximera effektivitet och ge sina kunder bättre service. Xerox Workflow Central och en rad andra Xerox-lösningar kan hjälpa till med dessa praktiska och mycket vanliga utmaningar.”
Utmaningen
Medarbetarna jobbar hemma så mycket det går, men de tillbringar också mycket tid på att resa mellan företagets olika kontor eller till kundkontor för möten.
Det ledde till att medarbetarna hade svårt att hitta säkra, kompatibla verktyg för att hantera information och dela juridisk filer inom sin virtuella arbetsgrupp.
Bell Law Group ville hitta ett sätt för personalen att dela och lagra data från alla fem kontoren som om de var ett och samma.
Lösningen
Efter en försöksperiod införde Bell Law Group Xerox® Workflow Central, en enda säker, flexibel arbetsflödesplattform som är godkänd för företagsanvändning.
Användare har tillgång till tjänsten var som helst, när som helst, från datorer, mobila enheter och Xerox® ConnectKey®-multifunktionsskrivare för att konvertera PDF-dokument till redigerbara format när de är på resande fot.
Användarna kan utnyttja hela utbudet av tillgängliga arbetsflöden (Konvertera till MS Office-filer, Konvertera till ljud, Auto Redaction, Översättning osv.)
När dokumenten har modifierats dirigeras de direkt till Bells molnlagring eller skickas via e-post till kunder med funktionen ”Encrypt and Track” för ökad säkerhet under sändning.
Resultatet
Det var enkelt att få teammedlemmar att använda verktyget – ingen individuell träning behövdes.
Företagets advokater och annan personal kan nu konvertera och redigera dokument snabbare var de än jobbar och vara säkra på regelefterlevnad.
Med funktionen ”Encrypt and Track” kan kunden säkert dela känsliga filer mellan teammedlemmar eller externa parter.
Bell Law Group kan ge sina kunder en snabbare service, i linje med sin kunden först-policy.
Hämta hela fallstudien (PDF) (på engelska)
Xerox® Workflow Central Platform
Konvertera dokument på alla dina enheter. Var som helst.
Relaterade artiklar
Utbildare erbjuder inlärning på ett nytt sätt och gör innehåll mer lättillgängligt.
Utbildare på CRC Formation använder Xerox® Workflow Central för att ge eleverna nya sätt att lära.
3 Essentials to Cybersecurity - Part 2
Discover how Xerox technologies can help to secure your printer and data.
Getting Started with Xerox® FreeFlow® Core
Join our Xerox virtual webinar to help streamline your pre-press workflow and say goodbye to touchpoints and bottlenecks.
Create a more sustainable office
Discover how Xerox enables more responsible printing and sustainability strategies for businesses. Solutions, recycling, and more.
French Non-Profit Association Case Study
See how Xerox helped boost productivity and accessibility for one of France's most significant non-profit organizations with the help of our Managed Print Services and Workflow Central Platform.
2024 BLI Pacesetter Business Service Awards
Discover how Keypoint Intelligence — Buyers Lab, Inc. (BLI) acknowledged our software's prowess in workflow automation, personalization, content management solutions, and digitization services.
