Управління бізнесом в непередбачуваний час

Багато роботодавців модифікували свої бізнес-процеси і перевели співробітників на дистанційний формат роботи, що призвело до появи нових і часто несподіваних труднощів. Для керівників робочих груп, що раптово перемкнулися з роботи в офісі на домашні умови, головне питання полягає в тому, як максимально зберегти командний дух, ефективність і бойовий настрій своїх співробітників, коли вони розосереджені і знаходяться за межами офісу? Будь-яка ситуація унікальна, проте, ми постаралися зібрати найкращі рекомендації для керівників і власників бізнесу, які допоможуть адаптувати бізнес до нових умов.

Налаштуйте IT-рішення

Технології є основою будь-якого бізнесу, це особливо справедливо в даний час, коли робочі процеси здійснюються віддалено. Керівникам необхідно оцінити, які IT-рішення необхідні співробітникам для виконання завдань в дистанційному режимі, переконатися, що вони своєчасно встановлені і безпечні у використанні.Для початку потрібно обговорити з членами команди по телефону, електронною поштою або з використанням онлайн-сервісів, які інструменти їм необхідні для організації робочого процесу. Стартовий набір включає ноутбук або настільний комп'ютер, програмне забезпечення та досить швидке підключення до інтернету для підтримки аудіо-і відеодзвінків.Не віддавайте вирішення технічних проблем на розсуд команди. Це обов'язок керівника. Якщо вашим співробітникам необхідна доставка додому нового ноутбука або принтера або потрібна цілодобова IT-допомога, звертайтеся в службу віддаленої підтримки.

Обробляйте вхідну кореспонденцію

При дистанційному форматі роботи важливо пам'ятати про фізичний документообіг компанії, що включає передачу оригіналів рахунків, договорів та інших юридичних документів. Якщо співробітники офісу переведені на віддалений режим роботи, хто буде координувати потік документів всередині компанії? Це особливо важливо для організацій, які здійснюють документообіг за допомогою поштової доставки. «Ми спостерігаємо, що все більша кількість компаній звертаються до нас за допомогою в обробці поштових відправлень», - говорить Дейв Несбітт, Global Lead, Capture & Content Services в компанії Xerox.На щастя, є рішення, подібні Xerox's Digital Mailroom service, за допомогою яких можна автоматично зібрати і сканувати вхідну кореспонденцію, після чого завантажити її на захищені хмарні сервери, доступ до яких буде надано відповідальним співробітникам, які зможуть звертатися до цих носіїв, де б вони не знаходилися. Крім того, послуги Xerox Capture & Content Services можуть допомогти організаціям оцифрувати фізичні документи в електронний формат.

Спілкуйтеся з командою

Поспілкуйтеся зі своєю командою. А потім зробіть це ще раз. Сьогодні як ніколи важливо дублювати інформацію. Нік Морган, засновник і генеральний директор Public Word, автор книги «Ви мене чуєте» стверджує, що за статистикою близько 50% електронних листів трактуються помилково, багато одержувачі також з недовірою ставляться до позитивних письмових коментарів, на кшталт «Відмінна робота».«У людей, є схильність до негативного сприйняття, - говорить Морган. - Коли ми отримуємо інформацію без використання всіх п'яти органів почуттів, наш мозок самостійно допрацьовує сприйняття».Відеоконференції, одне з основних рішень, до яких звертаються компанії, в тому числі з використанням ігрових платформ або доповненої реальності. В такому форматі ви можете бачити вираз обличчя мовця або чути тон його коментаря. Дослідження Моргана показують, що всього лише 5% всіх ділових переговорів здійснюється за допомогою відеоконференцій, але він вважає, що 95% також повинні використовувати цей інструмент.«Якщо вранці ви зазвичай зустрічаєтеся з командою, зробіть це віртуально», - каже Джон Кертіс, менеджер з маркетингу в Xerox Financial Services в американському підрозділі, який пропрацював в компанії більше 35 років. Це актуально при спілкуванні з Партнерами і Клієнтами. Комунікуйте віртуально.Керівники повинні прислухатися до своїх співробітників. «Цікавитися тим, як вони працюють, піклуватися про їхнє самопочуття і відчутті власної значимості - це те, що хороші керівники можуть зробити віддалено прямо зараз», - говорить Макгінн з HBR.

Підтримуйте емоційний настрій команди

Зараз керівництво повинно бути особливо орієнтоване на боротьбу зі стресом і емоційним вигоранням команди. Переконайтеся, що співробітники роблять перерви в роботі, вимикають ноутбук після закінчення робочого дня і керуються рекомендаціями місцевих органів влади з підтримки хорошого психічного і фізичного здоров'я.«Працюючи дистанційно, дійсно, можна перевтомлюватися» – помічає Кертіс.Постійно перебувати на зв'язку, завдяки смартфонам і онлайн-додаткам, таким як Slack або Microsoft Teams, означає, що співробітники і керівники проводять за роботою більше часу, ніж в звичайний день в офісі, і можуть страждати від вигорання.Одна з простих рекомендацій для боротьби з цим, полягає в тому, щоб організувати спеціальне робоче місце в квартирі.«Як тільки у вас вдома з'явиться окремий робочий куточок, ви будете знати, що всі робочі комунікації припиняються, як тільки ви залишаєте його», - говорить Макгінн.

Підтримуйте емоційний настрій керівників

Керівникам або власникам бізнесу теж доводиться непросто, особливо, коли нема з ким порадитися або поговорити по душам, разом з тим успіх команди залежить від емоційного стану лідера.Для отримання необхідної підтримки, і дружньої поради керівникам можна звернутися до колег по бізнесу в своєму регіоні, в галузі або по всьому світу.«Шукайте однодумців, - пропонує Кертіс, - Використовуйте онлайн-платформи для спілкування».Соціальні мережі, такі як Facebook, Instagram, WhatsApp, Slack, Discord допомагають людям продовжувати спілкуватися в професійному співтоваристві, шукати однодумців-лідерів, які можуть допомогти з вирішенням проблем віддаленої роботи. Підписуйтесь на акаунти Xerox в соціальних мережах і пишіть нам. Ми поряд!