Робочий процес Protect
Існує безліч рішень, які обіцяють безпечну роботу з даними, але є ситуація, у якій ви ризикуєте опинитися під владою третіх сторін, і це — обмін файлами.
Підприємствам доводиться обмінюватися інформацією, щоб вижити, але вони небагато чого можуть зробити, щоб контролювати її, коли вона виходить за межі власного брандмауера, помилково чи зі зловмисними цілями!
Три проблемні ситуації.
Надсилання документів електронною поштою
Найпростіший і найшвидший спосіб обміну інформацією. У цьому випадку часто трапляються помилки, немає контролю за подальшим розповсюдженням і зустрічаються скомпрометовані зловмисниками облікові записи електронної пошти.
Рішення для обміну файлами / хостингу
За останні кілька років обмін великими файлами за допомогою ресурсів поза власною мережею компаній набрав популярності завдяки швидкості й простоті, але багато з цих рішень дозволяють розповсюджувати повністю незахищені посилання на файли.
Серед інших проблем «безкоштовних» ресурсів той факт, що на них може збиратися та використовуватися для інших цілей особиста інформація користувачів.
Фізичне розповсюдження
Ви колись отримували листа чи посилку, які були не вашими? А залишали документ на робочому столі чи в громадському місці? Навіть коли люди несуть документи в руках, вони не завжди закривають їх текст належним чином!
На жаль, це все трапляється частіше, ніж того хотілося б підприємствам.
То як функція захисту Protect від Workflow Central1 може допомогти зменшити ці ризики?
Під час обміну документами з використанням захищеного робочого процесу їхні автори можуть установити до 3 рівнів захисту на кожний документ. А завдяки розумній захисній «обкладинці», яка накладається навколо файлу, цей рівень захисту ніколи не знімається з документа, незалежно від того, як до нього надається спільний доступ.
Відстеження переглядів — функція для відстеження кількості переглядів документу.
Відстеження читачів — відстеження кількості переглядів документа, а також збір інформації про людей, які його переглядали.
Обмеження перегляду й відстеження читачів — відстеження кількості переглядів документу, а також обмеження кола читачів.
Вибираючи будь-який рівень захисту, автори можуть визначити терміни перегляду. Так вони можуть вибирати дату, до якої документ можна переглядати, або кількість днів, а для рівнів 2 та 3 можна визначити максимальну кількість переглядів. Якщо документ випадково надіслано людині, можна одразу ж, або в будь-який час після відправлення завершити строк, дозволений для перегляду.
Щоб уникнути обміну із зовнішніми адресами електронної пошти, автори можуть обмежити перегляд документа певним доменом або доменами, що особливо корисно для документів з позначкою «Тільки для службового використання», які повинні використовуватися виключно поміж працівників підприємства!
З рівнями 2 та 3 автори документів можуть навіть додавати до них ідентифікатори знімків екранів, які включатимуть імена отримувачів, якщо вони використовуватимуть функцію «Знімок екрана» чи інше програмне забезпечення для його створення. Такий підхід допомагає запобігати подальшому розповсюдженню, оскільки читачі документів будуть бачити, що якщо вони відправлять комусь знімок будь-якої сторінки або її частини, їх можна буде легко знайти.
І не забувайте про можливість друку копій. Хоча існує багато вагомих причин для друку документу, бувають такі документи, які просто заборонено друкувати! У функції захисту Protect параметр обмеження друку встановлений за замовчуванням, але в тих документах, які можна друкувати, перед друком можна приховати особисту ідентифікаційну інформацію за допомогою функції «Знеособлення».
У разі наявності на підприємстві співробітників, що працюють вдома чи віддалено, або постійно знаходяться в офісі, або у разі застосування гнучкої змішаної схеми роботи, керівництво може краще захищати свої найцінніші активи за допомогою простого у використанні, інтуїтивного й безпечного рішення від Xerox.
Яким чином ця система може підвищувати продуктивність саме на вашому робочому місці?
Інформація про пацієнтів або кореспондентів, яка містить особисту ідентифікаційну інформацію (PII).
Концепції та плани досліджень і розробок, інша документація, що містить інтелектуальну власність (IP).
Контракти чи договори та підтримка документів про нерозголошення.
Додаткові можливості підвищення продуктивності Workflow Central
Створення автоматизованого робочого процесу для контролю за важливими документами, які завжди мають бути захищені. Щойно вони потраплятимуть до обраної теки в хмарі2 або вхідних повідомлень на пошті2, автоматизований робочий процес у фоновому режимі застосовуватиме функцію захисту, не потребуючи жодного втручання користувача. Докладніше
Примітка. На момент запуску системи захищені документи неможливо відкрити на мобільних пристроях під керуванням iOS. Необхідне завантаження на ПК або Mac.
¹ Необхідний Розширений план підписки
2 Місця призначення, що підтримуються для введення та виведення інформації, включають електронну пошту (MS Exchange Online) і хмарні сховища (MS 365 SharePoint і MS OneDrive).
Постійно висока продуктивність незалежно від місця вашого розташування.
Готові забути повсякденні труднощі на роботі? Платформа Xerox® Workflow Central Platform допоможе. Тоді вперед.