Metadatos
Los metadatos son todos los datos asociados a un archivo escaneado que pueden proporcionar más información sobre el archivo escaneado. Los metadatos personalizables permiten agilizar los flujos de trabajo y automatizar los procesos posteriores para una gestión eficaz de los documentos.
Utilice esta página para crear y gestionar colecciones de metadatos personalizables. Se puede acceder a estas colecciones de metadatos desde el panel de control de la aplicación Escanear a, para aplicar de forma selectiva la información de las colecciones a un trabajo de escaneado. El equipo multifunción aplicará la información como metadatos a los archivos escaneados.
Posteriormente, los metadatos de los archivos escaneados pueden inspeccionarse para agilizar la gestión de documentos mediante procesos posteriores. Por ejemplo, cuando un archivo escaneado con un conjunto muy específico de metadatos llega a un destino remoto, se puede enviar un correo electrónico automático a una autoridad para que tome alguna medida. A continuación se describe la creación y gestión de colecciones de metadatos.
Nota: Si no se ha creado ninguna colección de metadatos, aparecerá la variante vacía de la página para Get Started (Empezar) a configurar metadatos por primera vez. Si se ha configurado al menos una colección de metadatos, aparecerá la variante configurada de la página.
Si está creando una colección de metadatos por primera vez, siga estos pasos:
1. Haga clic en Get Started (Empezar) en la variante vacía de la página de metadatos.
Aparece un mensaje para crear una New Metadata Collection (Colección de metadatos nueva). Introduzca un Nombre para la colección y seleccione Icono. El nombre de colección junto con el icono permitirá identificar y seleccionar esta colección de metadatos en la aplicación Escanear a del panel de control.
2. Haga clic en Crear.
Aparece una pantalla para que la colección de metadatos creada añada metadatos específicos del trabajo y predefinidos.
Nota: Los metadatos específicos del trabajo es una lista de la que se pueden seleccionar elementos en el panel de control para aplicar la información seleccionada al trabajos de escaneado. Por ejemplo, los metadatos específicos del trabajo es una lista de estudiantes. En el panel de control, se puede seleccionar un nombre de estudiante específico de la lista y éste se convierte en los metadatos específicos del trabajo de escaneado.
Nota: Los metadatos predefinidos son un conjunto de información que se aplica obligatoriamente al trabajo de escaneado sin necesidad de introducir datos en el panel de control. Por ejemplo, el nombre y la ubicación de la escuela en la que está matriculado un estudiante.