Як проводити переговори, коли немає можливості зустрітися?

У міру того як офісні співробітники освоюють новий для себе формат роботи в домашніх умовах, один елемент робочого процесу залишається незмінним - це бізнес-зустрічі.Навіть в звичайний час, бізнес-зустрічі - це хвора тема для багатьох співробітників, починаючи від їх тривалості та закінчуючи відчуттям їх неефективності. Погано організовані зустрічі - це проблема і для роботодавців - згідно з проведеними дослідженнями, це витрати, які можна порівняти із «зниженням частки ринку, відсутністю інновацій і плинністю кадрів».В даний час у співробітників компаній на додаток до незвичних умов роботи, з'явилася нова складність, пов'язана з організацією робочих процесів в умовах загальної невизначеності і напруги. «Тим не менше, є прості способи збільшити ефективність віртуальних робочих зустрічей», - каже Нік Міган, експерт з користувальницького досвіду в Xerox PARC.

Визначте, хто буде вести зустріч

З'ясуйте, хто ініціатор зустрічі до того, як вона почнеться - це важливо для розподілу зон відповідальності.«Людина, якій надішло запрошення на збори, часто не є його фактичним організатором», - зауважує Міган. «Багато хто може думати, що це так, але це не завжди вірно». Учасники повинні знати, хто ініціатор.«Ведучий зустрічі - це по суті її модератор», - каже Міган. «Він несе відповідальність за те, щоб зустріч мала чітку мету, щоб учасники залишалися «в темі», і кожен відчував, що може бути корисний».Організатор може задати тон зустрічі заздалегідь, відправивши попередній список питань, щоб визначити мету зборів і допомогти учасникам підготуватися. «Більшість людей цього не роблять», - зазначає Міган. «Хоча навіть приблизний список питань може гарантувати більш успішний результат зустрічі». В якості додаткового бонусу, перегляд заздалегідь відправленого порядку допоможе визначити, хто головний в обговорюваному питанні.

Ведіть колективні замітки у ході зустрічі

Віртуальні зустрічі створені спеціально для ведення колективних заміток. Такі інструменти, як Microsoft OneNote, Google Docs або Sheets і т.д. ідеально підходять для подібної спільної роботи. «Тримайте на екрані порядок зустрічі, який ви розіслали», - каже Міган. «Учасники можуть вносити правки в режимі реального часу. Спільна робота в такому форматі зрівнює учасників».Міган також зазначає, що у всіх співробітників свій стиль роботи - і деяким ведення заміток може заважати повністю зосередитися і брати участь в обговоренні. Більшість відеоінструментів мають можливість запису, і для тих, хто звик більше сприймати інформацію на слух, це може бути зручно. Обов’язково запитаєте заздалегідь, чи не заперечують учасники проти запису зустрічі.

Стислість сестра таланту.

Довга концентрація уваги може бути ускладнена і в звичайний робочий день. Але, за словами Мігана, здатність учасників зосередитися в рамках віртуальних зустрічей ще нижча.«Скорочуйте тривалість зустрічей до 30 або, в крайньому випадку, до 45 хвилин», - говорить він. «Насправді ви можете спростити собі задачу, змінивши вигляд Outlook, щоб тривалість зустрічей встановлювалася 30 хвилин, замість години за замовчуванням».Міган також виступає за дострокове завершення зустрічей, коли це можливо. «Всі будуть вам тільки вдячні», - каже він.

Не зациклюйтеся на тому, щоб бути в кадрі.

Зустрічі у форматі відеоконференцій зручні, але вони також дають уявлення про особисте життя колег. Найчастіше це не проблема, але співробітникам, які турбуються про межі свого простору, або тим, кому доводиться організовувати домашній офіс в спальні, така відкритість може здатися небажаною або нав'язливою.«Це нормально, якщо деякі люди не хочуть включати камеру», - говорить Міган. «В ідеальному світі всі повинні бути на екрані, але, якщо це не так, переконайтеся, що у вас є що показати на екрані в режимі реального часу, наприклад, протокол зустрічі». Це дозволить учасникам зосередити свою увагу на важливому, замість того, щоб крадькома перевіряти свою електронну пошту.